СЭД в Госсекторе

• 
  Ольга Карачева
• 5 июня 2014
• Статьи

Государственные учреждения в ходе своей деятельности должны принимать решения, которые оформляются в виде документов. Исходная информация для принятия этих решений, в свою очередь, также представляется в виде документов. Таким образом, работа с документами составляет существенную часть деятельности госслужащих. Традиционный бумажный документооборот – медленный и неэффективный способ работы с документами.

Внедрение системы электронного документооборота существенно сокращает трудозатраты на обработку документов и предоставляет гораздо большие возможности по поиску, классификации, созданию документов, по анализу исполнительской дисциплины.

В России на государственном уровне уже достаточно давно ведется работа по стандартизации и унификации принципов построения документооборота, в первую очередь, в государственных органах. Последние годы существенные усилия прикладываются для повсеместного перехода на безбумажные технологии. В 2002 году появилась федеральная программа «Электронная Россия», сменившаяся программой «Информационное общество». Программа нацелена, в том числе, на переход на безбумажные технологии в сфере государственных услуг, на оптимизацию взаимодействия государственных учреждений.

Исходя из этого и предъявляются особые требования к Системам электронного документооборота, используемых в госсекторе. В целях реализации мер по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти в мае 2013 года при Минкомсвязи был создан Экспертный совет, членом которого является Президент компании «Доксвижн» Владимир Андреев.

Электронный документооборот и оборот электронных документов

Сначала небольшое отступление. На наших глазах происходит переход от использования бумажных документов к электронным. Именно электронным – т.е. документам, которые нет необходимости оформлять на бумажном носителе ни при каких обстоятельствах. В чем принципиальная разница? Обязательными реквизитами официального документа на бумажном носителе являются подписи ответственных лиц и оттиск печати. У электронных документов вместо этого электронная подпись. Очевидно, что переход к использованию электронных документов займет существенный промежуток времени – в этом процессе есть как технические, так и законодательные затруднения. Исторически СЭД работали не с электронными документами, а с электронными образами бумажных документов. Отсюда к СЭД предъявляется ряд требований по обработке и учету хранения бумажных оригиналов документов. И эти функции будут востребованы еще достаточно долго, и не исчезнут, а будут развиваться, ведь электронные документы все равно надо будет хранить по определенным правилам. Одновременно с этим, появляются и требования, специфичные для работы c электронными документами – например, в части использования электронной подписи. Таким образом, требования к современной СЭД формируются с учетом наличия функций для работы и с электронными документами, и с бумажными.

Базовая функциональность делопроизводства в госсекторе

Делопроизводство в государственных учреждениях подчиняется требованиям и регламентам, основанным на ГОСТах и правовых актах, на основе которых могут быть четко описаны правила рассмотрения, обработки, исполнения и хранения документов. Приведем перечень функций, наиболее востребованных в СЭД, используемой в государственном учреждении:

1. Регистрация поступающей корреспонденции. Чаще всего регистрацией занимается специальный сотрудник или выделенное подразделение. Поскольку документопоток может быть существенным, при реализации в СЭД данной функции будут полезны решения, позволяющие сократить количество рутинных операций:

  a. Создание документов по шаблону.

  b. Использование потокового сканирования.

2. Рассмотрение документов. Электронный образ документа передается средствами СЭД уполномоченному руководителю, который может сформировать резолюцию по исполнению данного документа. Здесь для госсектора будут востребованы такие функции, как согласование проектов резолюций – поскольку руководители высокого уровня обычно работают с помощниками. Кроме того, есть ряд руководителей, которые не работают с системой, а расписывают резолюции в виде рукописных пометок. Система должна давать возможность зафиксировать такие резолюции. Есть и другие руководители, которые предпочитают работать с мобильными приложениями. Для них может оказаться полезным наличие в СЭД мобильного рабочего места руководителя.

3. Организация исполнения. Особенность работы в государственных органах заключается в том, что документы исполняются на нескольких уровнях – когда резолюция руководителя верхнего уровня постепенно декомпозируется в набор резолюций руководителей в подчиненных подразделениях. Таким образом формируется так называемое «дерево резолюций», которое является наглядным представлением хода исполнения поручения – наличие такого дерева в СЭД будет крайне полезным.

4. Контроль исполнительской дисциплины. Обычно в госсекторе контролем за исполнением поручений занимается специальный отдел. В функции сотрудников этого отдела входит контроль за сроками, периодическая отчетность о ходе исполнения перед авторами поручений, приемка результатов исполнения. В СЭД должны быть предусмотрены средства автоматизации деятельности сотрудников данного отдела и необходимые отчеты.

5. Создание документов. Принятые формы документов установлены ГОСТом. Будет полезно иметь в СЭД функции, позволяющие автоматически формировать проекты документов на основе стандартных шаблонов.

6. Использование электронной подписи. В свете перехода к работе с электронными документами, наличие средств работы с электронной подписью в СЭД обязательно.

7. Согласование, подписание, утверждение документов. Процедуры согласования документов в госорганах в основном подчиняются регламентам – маршрут согласования может зависеть от разных факторов. Для организации в СЭД согласования необходимо наличие средств настройки маршрутов согласования и подписания/утверждения документов. Дополнительно, даже если используются только электронные образы документов, а оригиналы потом все равно печатаются и подписываются вручную, будет полезным использование в процедуре согласования электронных подписей.

8. Рассылка исходящей корреспонденции. Как уже говорилось выше, существенная часть документооборота госорганов все еще требует оформления и передачи на бумажных носителях. В СЭД должны быть поддержаны функции рассылки документов нескольким адресатам, будет полезна возможность автоматической печати конвертов.

9. Контроль за местонахождением и передачей бумажных оригиналов документов тоже все еще востребованная функция. Будет полезно, если СЭД позволяет фиксировать факт приема – передачи бумажных экземпляров документов; это позволяет всегда четко идентифицировать местонахождение документа.

10. Использование штрих-кодов. При регистрации документа на нем может быть напечатан уникальный штрих-код, что облегчит в дальнейшем поиск в системе электронного образа конкретного документа.

11. Классификация документов. Основным требованием к СЭД будет наличие возможности работы с Номенклатурой дел. Помимо классификации документов, на основе нее определяются сроки хранения документов. Кроме номенклатуры дел, будет полезным наличие иерархического классификатора, который может быть настроен в соответствии с индивидуальными потребностями конкретного учреждений и облегчит поиск нужных документов в системе.

12. СЭД должна содержать механизмы поиска документов – как на основе реквизитов документа, так и по содержанию – по вхождению фразы в текст документа.

13. Поддержка связей между документами. Часто документы имеют между собой смысловую связь – например, исходящее письмо в ответ на входящее, документ во исполнение входящего поручения, документы в дополнение к уже полученным и т.п. Отсюда возникает требование о поддержке в СЭД возможности фиксировать произвольные связи между документами.

14. СЭД должна обладать гибкими механизмами разграничения прав доступа к документам. 

Обращения граждан

Работа с обращениями граждан регламентируется Законом о порядке рассмотрения обращений граждан и присутствует практически во всех государственных учреждениях. В СЭД необходимо наличие специализированного модуля для автоматизации обработки обращений граждан, к которому могут быть предъявлены следующие требования:

1. Обработка персональных данных обратившихся с учетом требований закона о персональных данных;

2. Автоматизация процедуры личного приема;

3. Регистрация обращений, поступивших в письменной форме, с личного приема, а также обращений, зарегистрированных на портале;

4. Реализация процедуры рассмотрения обращения, подготовка ответа гражданину с учетом указанных в законе сроков;

5. Классификация обращений;

6. Формирование отчетов по соблюдению сроков предоставления ответов на обращение, статистические отчеты по обращениям.

СМЭВ и МЭДО

Говоря об использовании СЭД в госсекторе, невозможно пропустить необходимость взаимодействия с такими системами, как МЭДО и СМЭВ.

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) - федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота. Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, в том числе: электронными документами, уведомлениями — информацией о ходе рассмотрения и исполнения документов. Организация, подключенная к МЭДО, получает возможность эффективного обмена документами и информацией по исполнению поручений с другими участниками МЭДО. Для использования МЭДО необходимо реализовать в СЭД возможность сопряжения с МЭДО: организовать обработку и подготовку в СЭД сообщений в формате МЭДО.
Единая система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) – это федеральная государственная информационная система, предназначенная для организации информационного взаимодействия между информационными системами участников СМЭВ в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме.
Для использования СМЭВ необходимо разработать набор сервисов и интерфейсов взаимодействия с вашей СЭД, которые позволят преобразовать информацию, полученную на портале от гражданина в объекты СЭД, а также передавать информацию о статусе заявки обратно на портал.

Использование решений Docsvision в госсектор

Docsvision является надежной, производительной и масштабируемой системой, основанной на модульной архитектуре. Конечные пользовательские сценарии реализуются в специально разработанных приложениях. Компанией «Доксвижн» разработан набор приложений, использование которых будет полезно в организациях госсектора. Это приложения:

• Делопроизводство
• Обращения граждан
• Управление совещаниями
• Договоры

Каждый заказчик может определить необходимый ему набор приложений. Все приложения разработаны с использованием конструкторов Docsvision, что позволяет легко вносить необходимые изменения в логику приложений, в большинстве случаев даже без использования программирования. Это позволяет адаптировать стандартное приложение под конкретные нужды конкретного заказчика.

Помимо этого, используя конструкторы, можно построить решение для более общих задач, связанных с оптимизацией управления или автоматизацией специфичных для конкретной отрасли функций.

Ольга Карачева

Владелец продукта «ДоксВижн»