Система электронного документооборота для агрохолдингов

• 
  Чернышев Алексей
• 25 мая 2015
• Статьи

В то время как наша экономика подвергается давлению кризиса, часть отраслей стагнирует или показывает существенное падение, и даже государство сокращает свои расходы, есть отрасли, которые демонстрируют рост. Запрет на ввоз продовольствия из стран ЕС, США, Канады и Австралии, как считают аналитики, поддержал прибыльность агропроизводителей, и статистика это подтверждает. Российские компании оказываются в выигрышном положении из-за ограничения импорта продовольствия, их акции демонстрируют рост, а годовые отчеты — увеличение прибыли.

По некоторым данным, в 2015 году федеральный бюджет не секвестировал программы одного-единственного сектора экономики — сельского хозяйства. Реализация государственной программы развития и регулирования рынков сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия на 2013-2020 годы продолжается, несмотря ни на что.

Складывается впечатление, что для многих компаний, занятых в агропромышленном комплексе, сейчас весьма удачное время для инвестиций в эффективность управления, которая может быть обеспечена, в том числе, правильной автоматизацией процессов.

Давайте посмотрим внимательнее, чем СЭД может помочь предприятиям агропромышленного комплекса (АПК).

Карта отрасли

С начала 90-х агропром прошел долгий путь консолидации от разрозненных хозяйств и заводов к группам и холдингам. В стране насчитываются сотни агрохолдингов — как государственных, так и частных, которые различаются масштабами деятельности, но объединяют в себе, как минимум, несколько сельскохозяйственных предприятий. Во многих сегментах агропромышленного комплекса агрохолдинги владеют значительной долей на соответствующих рынках, в некоторых регионах она превышает 90%.

Крупнейшие из агропромышленных групп и холдингов объединяют десятки предприятий и тысячи сотрудников. Аналогично вертикально интегрированным нефтяным компаниям, которые благодаря связке добычи, переработки и розницы имеют больше возможностей гибко управлять себестоимостью конечной продукции и издержками, нежели независимые игроки, агрохолдинги стараются обеспечить вертикальную интеграцию своего бизнеса.

Практически все лидеры рынка активно обзаводятся собственной розницей, расширяют сегмент переработки, выводя на рынок собственные бренды готовой продукции, скупают земли, расширяя кормовую базу для животноводства, и т.д.

Несмотря на то, что независимые предприятия агропромышленного комплекса могут получить от автоматизации немалую выгоду, наибольший эффект автоматизация различных процессов управления и документооборота способна принести именно холдингам: в силу масштаба бизнеса, территориальной распределённости и необходимости обеспечить оптимальную и эффективную работу многих предприятий в рамках единой структуры Очевидно, что и в самом процессе консолидации активов автоматизация необходима, поскольку при приобретении или продаже отдельных производственных предприятий требуется обеспечивать их отчуждаемость вместе с архивом документов, с одной стороны, и интегрируемость в общий документооборот холдинга — с другой.

Управление агрохолдингом

В рамках одного вертикально интегрированного агропромышленного холдинга часто существуют различные бизнес-направления. Например, растениеводство, производство кормов, свиноводство, производство говядины, птицеводство, мясопереработка, транспортная и складская логистика, дистрибуция продуктов питания.

Очевидно, что из-за различий в специфике бизнеса, процессы управления и документооборота на предприятиях этих направлений существенно отличаются.

В составе холдинга обычно выделяется управляющая компания, консолидирующая денежные потоки группы, осуществляющая финансовую и логистическую поддержку производственных предприятий холдинга и, нередко, осуществляющая торговые операции холдинга. Бизнес-процессы управляющей компании масштабны и охватывают все предприятия группы.

Кроме процессов внутреннего документооборота предприятий, существует еще и корпоративный документооборот между предприятиями холдинга, а также внешний документооборот с контрагентами.

Ниже мы рассмотрим, как система электронного документооборота Docsvision может помочь решить задачи оптимизации процессов корпоративного управления, управления снабжением, финансово-договорной деятельности и дистрибуции готовой продукции.

Поддержка процессов управления и корпоративного документооборота

Управление крупным холдингом — непростая задача: в качестве филиалов или дочерних зависимых обществ (ДЗО) в агропромышленные холдинги обычно входят десятки предприятий, к тому же, территориально распределенных.

Как следствие, возникает проблема организации оперативного управления и эффективного административного документооборота между компаниями, объединенными в холдинговую структуру. В условиях крупного растущего бизнеса, который должен четко и оперативно реагировать на возникающие вызовы, никому не нужны решения, которые лишь добавляют волокиты и расходуют ресурсы сотрудников на ввод данных в системы, при фактическом дублировании бумажных документов электронными. Поэтому при внедрении управленческого контура СЭД следует ориентироваться на использование лучших практик автоматизации документооборота, ориентированных на ключевые задачи управления:

• Поддержка процессов управления и эффективной работы высшего руководства,
• Ускорение процессов регистрации, выпуска и доведения до исполнителей документов,
• Оптимизация документопотоков между компаниями холдинга,
• Максимальный перевод документооборота в электронный вид.

Корпоративная СЭД холдинга, построенная на базе Docsvision, в свою очередь, может предоставить для этого соответствующие инструменты.

• В части поддержки процессов управления и непосредственно эффективной работы высшего руководства:
  • Быстрое и прозрачное исполнение решений высшего руководства;
  • Сводные отчеты по исполнению поручений по всему холдингу;
  • Автоматизация работы органов корпоративного управления;
  • Акцент на мобильную работу руководителей высшего звена;
  • Пакетное согласование документов/заявок.
• В части ускорения процессов регистрации, выпуска и доведения до исполнителей документов:
  • Потоковый ввод и распознавание документов;
  • Генерация текста документов по шаблону;
  • Унификация процессов выпуска и согласования документов в холдинге.
• В части оптимизации документопотоков между компаниями холдинга:
  • Ведение бизнес-календарей подразделений;
  • Централизованная или распределенная архитектура системы.
• И, наконец, в части перехода к безбумажному документообороту:
  • Поддержка электронной подписи (ЭП) и юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО);
  • Штампы регистрации в PDF;
  • Визуальные статусы документов.

Управление снабжением

Агропромышленные предприятия должны постоянно снабжаться всем необходимым для осуществления деятельности. Закупаются сельскохозяйственные машины (тракторы, комбайны, сеялки, культиваторы и т.д.), запчасти и топливо к ним, производственное оборудование и сырье для заводов и агропредприятий, а также производственные услуги (например, транспортные, ремонтные или строительные).

Часто функция закупок для группы предприятий централизуется в соответствующей службе в целях обеспечения максимальной эффективности закупок. Холдинги используют систему конкурентных процедур и коллегиальный способ (комитеты) принятия решений о выборе наилучших условий приобретения товаров, работ и услуг.

Точкой применения СЭД становится автоматизация процесса закупки. Возможности решений на базе Docsvision позволяют автоматизировать такие процессы, как:

• Планирование закупок (за счет сбора и публикации планов для внешних контрагентов),
• Создание единой точки обращения в корпоративную службу закупок (за счет формирования и согласования заявки на закупку),
• Инициация проведения закупки (подготовка тендерной документации и ее согласование),
• Управление выбором поставщика (подготовка закупочной документации и ее согласование),
• Организация работы коллегиальных органов (поддержка принятия решений и протоколирование решений),
• Поддержка контрактной работы (контроль условий заключения контракта, контроль исполнения контракта).

Договорной документооборот

Кроме закупочных контрактов, существуют также договора на поставку конечной продукции или предоставление услуг для сторонних производителей (скажем, по предоставлению элеваторных мощностей, конечной переработке сырья, по поддержке торговых операций…).

Поскольку любой договор является критическим для бизнеса документом (чем быстрее заключаются договора — тем быстрее совершаются финансовые операции; чем качественнее они согласовываются — тем меньше рисков несет предприятие), очевидным приоритетом в холдингах становится выстраивание эффективной договорной работы.

Создание решений на базе использования лучших практик, позволяет сделать договорную работу на уровне отдельных предприятий или холдинга в целом (в случае централизации данной функции) действительно эффективной, за счет использования следующих особенностей решений на платформе Docsvision:

• Преддоговорная работа
  • Процесс согласования контрагентов
• Ускорение процессов согласования
  • Интеграция с учетными системами для поддержки принятия решений согласующими
  • Молчаливое согласование*
  • Контроль сроков нахождения документа на этапе согласования

*Молчаливое согласование — это автоматическое согласование документа через заранее заданный период времени (обычно 2-3 дня) после поступления к согласующему, в случае, если по нему не было выдано замечаний. Практика спорная, но действенная в плане мотивации согласующих к оперативному рассмотрению документов.

• Контроль исполнения договоров
  • Учет этапов договоров и выпуска связанных первичных документов
  • Напоминания ответственным (пролонгация, исполнение)
• Ведение архива договорной документации
  • Учет, хранение и сравнение версий документа
  • Построение дерева зависимостей по договору
• Подписание договоров руководителем
  • Печать договоров на подпись только из СЭД
  • Штрихкодирование договоров (для подписания руководителем)
  • Использование штампов для согласованных версий
• Перевод в безбумажную форму
  • Электронный документооборот с внешними контрагентами или внутри компаний холдинга

На последнюю тему стоит поговорить отдельно:

Перевод финансово-договорного документооборота в электронный вид

В структуре договорного документооборота вертикально интегрированного холдинга немалую часть объемов занимают контракты, сопровождающие отношения между предприятиями холдинга (так называемые «межсегментные продажи» — например, продажа сырья на перерабатывающий завод). Кроме того, есть практика продаж продукции сельхозпредприятий, например, зерна, через систему торговых домов, входящих в состав холдинга.

В этих условиях возникают существенные документопотоки как между разными предприятиями холдинга (сырье-переработка), так и между предприятиями и торговыми домами. По сути, это внутрикорпоративный документооборот, но, поскольку он сопровождает финансовые обязательства, требуется обеспечение его юридической значимости.

Возникает задача — максимально упростить процессы такого документооборота и перевести их в электронный вид. Это тот самый ЭДО (ЮЗЭДО), о котором так много говорят, и, что хорошо, на предприятиях одной группы такой документооборот наладить проще и дешевле, чем с внешними контрагентами. Фактически внедрение ЭДО в межсегментных продажах холдинга — одна из самых удачных стартовых точек для начала перевода договорных процессов в безбумажную форму.

Что касается организации юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) с контрагентами — она дает возможность осуществлять обмен документами (например, первичными документами, договорами) с сохранением их юридической значимости через специализированных провайдеров EDI, а это позволяет минимизировать затраты на физическую пересылку документов, существенно сократить время обмена документами и уменьшить процент их потерь. Значительную роль в автоматизации этого комплексного процесса играют также учетная система организации и выбранный провайдер (или провайдеры) EDI; СЭД в данном случае является интерфейсом, который связывает все компоненты процесса воедино и предоставляет возможности по согласованию документов с использованием ЭЦП, а в случае использования множественных провайдеров ЭДО делает обмен документами прозрачным для пользователей, автоматически маршрутизируя документы, отправляемые через различных операторов

Дистрибуция готовой продукции

В основном дистрибуция различных продуктов питания (конечной продукции агропредприятий) осуществляется через дистрибьюторские подразделения и торговые дома, которые, в свою очередь, работают с торговыми сетями и розницей. Кроме того, в рамках концепции вертикальной интеграции холдинги начинают создавать собственные розничные сети.

В плане ведения классического делопроизводства у дистрибьюторских подразделений агрохолдинга не так много отличий от прочих организаций, но, если говорить о внедрении СЭД в разрезе всех процессов документооборота, то здесь есть особенности, обусловленные спецификой бизнеса дистрибьюторов:

• большой объем операций и существенные объемы обмена документами с контрагентами;
• критичность временных затрат на обработку документов по конкретным сделкам;
• ориентация на стандартизацию операций и, как следствие, применение типовых документов и типовых маршрутов их обработки;
• для крупных дистрибьюторов — распределенная география деятельности.

Для эффективного решения этих задач, стоящих перед дистрибьюторскими подразделениями, при внедрении системы электронного документооборота применяются такие методики, как:

• организация систем потокового ввода документов;
• интеграция СЭД с учетными системами компании;
• поддержка средств удаленной работы сотрудников;
• поддержка работы СЭД в распределенных конфигурациях.

Создание системы потокового ввода документов позволяет существенно сократить временные затраты персонала на сканирование бумажных документов и внесение данных из них в учетные системы, тем самым освободив время сотрудников для непосредственной работы с клиентами. Кроме того, использование электронного архива позволяет систематизировать учет больших объемов документации и ускорить поиск необходимых документов.

Интеграция СЭД с учетными системами дистрибьютора предоставляет средства для контроля операционных показателей деятельности, а также (например, при применении в процессах согласования) средства поддержки принятия решений при реализации конкретных сделок (использование различных маршрутов согласования в зависимости от стоимости контракта, доведение до согласующих лиц сведений о текущей задолженности контрагента и т.д.).

Такая функциональность СЭД как поддержка средств удаленной работы делает доступной работу с документами для сотрудников, часто находящихся в командировках, на переговорах и вне офиса, что обеспечивает требуемую скорость процессов документооборота, критичную для дистрибуции агрохолдинга, и их непрерывность.

Поддержка работы СЭД в распределенных конфигурациях актуальна, в первую очередь, для дистрибьюторских подразделений, имеющих географически распределенные офисы. Она делает возможной работу всех подразделений организации в едином пространстве документооборота с использованием общих актуальных справочников, поддержкой сквозных процессов, централизованным архивом документов и т.д.

Претензионно-исковая деятельность

К сожалению, нынешние реалии таковы, что не все предприятия в состоянии добросовестно выполнять свои обязательства. Количество задолженностей, и, как следствие, претензий и исков, традиционно растет, как, впрочем, это всегда и происходит в кризисные периоды.

Решения, создаваемые нашими партнерами на базе Docsvision, позволяют:

• Повысить эффективность деятельности предприятия за счет создания основы для принятия управленческих решений в виде консолидированной базы данных о претензионно-исковой работе;
• Обеспечить прозрачность бизнес-процессов предприятия в части претензионно-исковой деятельности и повысить исполнительскую дисциплину;
• Сократить судебные издержки и затраты рабочего времени на ведение судебных дел;
• Минимизировать потери документов, значимых для претензии или иска;
• Повысить оперативность сбора информации и сократить затраты рабочего времени на подготовку консолидированной отчетности;
• Создать технологическую основу для ведения единой методологии претензионно-исковой деятельности предприятия.

Решения СЭД для агропрома →

Чернышев Алексей

Эксперт компании Digital Design