Система управления документами — программный комплекс, обеспечивающий хранение, учет, удобный поиск, безопасность и оперативный доступ к корпоративным бумагам.
Договоры, корреспонденция, мультимедийный контент, базы знаний, архив… Объемы информации любой компании исчисляются десятками и сотнями тысяч файлов. Любая компания рано или поздно сталкивается с задачей организации и автоматизации документооборота. Это может быть связано с ростом компании, изменениями в структуре, необходимостью обновления управленческих практик и методов работы, которые препятствуют повышению конкурентоспособности. Система управления документами, другими словами система электронного документооборота, своевременно внедренная в компании, не только поможет преодолеть подобные проблемы, но и станет инструментом, позволяющим проводить анализ состояния многих бизнес-процессов, что позволит во время «расшивать узкие места», корректировать стратегии и практики управления для повышения эффективности предприятия.
Организация управления электронными документами обеспечивает рост продуктивности деятельности за счет:
Системы управления электронными документами, так называемые СЭД (системы электронного документооборота), выполняют множество задач, их легко адаптировать под особенности конкретного бизнеса. Основные возможности можно разделить на пять крупных блоков:
Грамотно организованная система управления документами быстро окупается. Уже более 1000 клиентов Docsvision, включая Министерство экономического развития РФ, Сбербанк, Роснефть, в этом убедились.
Рассмотрим вопрос организации документооборота — ключевого элемента управления компании, с помощью Docsvision.
Использование системы в первую очередь сократит время на обработку документов за счет наличия шаблонов документов и настроенных маршрутов их прохождения. Сценарии работы могут варьироваться очень широко. Но, несмотря на сложную логику процессов, система управления документами всегда понятна и удобна в использовании для конечного пользователя, ведь он видит только свои задачи и свои документы.
Процессы документооборота, которые автоматизирует Docsvision:
Программные продукты Docsvision создаются в соответствии с международными стандартами ISO 9001 и моделью CMMI 3.
Удаленный доступ к документам и контроль бизнес-процессов — требование, необходимое сегодня почти всем пользователям СЭД. Конечно, невозможно уместить весь функционал мощной системы в приложение для мобильного устройства. Но на самом деле в этом нет особой необходимости. Править документы с экрана телефона — невозможно, эта работа должна быть выполнена за стационарным компьютером. Но имея под рукой мобильное приложение, которое подсказывает вам, какие задания и документы вам поступили в работу, позволяет просмотреть пришедшие документы, вы можете «оставаться в игре» — начать выполнение задач, назначить ответственных исполнителей задания или согласовать документ, делегировать исполнение задания, прочитать договор, который нужно срочно согласовать.
Компания «ДоксВижн» осуществляет разработку, внедрение и обслуживание СЭД. Каждый заказчик может рассчитывать на индивидуализированный подход, учет всех пожеланий, профессиональные рекомендации и выполнение работы в оговоренные сроки. Кроме того, сервисное подразделение «ДоксВижн» оказывает информационную поддержку, техническое обслуживание и обучает специалистов.
