Управление заданиями

• 24 июня 2013
• Статьи

Важнейшая функция в любой системе электронного документооборота – управление заданиями. Задания могут быть логическим продолжением процессов, возникающих в ходе регистрации, согласования и утверждения документов – то есть возникать  в контуре интегрированной системы документооборота. В таком случае все участники процесса изначально оказываются вовлечены в работу над документом – они уже проинформированы, они понимают логику процесса. К тому же это упрощает контроль исполнительской дисциплины, так как по отчетам об исполнении заданий, созданных в СЭД, руководитель всегда может отследить сроки и качество работы. Так выглядит процесс оперативного управления в рутинном делопроизводстве.

Но в каждой организации существует огромное количество так называемых директивных задач, которые не описаны в регламентах и не имеют строгой формализации. Решения, принятые по итогам совещаний, устные распоряжения, обращения – задачи, возникающие в результате, зачастую не имеют четкого шаблона действия, не описаны в бизнес-процессах. Но именно такие «стихийные» задания возникают достаточно часто, вне зависимости от зрелости организации или степени автоматизации ее работы. Они часто оказываются важнее рутинных, поскольку определяют реакцию организации на происходящие в ее окружении события.

Как же структурировать управление заданиями, которые изначально не структурированы?

Для начала стоит сказать, что смысл имеет только автоматизация тех задач, которые требуют общих затрат времени, связаны с большим количеством поступившей информации или требуют участия группы сотрудников. Устная просьба позвонить клиенту или переслать документ соседнему департаменту вряд ли нуждается в создании задания в СЭД.

И для автоматизации таких задач у современных СЭД есть легкие и понятные инструменты. Ответственному за назначение задания сотруднику нужно создать карточку задания, установить сроки, может быть, приложить необходимые для выполнения задания документы. Действительно просто. Исполнители в свою очередь могут делегировать задание, перенести сроки, декомпозировать, то есть создать подзадания, которые могут быть переданы разным исполнителям.

Самое больше преимущество создания задания в СЭД – ответственный за исполнение задания сотрудник всегда видит процесс как на ладони. Если нужно подкорректировать процесс или подключиться к нему - у него нет необходимости читать переписку, выяснять, у кого находится в работе нужное письмо или договор, опрашивая при этом всю цепочку исполнителей.   

Кроме того, как показывает практика, во многих организациях задания поступают из разных источников. СЭД, система управления бизнес-процессами и проектами, обычная электронная почта. Еще одним большим плюсом использования при этом является тот факт, что обработка заданий в СЭД может решить эту проблему, агрегируя в одном месте все поступающие задания.

Что представляет собой система управления проектами и задачами?

Это комплекс технических и организационных инструментов, при помощи которых удается организовать работу над проектами и повысить ее эффективность. По сути, это программный комплекс, состоящий из информационной и автоматизированно-управленческой частей, и направленный на:

• повышение эффективности коллективной работы;
• обеспечение высокого качества реализации задач;
• облегчение менеджмента;
• сбор информации для анализа и оперативного принятия решений на каждом этапе реализации проекта;
• обеспечение своевременного выполнения задач;
• минимизацию затрат на реализацию проекта.

Ее внедрение позволит облегчить работу сотрудников и управленцев.

Основные задачи

Система управления задачами и проектами на базе Docsvision помогает достичь целей, которые ставит перед собой компания, максимально оперативно и с минимальными затратами финансовых, временных и трудовых ресурсов. Используя ее возможности, можно:

• получить необходимый инструментарий для планирования и контроля выполнения планов;
• поставить перед ответственными лицами четкие и понятные задачи;
• обеспечить доступ к необходимой информации;
• распределить компетенции или переназначить их;
• оперативно адаптировать работу к внезапно возникшим изменениям;
• автоматизировать рутинные процессы, не требующие стратегического планирования;
• выявить «узкие» места и исключить простои;
• сделать прозрачным процесс работы со всем портфелем проектов;
• интегрировать разрозненные процессы и задачи в единую структурированную иерархию;
• обеспечить акционерам/инвесторам простой доступ к информации о текущем состоянии дел.

Организация системы может существенно варьироваться от предприятия к предприятию. Ее функциональные возможности определяются особенностями компании, спецификой ее портфеля, целями.

Очевидные выгоды

Несмотря на то, что система управления задачами и проектами требует определенных затрат на этапе разработки и внедрения, при грамотном подходе она быстро окупится. Расходы компенсируются повышением эффективности деятельности как опосредовано (через сокращение этапов, снижение временных затрат, сроков), так и напрямую — непосредственно за счет повышения положительного финансового результата. Во втором случае речь идет о ROI — показателе, показывающем соотношение между затратами и ожидаемыми выгодами от внедрения системы. Эти выгоды проявляются в:

• закрытии неэффективных направлений — система наглядно продемонстрирует те, которые не соответствуют стратегии компании;
• сокращении затратной части бюджета — этому способствуют улучшенное планирование и более тщательный контроль над расходованием средств;
• более грамотном использовании ресурсов — легче оценить загрузку сотрудников, перераспределить их по ключевым направлениям;
• повышении вероятности успеха новых проектов — за счет стратегического планирования и четкого понимания текущей ситуации в отношении возможностей, свободных ресурсов.

Важно помнить, что сама по себе система управления задачами и проектами не станет гарантией повышения эффективности деятельности. Необходимо грамотно выбрать инструментарий и предоставить сотрудникам удобные и понятные средства труда.

Грамотные решения в «ДоксВижн»

При профессиональной поддержке экспертов удастся достичь желаемого результата. Компания «ДоксВижн», занимающая одно из лидирующих мест на рынке СЭД/ECM, предлагает комплексные бизнес-решения и помогает создать прочный фундамент для развития бизнеса.

Программная платформа разрабатывается в соответствии с международными стандартами и требованиями (модель CMMI 3, ISO 9001). Это достойная альтернатива многим мировым проектам. Внимание разработчиков сфокусировано на развитии и совершенствовании инструментария управления проектами, удовлетворении запросов заказчиков в качественном и эффективном продукте. Для максимального удобства использования система локализована на множество языков. Помимо русского и английского в этот список входят молдавский, эстонский, латышский, казахский, украинский и грузинский.

Основные сферы использования

Система управления поручениями, задачами и проектами может быть реализована в компаниях из любых отраслей: в государственном секторе, строительной отрасли, на предприятии с инновационными разработками, в финансовом секторе и других. Ее эффективность также высока в инвестиционной сфере. Решения Docsvision гибко настраиваются с учетом специфики компании, отраслевых справочников и методов управления на предприятии.

Дополнительные услуги

Создание эффективной системы управления поручениями, задачами и проектами — не единственная специализация Docsvision. Инструментарий начинает работать на владельца компании лишь тогда, когда обеспечивается его квалифицированное внедрение и сопровождение. Партнеры и внутреннее сервисное подразделение «ДоксВижн» предоставляют услуги, необходимые для того, чтобы программная платформа принесла заказчику ожидаемый результат. В этот комплекс входят:

• внедрение системы — при участии сертифицированных партнеров и экспертов Docsvision
• техподдержка — на этапе внедрения, работы с проектами, изучения возможностей программной платформы;
• консультации — посредством курирования проектов можно минимизировать риски и обеспечить максимальную отдачу от процесса внедрения системы управления задачами;
• обучение — разработаны программы подготовки специалистов по внедрению платформы Docsvision, они доступны для изучения дистанционно, онлайн или офлайн, очно.

Решения Docsvision понятны и удобны в использовании. Их выбирают организации различных сфер деятельности, средние и крупные компании, включая таких важных «игроков» рынка как Министерство Экономического Развития РФ, Сбербанк, Роснефть.