Управление заданиями

Важнейшая функция в любой системе электронного документооборота – управление заданиями. Задания могут быть логическим продолжением процессов, возникающих в ходе регистрации, согласования и утверждения документов – то есть возникать  в контуре интегрированной системы документооборота. В таком случае все участники процесса изначально оказываются вовлечены в работу над документом – они уже проинформированы, они понимают логику процесса. К тому же это упрощает контроль исполнительской дисциплины, так как по отчетам об исполнении заданий, созданных в СЭД, руководитель всегда может отследить сроки и качество работы. Так выглядит процесс оперативного управления в рутинном делопроизводстве.

Но в каждой организации существует огромное количество так называемых директивных задач, которые не описаны в регламентах и не имеют строгой формализации. Решения, принятые по итогам совещаний, устные распоряжения, обращения – задачи, возникающие в результате, зачастую не имеют четкого шаблона действия, не описаны в бизнес-процессах. Но именно такие «стихийные» задания возникают достаточно часто, вне зависимости от зрелости организации или степени автоматизации ее работы. Они часто оказываются важнее рутинных, поскольку определяют реакцию организации на происходящие в ее окружении события.

Как же структурировать управление заданиями, которые изначально не структурированы?

Для начала стоит сказать, что смысл имеет только автоматизация тех задач, которые требуют общих затрат времени, связаны с большим количеством поступившей информации или требуют участия группы сотрудников. Устная просьба позвонить клиенту или переслать документ соседнему департаменту вряд ли нуждается в создании задания в СЭД.

И для автоматизации таких задач у современных СЭД есть легкие и понятные инструменты. Ответственному за назначение задания сотруднику нужно создать карточку задания, установить сроки, может быть, приложить необходимые для выполнения задания документы. Действительно просто. Исполнители в свою очередь могут делегировать задание, перенести сроки, декомпозировать, то есть создать подзадания, которые могут быть переданы разным исполнителям.

Самое больше преимущество создания задания в СЭД – ответственный за исполнение задания сотрудник всегда видит процесс как на ладони. Если нужно подкорректировать процесс или подключиться к нему - у него нет необходимости читать переписку, выяснять, у кого находится в работе нужное письмо или договор, опрашивая при этом всю цепочку исполнителей.   

Кроме того, как показывает практика, во многих организациях задания поступают из разных источников. СЭД, система управления бизнес-процессами и проектами, обычная электронная почта. Еще одним большим плюсом использования при этом является тот факт, что обработка заданий в СЭД может решить эту проблему, агрегируя в одном месте все поступающие задания.

Что представляет собой система управления проектами и задачами?

Это комплекс технических и организационных инструментов, при помощи которых удается организовать работу над проектами и повысить ее эффективность. По сути, это программный комплекс, состоящий из информационной и автоматизированно-управленческой частей, и направленный на:

  • повышение эффективности коллективной работы;
  • обеспечение высокого качества реализации задач;
  • облегчение менеджмента;
  • сбор информации для анализа и оперативного принятия решений на каждом этапе реализации проекта;
  • обеспечение своевременного выполнения задач;
  • минимизацию затрат на реализацию проекта.

Ее внедрение позволит облегчить работу сотрудников и управленцев.

Основные задачи

Система управления задачами и проектами на базе Docsvision помогает достичь целей, которые ставит перед собой компания, максимально оперативно и с минимальными затратами финансовых, временных и трудовых ресурсов. Используя ее возможности, можно:

  • получить необходимый инструментарий для планирования и контроля выполнения планов;
  • поставить перед ответственными лицами четкие и понятные задачи;
  • обеспечить доступ к необходимой информации;
  • распределить компетенции или переназначить их;
  • оперативно адаптировать работу к внезапно возникшим изменениям;
  • автоматизировать рутинные процессы, не требующие стратегического планирования;
  • выявить «узкие» места и исключить простои;
  • сделать прозрачным процесс работы со всем портфелем проектов;
  • интегрировать разрозненные процессы и задачи в единую структурированную иерархию;
  • обеспечить акционерам/инвесторам простой доступ к информации о текущем состоянии дел.

Организация системы может существенно варьироваться от предприятия к предприятию. Ее функциональные возможности определяются особенностями компании, спецификой ее портфеля, целями.

Очевидные выгоды

Несмотря на то, что система управления задачами и проектами требует определенных затрат на этапе разработки и внедрения, при грамотном подходе она быстро окупится. Расходы компенсируются повышением эффективности деятельности как опосредовано (через сокращение этапов, снижение временных затрат, сроков), так и напрямую — непосредственно за счет повышения положительного финансового результата. Во втором случае речь идет о ROI — показателе, показывающем соотношение между затратами и ожидаемыми выгодами от внедрения системы. Эти выгоды проявляются в:

  • закрытии неэффективных направлений — система наглядно продемонстрирует те, которые не соответствуют стратегии компании;
  • сокращении затратной части бюджета — этому способствуют улучшенное планирование и более тщательный контроль над расходованием средств;
  • более грамотном использовании ресурсов — легче оценить загрузку сотрудников, перераспределить их по ключевым направлениям;
  • повышении вероятности успеха новых проектов — за счет стратегического планирования и четкого понимания текущей ситуации в отношении возможностей, свободных ресурсов.

Важно помнить, что сама по себе система управления задачами и проектами не станет гарантией повышения эффективности деятельности. Необходимо грамотно выбрать инструментарий и предоставить сотрудникам удобные и понятные средства труда.

Грамотные решения в «ДоксВижн»

При профессиональной поддержке экспертов удастся достичь желаемого результата. Компания «ДоксВижн», занимающая одно из лидирующих мест на рынке СЭД/ECM, предлагает комплексные бизнес-решения и помогает создать прочный фундамент для развития бизнеса.

Программная платформа разрабатывается в соответствии с международными стандартами и требованиями (модель CMMI 3, ISO 9001). Это достойная альтернатива многим мировым проектам. Внимание разработчиков сфокусировано на развитии и совершенствовании инструментария управления проектами, удовлетворении запросов заказчиков в качественном и эффективном продукте. Для максимального удобства использования система локализована на множество языков. Помимо русского и английского в этот список входят молдавский, эстонский, латышский, казахский, украинский и грузинский.

Основные сферы использования

Система управления поручениями, задачами и проектами может быть реализована в компаниях из любых отраслей: в государственном секторе, строительной отрасли, на предприятии с инновационными разработками, в финансовом секторе и других. Ее эффективность также высока в инвестиционной сфере. Решения Docsvision гибко настраиваются с учетом специфики компании, отраслевых справочников и методов управления на предприятии.

Дополнительные услуги

Создание эффективной системы управления поручениями, задачами и проектами — не единственная специализация Docsvision. Инструментарий начинает работать на владельца компании лишь тогда, когда обеспечивается его квалифицированное внедрение и сопровождение. Партнеры и внутреннее сервисное подразделение «ДоксВижн» предоставляют услуги, необходимые для того, чтобы программная платформа принесла заказчику ожидаемый результат. В этот комплекс входят:

  • внедрение системы — при участии сертифицированных партнеров и экспертов Docsvision
  • техподдержка — на этапе внедрения, работы с проектами, изучения возможностей программной платформы;
  • консультации — посредством курирования проектов можно минимизировать риски и обеспечить максимальную отдачу от процесса внедрения системы управления задачами;
  • обучение — разработаны программы подготовки специалистов по внедрению платформы Docsvision, они доступны для изучения дистанционно, онлайн или офлайн, очно.

Решения Docsvision понятны и удобны в использовании. Их выбирают организации различных сфер деятельности, средние и крупные компании, включая таких важных «игроков» рынка как Министерство Экономического Развития РФ, Сбербанк, Роснефть.

Похожие публикации
28 апреля 2021
Рассказываем, как организация может поддержать юридически значимый документооборот внутри и с контрагентами на платформе Docsvision.
24 марта 2021
Сергей Курьянов рассказывает, какие выгоды компания может получить от внедрения глобального электронного архива.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.