Замещение должностей и ролевая модель СЭД

• 6 декабря 2013
• Статьи

Одной из часто встречающихся задач в системах электронного документооборота (и корпоративных системах в целом) является ведение штатного расписания, и связанная с ней задача замещения сотрудников. Эту задачу можно решить с помощью ролевой модели. Для начала рассмотрим в каких случаях этот механизм необходим.

Заместитель может быть постоянным (например, должность “заместитель начальника отдела”) или временным (например, заместитель сотрудника на время его отпуска или болезни). В случае постоянного заместителя, наиболее распространенные требования к механизму замещения в системе электронного документооборота выглядят следующим образом:

• Возможность указать одного или несколько заместителей для сотрудника
• Возможность для заместителя выполнять все операции параллельно с основным сотрудником
• Возможность выполнять все операции от имени основного сотрудника (включая подписание документов)

Для временного замещения сотрудника в СЭД задачи немного отличаются:

• Автоматическая и мгновенная передача всех дел заместителю, и столь же мгновенный возврат основному сотруднику при его возвращении (именно тут появляется такое понятие как “передача дел”)
• Возможность задать конкретный период замещения (в том числе периодический)
• Ограничение полномочий по сравнению с замещаемым сотрудником (например, временный заместитель не может подписывать документы)

Тем не менее, несмотря на указанные отличия, сами по себе функции заместителя в обоих сценариях схожи. В контексте СЭД, заместитель может иметь следующие функции:

• Видеть и читать все документы, направленные на имя того, кого он замещает
• Выполнять операции с документами (редактировать, удалять, передавать третьим лицам)
• Согласовывать документы от имени того, кого он замещает
• Выполнять задания и создавать новые задания от имени того, кого он замещает
• Накладывать ЭЦП от имени того, кого он замещает

В случае постоянного замещения сотрудников в СЭД, большинство задач решаются с помощью дублирования. Например, при поступлении нового документа на имя генерального директора, он попадает одновременно к самому генеральному директору, и к его заместителю (или нескольким заместителям). Для выполнения операций при этом чаще всего используется правило “кто первый успел” - выполнить операцию с этим документом может тот, кто открыл его первым (если иной порядок не определен регламентом компании, например: все счета на сумму менее 1 млн. рублей согласовывает заместитель генерального директора, все что свыше – только сам генеральный директор). В этом случае механизм разделения документов будет более сложным и более формализованным.

Для временного замещения сотрудников в СЭД требуется значительно более сложный механизм, т.к. тут требуется одновременная передача всех дел (документов, заданий, согласований и т.д.) от одного сотрудника к другому. В простейшем случае эту передачу может выполнить вручную администратор системы – но при большом количестве передаваемых документов это может занять продолжительное время. Более оптимальным вариантом, конечно, является автоматическая передача дел заместителю, инициируемая в момент его назначения (или начала определенного временного периода). А сделать эту передачу быстрой и безболезненной может механизм ролей (или ролевая модель), о котором мы упоминали ранее.

Суть ролевой модели в том, что все объекты в системе назначаются не на конкретных людей, а на абстрактные роли. Например, согласование, в котором участвуют не Иванов, Петров, и Сидоров – а роли “Юрист”, “Экономист”, “Коммерческий директор”. В этом случае, для решения задачи передачи дел, достаточно переопределить конкретную роль: например, для роли “Юрист” вместо “Петров” указать “Кузнецов”. Тогда Кузнецов автоматически получит все дела, которыми до этого изменения занимался Петров.

В свою очередь, роли могут быть статические (исполнитель роли только конкретный сотрудник, или группа сотрудников) и динамические. Динамические роли подразумевают, что исполнитель данной роли может изменяться в зависимости от каких-то внешних условий, или в зависимости от контекста (контекстные роли). Например, для динамической роли может меняться исполнитель в зависимости от времени суток (пример: в первой половине дня работает один секретарь, во второй половине дня – другой). Либо в зависимости от контекста документа, например: для договора на сумму менее 1 млн. рублей согласующим будет заместитель генерального директора, если выше – то сам генеральный директор.

В итоге использование в ролевой модели динамических ролей может значительно упростить схему реализации замещения в организации, и в идеале – сделать ее полностью автоматической, без необходимости ручной передачи дел.

Помимо замещения, ролевая модель может с успехом применяться и для другой важной цели – обеспечения безопасности документов.