Array
(
    [Sub_Class_ID] => 160
    [Subdivision_ID] => 45
    [Class_ID] => 80
    [Sub_Class_Name] => Статьи
    [Priority] => 0
    [Read_Access_ID] => 1
    [Write_Access_ID] => 3
    [EnglishName] => stati
    [Checked] => 1
    [Catalogue_ID] => 1
    [Edit_Access_ID] => 3
    [Checked_Access_ID] => 3
    [Delete_Access_ID] => 3
    [Subscribe_Access_ID] => 0
    [Moderation_ID] => 1
    [DaysToHold] => 0
    [AllowTags] => 0
    [RecordsPerPage] => 20
    [MinRecordsInInfoblock] => 
    [MaxRecordsInInfoblock] => 
    [SortBy] => 
    [Created] => 2018-07-10 17:44:20
    [LastUpdated] => 2020-04-20 23:54:18
    [DefaultAction] => index
    [NL2BR] => 0
    [UseCaptcha] => 0
    [CustomSettings] => 
    [Class_Template_ID] => 203
    [isNaked] => 0
    [AllowRSS] => 0
    [AllowXML] => 0
    [SrcMirror] => 0
    [Edit_Class_Template] => 0
    [Admin_Class_Template] => 0
    [TableViewMode] => 1
    [Cache_Access_ID] => 2
    [Cache_Lifetime] => 0
    [CacheForUser] => 0
    [Comment_Rule_ID] => 0
    [sysTbl] => 0
    [_nc_final] => 1
    [Class_Name] => Раздел инфоцентра
    [Class_Group] => Шаблоны компонентов
    [Keyword] => information_center_section
    [ObjectNameSingular] => 
    [ObjectNamePlural] => 
    [FormPrefix] => 
    [FormSuffix] => 
    [RecordTemplate] => 
    [RecordTemplateFull] => 
    [TitleTemplate] => $f_Title
    [TitleList] => 
    [UseAltTitle] => 1
    [AddTemplate] => 
    [EditTemplate] => 
    [AddActionTemplate] => 
    [EditActionTemplate] => 
    [SearchTemplate] => 
    [FullSearchTemplate] => 
    [SubscribeTemplate] => 
    [System_Table_ID] => 0
    [Settings] => 
    [AddCond] => 
    [EditCond] => 
    [SubscribeCond] => 
    [DeleteCond] => 
    [CheckActionTemplate] => 
    [DeleteActionTemplate] => 
    [CustomSettingsTemplate] => 
    [ClassDescription] => 
    [DeleteTemplate] => 
    [ClassTemplate] => 80
    [Type] => useful
    [File_Mode] => 1
    [File_Path] => /docsvision_infocenter_materials/information_center_section/
    [File_Hash] => dcf6ac53f87850ed8401302f6d6f4d37
    [FieldsInTableView] => 
    [IsAuxiliary] => 0
    [IsOptimizedForMultipleMode] => 0
    [DisableBlockMarkup] => 1
    [Real_Class_ID] => 203
    [Subdivision_Name] => Статьи
    [Hidden_URL] => /info-centr/articles/
    [Hidden_Host] => docsvision.com
    [Sub_Class_Settings] => 
    [convert2txt] => $f_Title = htmlspecialchars($f_Title, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_SubTitle = htmlspecialchars($f_SubTitle, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_ShortDescription = htmlspecialchars($f_ShortDescription, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_Subdivisions = htmlspecialchars($f_Subdivisions, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_ExternalLink = htmlspecialchars($f_ExternalLink, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
)

Замещение должностей и ролевая модель СЭД

Одной из часто встречающихся задач в системах электронного документооборота (и корпоративных системах в целом) является ведение штатного расписания, и связанная с ней задача замещения сотрудников. Эту задачу можно решить с помощью ролевой модели. Для начала рассмотрим в каких случаях этот механизм необходим.

Заместитель может быть постоянным (например, должность “заместитель начальника отдела”) или временным (например, заместитель сотрудника на время его отпуска или болезни). В случае постоянного заместителя, наиболее распространенные требования к механизму замещения в системе электронного документооборота выглядят следующим образом:

  • Возможность указать одного или несколько заместителей для сотрудника
  • Возможность для заместителя выполнять все операции параллельно с основным сотрудником
  • Возможность выполнять все операции от имени основного сотрудника (включая подписание документов)

Для временного замещения сотрудника в СЭД задачи немного отличаются:

  • Автоматическая и мгновенная передача всех дел заместителю, и столь же мгновенный возврат основному сотруднику при его возвращении (именно тут появляется такое понятие как “передача дел”)
  • Возможность задать конкретный период замещения (в том числе периодический)
  • Ограничение полномочий по сравнению с замещаемым сотрудником (например, временный заместитель не может подписывать документы)

Тем не менее, несмотря на указанные отличия, сами по себе функции заместителя в обоих сценариях схожи. В контексте СЭД, заместитель может иметь следующие функции:

  • Видеть и читать все документы, направленные на имя того, кого он замещает
  • Выполнять операции с документами (редактировать, удалять, передавать третьим лицам)
  • Согласовывать документы от имени того, кого он замещает
  • Выполнять задания и создавать новые задания от имени того, кого он замещает
  • Накладывать ЭЦП от имени того, кого он замещает

Ролевая модель СЭД

В случае постоянного замещения сотрудников в СЭД, большинство задач решаются с помощью дублирования. Например, при поступлении нового документа на имя генерального директора, он попадает одновременно к самому генеральному директору, и к его заместителю (или нескольким заместителям). Для выполнения операций при этом чаще всего используется правило “кто первый успел” - выполнить операцию с этим документом может тот, кто открыл его первым (если иной порядок не определен регламентом компании, например: все счета на сумму менее 1 млн. рублей согласовывает заместитель генерального директора, все что свыше – только сам генеральный директор). В этом случае механизм разделения документов будет более сложным и более формализованным.

Для временного замещения сотрудников в СЭД требуется значительно более сложный механизм, т.к. тут требуется одновременная передача всех дел (документов, заданий, согласований и т.д.) от одного сотрудника к другому. В простейшем случае эту передачу может выполнить вручную администратор системы – но при большом количестве передаваемых документов это может занять продолжительное время. Более оптимальным вариантом, конечно, является автоматическая передача дел заместителю, инициируемая в момент его назначения (или начала определенного временного периода). А сделать эту передачу быстрой и безболезненной может механизм ролей (или ролевая модель), о котором мы упоминали ранее.

Конструктор ролей СЭД

Суть ролевой модели в том, что все объекты в системе назначаются не на конкретных людей, а на абстрактные роли. Например, согласование, в котором участвуют не Иванов, Петров, и Сидоров – а роли “Юрист”, “Экономист”, “Коммерческий директор”. В этом случае, для решения задачи передачи дел, достаточно переопределить конкретную роль: например, для роли “Юрист” вместо “Петров” указать “Кузнецов”. Тогда Кузнецов автоматически получит все дела, которыми до этого изменения занимался Петров.

В свою очередь, роли могут быть статические (исполнитель роли только конкретный сотрудник, или группа сотрудников) и динамические. Динамические роли подразумевают, что исполнитель данной роли может изменяться в зависимости от каких-то внешних условий, или в зависимости от контекста (контекстные роли). Например, для динамической роли может меняться исполнитель в зависимости от времени суток (пример: в первой половине дня работает один секретарь, во второй половине дня – другой). Либо в зависимости от контекста документа, например: для договора на сумму менее 1 млн. рублей согласующим будет заместитель генерального директора, если выше – то сам генеральный директор.

В итоге использование в ролевой модели динамических ролей может значительно упростить схему реализации замещения в организации, и в идеале – сделать ее полностью автоматической, без необходимости ручной передачи дел.

Помимо замещения, ролевая модель может с успехом применяться и для другой важной цели – обеспечения безопасности документов.

Автор: Антон Варфоломеев, заместитель генерального директора компании "ДоксВижн".

 

Похожие публикации
15 октября 2021
Одним из инструментов решения задачи сохранности данных является электронная подпись (ЭП).
7 сентября 2021
Отвечаем на вопрос: как предоставить доступ к внутренней информационной системе, бухгалтерской и налоговой отчётностям согласно регламентам ФНС, не нарушая политику предприятия?
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.