«Удалёнку» легализировали. Как перевести HR-процессы в цифру?

Электронной подписью заверяются многомиллионные сделки, при этом мы продолжаем распечатывать и подписывать вручную кадровые заявления. И это не единственное доказательство недостаточной цифровизации в кадровой сфере. С легализацией «удалённой работы», вызванной пандемией, возникла острая необходимость переведения HR-процессов в «цифру». Данный вопрос уже оперативно решается на уровне государства. С 1 января 2021 года вступил в силу закон, регламентирующий дистанционную (удалённую) работу сотрудников на временной или постоянной основе. Принят ряд поправок в Трудовой кодекс, призванных обеспечить максимальный перевод кадрового учета «в цифру», с возможностью отказа от бумажного дублирования. 

Многие компании планируют использовать дистанционный формат работы в той или иной степени и после окончания карантина. Дистанционная работа подразумевает ситуацию, в которой работник выполняет свои функциональные обязанности вне места дислокации работодателя, и обеспечить бумажный документооборот в таких условиях становится практически нереально. В сложившейся ситуации «гибкой» занятости сотрудников без перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО), в котором будут полноценно настроены HR-процессы, просто не обойтись.

Как перевести отдел кадров на «удалёнку»?

Работа кадровиков традиционно связывалась с бумажным документооборотом. То есть не прийти в офис они просто не могли. Пандемия стала толчком и ускорила автоматизацию кадровых процессов. То, что ранее компании не решались внедрять, превратилось в первостепенную задачу. При надлежащей подготовке до 75% кадровых документов можно переместить в «цифру» уже сегодня. Наличие в организации соответствующей нормативной документации о переходе на КЭДО позволит исключить риск возникновения судебных споров. Сотрудники HR-отдела смогут повысить эффективность своей работы, так как будут избавлены от рутины, напоминаний, неэффективной коммуникации.

Процесс перехода на КЭДО подразумевает решение ряда организационных и технических вопросов. Компания «ДоксВижн» выделила основные моменты перевода кадрового делопроизводства в электронную реальность.

6 шагов к ЭДО в кадровом учете

  • Описать текущие рабочие процессы и сопровождающие их документы
  • Оценить возможные риски «оцифровки» ряда документов по нескольким параметрами с учетом требований действующего законодательства 
  • Соотнести риски перехода на ЭДО и использования электронных подписей
  • Оптимизировать текущие рабочие процессы кадрового учета
  • Выбрать платформу, подходящую для автоматизации кадрового делопроизводства
  • Подготовить нормативные документы для перехода предприятия на КЭДО

Российские ECM/BPM-системы и, в частности, платформа Docsvision, позволят не только удобно вести кадровый учет, автоматизировать процессы кадрового документооборота, но и организовывать архив, обеспечивать длительное хранение документов, которое требует действующее законодательство. 

Оформление командировок

Возможность оформления командировок в электронном виде сократит объём документов и минимизирует временные затраты на их согласование. Система электронного документооборота обеспечит эффективный контроль деятельности администраторов, ответственных за бронирование номеров в отелях и покупку билетов. Система самостоятельно проверит корректность оформления командировочных листов с учётом времени, которые сотрудники провели в дороге.

Работа с отпусками

Оформить отпуск станет проще и быстрее. Цифровизация сократит объём документов, требуемых для согласования, почти в 2 раза. Возможность автоматической рассылки позволит своевременно проинформировать коллег о начале формирования графика отпусков или напомнить об уже согласованном отпуске. 

Выгода от перехода на КЭДО

Преимущества, которые обеспечивает организация электронного кадрового оборота на базе платформы Docsvision

  • экономия времени при работе с кадровыми документами
  • упрощение контроля стадий процессов
  • снижение вероятности ошибок
  • высвобождение дополнительного времени и возможностей для решения более важных и актуальных задач.

Узнать больше об особенностях перевода кадрового делопроизводства в электронный формат можно в статье на vc.ru

Похожие публикации
24 марта 2021
Сергей Курьянов рассказывает, какие выгоды компания может получить от внедрения глобального электронного архива.
17 февраля 2021
Какие задачи, выходящие за рамки канцелярии, но в контексте автоматизации производственных процессов, решаются с помощью BPM/ECM-системы?
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.