«Удалёнку» легализировали. Как перевести HR-процессы в цифру?

• 8 декабря 2020
• Статьи

Электронной подписью заверяются многомиллионные сделки, при этом мы продолжаем распечатывать и подписывать вручную кадровые заявления. И это не единственное доказательство недостаточной цифровизации в кадровой сфере. С легализацией «удалённой работы», вызванной пандемией, возникла острая необходимость переведения HR-процессов в «цифру». Данный вопрос уже оперативно решается на уровне государства. С 1 января 2021 года вступил в силу закон, регламентирующий дистанционную (удалённую) работу сотрудников на временной или постоянной основе. Принят ряд поправок в Трудовой кодекс, призванных обеспечить максимальный перевод кадрового учета «в цифру», с возможностью отказа от бумажного дублирования. 

Многие компании планируют использовать дистанционный формат работы в той или иной степени и после окончания карантина. Дистанционная работа подразумевает ситуацию, в которой работник выполняет свои функциональные обязанности вне места дислокации работодателя, и обеспечить бумажный документооборот в таких условиях становится практически нереально. В сложившейся ситуации «гибкой» занятости сотрудников без перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО), в котором будут полноценно настроены HR-процессы, просто не обойтись.

Как перевести отдел кадров на «удалёнку»?

Работа кадровиков традиционно связывалась с бумажным документооборотом. То есть не прийти в офис они просто не могли. Пандемия стала толчком и ускорила автоматизацию кадровых процессов. То, что ранее компании не решались внедрять, превратилось в первостепенную задачу. При надлежащей подготовке до 75% кадровых документов можно переместить в «цифру» уже сегодня. Наличие в организации соответствующей нормативной документации о переходе на КЭДО позволит исключить риск возникновения судебных споров. Сотрудники HR-отдела смогут повысить эффективность своей работы, так как будут избавлены от рутины, напоминаний, неэффективной коммуникации.

Процесс перехода на КЭДО подразумевает решение ряда организационных и технических вопросов. Компания «ДоксВижн» выделила основные моменты перевода кадрового делопроизводства в электронную реальность.

6 шагов к ЭДО в кадровом учете

• Описать текущие рабочие процессы и сопровождающие их документы
• Оценить возможные риски «оцифровки» ряда документов по нескольким параметрами с учетом требований действующего законодательства 
• Соотнести риски перехода на ЭДО и использования электронных подписей
• Оптимизировать текущие рабочие процессы кадрового учета
• Выбрать платформу, подходящую для автоматизации кадрового делопроизводства
• Подготовить нормативные документы для перехода предприятия на КЭДО

Российские ECM/BPM-системы и, в частности, платформа Docsvision, позволят не только удобно вести кадровый учет, автоматизировать процессы кадрового документооборота, но и организовывать архив, обеспечивать длительное хранение документов, которое требует действующее законодательство. 

Оформление командировок

Возможность оформления командировок в электронном виде сократит объём документов и минимизирует временные затраты на их согласование. Система электронного документооборота обеспечит эффективный контроль деятельности администраторов, ответственных за бронирование номеров в отелях и покупку билетов. Система самостоятельно проверит корректность оформления командировочных листов с учётом времени, которые сотрудники провели в дороге.

Работа с отпусками

Оформить отпуск станет проще и быстрее. Цифровизация сократит объём документов, требуемых для согласования, почти в 2 раза. Возможность автоматической рассылки позволит своевременно проинформировать коллег о начале формирования графика отпусков или напомнить об уже согласованном отпуске. 

Выгода от перехода на КЭДО

Преимущества, которые обеспечивает организация электронного кадрового оборота на базе платформы Docsvision

• экономия времени при работе с кадровыми документами
• упрощение контроля стадий процессов
• снижение вероятности ошибок
• высвобождение дополнительного времени и возможностей для решения более важных и актуальных задач.

Узнать больше об особенностях перевода кадрового делопроизводства в электронный формат можно в статье на vc.ru.