Управление внешней документацией

• 10 декабря 2012
• Статьи

Организация документооборота — ключевой элемент эффективной работы компании. Однако на практике мало что сравнится с ним по сложности. Количество внешних и внутренних документов, которые компания вынуждена обрабатывать ежедневно, зачастую превышает пределы разумного. К тому же остро стоит вопрос их согласованности. Чем четче сотрудники понимают поступающие к ним инструкции, внешние распоряжения и договоры, тем выше вероятность, что работа будет выполнена полноценно.

Внешние документы и управление ими

К внешним относят все документы, поступающие на предприятие из сторонних источников. Они состоят из:

• законодательной и правоустанавливающей базы — Кодексы, Законы, нормативные акты министерств и так далее;
• стандартизирующих документов и регистров инстанций надзора — технические регламенты, нормативы, правила безопасности, инструкции;
• информационных источников — литература, справочники;
• документации, поступающей от заказчиков, контрагентов, клиентов — все, что связано с хозяйственной деятельностью.

Управление внешней документацией представляет собой систему взаимосвязанных процессов по подготовке, идентификации, рассмотрению, хранению и удалению бумаг, которые осуществляются в соответствии с заранее установленными и обязательными правилами. При организации работы по повышению их эффективности следует придерживаться положений стандартов качества — ISO 10013:2001, 9001:2008 и так далее. Подобный подход даст возможность организации разработать оптимальный порядок управления документацией, которая поступает в организацию из внешних источников в бумажном и электронном виде.

Ее условно можно разделить на две группы:

• Нормативно-регламентирующая документация. В документах — законодательных актах, справочниках, рекомендациях — содержатся инструкции, правила, любая информация, отвечающая на вопрос «что необходимо делать и в какой ситуации». Их основная особенность заключается в изменяемости, поэтому управление внешней документацией нормативного характера должно включать гибкий механизм обновления и корректировки действий сотрудников.
• Документация, отражающая факт свершившегося события. Это неизменяемая документация — договоры, бумаги от клиентов или партнеров, акты и так далее — она отвечает на вопрос «что произошло и когда». При управлении ею нужно обращать особое внимание на обработку информации и учет ее при принятии решений.

Процесс и задачи управления внешней документацией

Грамотно организованная документация — эффективный управленческий инструмент, выполняющий контрольную, координационную и другие функции. Это в полной мере относится к внешней ее форме. Все документы должны быть правильно включены в систему поступления/создания, согласования, утверждения, передачи и ликвидации — чтобы было как можно меньше «лишних» процедур. Иначе компания будет терять время и средства, а у руководства не будет рычагов для контроля ситуации.

На современном предприятии в большинстве случаев используются электронные системы и регистры, в особенности для работы с внешней информацией, -  интернет-средства передачи и получения данных, публикации обновлений нормативной базы, юридически значимые цифровые источники и так далее. Это одновременно упрощает и затрудняет управление внешней документацией.

Поэтому перед руководством стоят следующие задачи:

• организация поступления и согласования документов в электронной и традиционной форме — нужно исключить противоречивые данные, согласовать регистры между собой;
• обеспечение полного, однозначного, правильного понимания сотрудниками информации;
• полноценное введение поступающих документов в действие, контроль процесса;
• отслеживание состояния документа — актуален ли он в текущий момент, каковы сроки его использования;
• планирование перспективных действий, связанных с поступающим документом, — выполнение содержащихся в нем указаний, требований;
• архивирование и аннулирование поступивших бумаг.

Использование Docsvision для управления внешней документацией  

Как гласят ГОСТы, степень документированности компании должна соответствовать законодательным, контрактным и прочим обязательным требованиям. Для этого необходимо разработать управленческие процедуры по проверке бумаг на адекватность, идентификации, актуализации, учету и хранению. Делать это удобнее всего в рамках единой системы документооборота, организованной в электронной форме. Только так можно добиться быстроты, прозрачности и качества управления.

Управление внешней документацией на платформе решений компании «ДоксВижн» — отлаженный, хорошо контролируемый процесс. Программные продукты Docsvision, позволяют на высоком уровне решать все связанные задачи. При помощи СЭД заказчики смогут быстро и эффективно:

• получать всю внешнюю документацию и включать ее в общий внутрифирменный оборот;
• регулярно обновлять, проверять на актуальность и утверждать документацию до принятия ее к исполнению;
• настроить систему обозначения изменений и редакций внешних документов;
• обеспечить четкую идентификацию и упорядоченность групп входящих документов;
• вовремя передавать устаревшие бумаги в грамотно организованный архив;
• контролировать исполнение требований внешних документов сотрудниками.

Docsvision — широкие возможности и удобные продукты

Программная платформа Docsvision разработана в соответствии с передовыми стандартами и моделями. Совместно с обширной сетью партнеров по внедрению и центров отраслевой и технологической компетенции мы постоянно совершенствуем инструментарий — управление внешней документацией становится более прозрачным, повышается его результативность. Помимо платформы для автоматизации документооборота и бизнес-процессов корпоративного уровня «ДоксВижн» предлагает множество дополнительных решений – отраслевых и специализированных. А для эффективной реализации бизнес-задачи заказчика партнеры компании «ДоксВижн» и непосредственно сервисное подразделение вендора готовы оказать широкий перечень услуг по автоматизации уникальных бизнес-потребностей заказчиков, а также поддержке заказчика на протяжении всего срока использования наших решений. Мы обеспечиваем заказчика консультационной и технической поддержкой до, во время и после внедрения решений электронного документооборота на платформе Docsvision. Также мы помогаем обучать персонал, осуществляет обслуживание, актуализацию и масштабирование системы.