Заказать демо

Управление внешней документацией

Организация документооборота — ключевой элемент эффективной работы компании. Однако на практике мало что сравнится с ним по сложности. Количество внешних и внутренних документов, которые компания вынуждена обрабатывать ежедневно, зачастую превышает пределы разумного. К тому же остро стоит вопрос их согласованности. Чем четче сотрудники понимают поступающие к ним инструкции, внешние распоряжения и договоры, тем выше вероятность, что работа будет выполнена полноценно.

Внешние документы и управление ими

К внешним относят все документы, поступающие на предприятие из сторонних источников. Они состоят из:

  • законодательной и правоустанавливающей базы — Кодексы, Законы, нормативные акты министерств и так далее;
  • стандартизирующих документов и регистров инстанций надзора — технические регламенты, нормативы, правила безопасности, инструкции;
  • информационных источников — литература, справочники;
  • документации, поступающей от заказчиков, контрагентов, клиентов — все, что связано с хозяйственной деятельностью.

Управление внешней документацией представляет собой систему взаимосвязанных процессов по подготовке, идентификации, рассмотрению, хранению и удалению бумаг, которые осуществляются в соответствии с заранее установленными и обязательными правилами. При организации работы по повышению их эффективности следует придерживаться положений стандартов качества — ISO 10013:2001, 9001:2008 и так далее. Подобный подход даст возможность организации разработать оптимальный порядок управления документацией, которая поступает в организацию из внешних источников в бумажном и электронном виде.

Ее условно можно разделить на две группы:

  • Нормативно-регламентирующая документация. В документах — законодательных актах, справочниках, рекомендациях — содержатся инструкции, правила, любая информация, отвечающая на вопрос «что необходимо делать и в какой ситуации». Их основная особенность заключается в изменяемости, поэтому управление внешней документацией нормативного характера должно включать гибкий механизм обновления и корректировки действий сотрудников.
  • Документация, отражающая факт свершившегося события. Это неизменяемая документация — договоры, бумаги от клиентов или партнеров, акты и так далее — она отвечает на вопрос «что произошло и когда». При управлении ею нужно обращать особое внимание на обработку информации и учет ее при принятии решений.

Процесс и задачи управления внешней документацией

Грамотно организованная документация — эффективный управленческий инструмент, выполняющий контрольную, координационную и другие функции. Это в полной мере относится к внешней ее форме. Все документы должны быть правильно включены в систему поступления/создания, согласования, утверждения, передачи и ликвидации — чтобы было как можно меньше «лишних» процедур. Иначе компания будет терять время и средства, а у руководства не будет рычагов для контроля ситуации.

На современном предприятии в большинстве случаев используются электронные системы и регистры, в особенности для работы с внешней информацией, -  интернет-средства передачи и получения данных, публикации обновлений нормативной базы, юридически значимые цифровые источники и так далее. Это одновременно упрощает и затрудняет управление внешней документацией.

Поэтому перед руководством стоят следующие задачи:

  • организация поступления и согласования документов в электронной и традиционной форме — нужно исключить противоречивые данные, согласовать регистры между собой;
  • обеспечение полного, однозначного, правильного понимания сотрудниками информации;
  • полноценное введение поступающих документов в действие, контроль процесса;
  • отслеживание состояния документа — актуален ли он в текущий момент, каковы сроки его использования;
  • планирование перспективных действий, связанных с поступающим документом, — выполнение содержащихся в нем указаний, требований;
  • архивирование и аннулирование поступивших бумаг.

Использование Docsvision для управления внешней документацией  

Как гласят ГОСТы, степень документированности компании должна соответствовать законодательным, контрактным и прочим обязательным требованиям. Для этого необходимо разработать управленческие процедуры по проверке бумаг на адекватность, идентификации, актуализации, учету и хранению. Делать это удобнее всего в рамках единой системы документооборота, организованной в электронной форме. Только так можно добиться быстроты, прозрачности и качества управления.

Управление внешней документацией на платформе решений компании «ДоксВижн» — отлаженный, хорошо контролируемый процесс. Программные продукты Docsvision, позволяют на высоком уровне решать все связанные задачи. При помощи СЭД заказчики смогут быстро и эффективно:

  • получать всю внешнюю документацию и включать ее в общий внутрифирменный оборот;
  • регулярно обновлять, проверять на актуальность и утверждать документацию до принятия ее к исполнению;
  • настроить систему обозначения изменений и редакций внешних документов;
  • обеспечить четкую идентификацию и упорядоченность групп входящих документов;
  • вовремя передавать устаревшие бумаги в грамотно организованный архив;
  • контролировать исполнение требований внешних документов сотрудниками.

Docsvision — широкие возможности и удобные продукты

Программная платформа Docsvision разработана в соответствии с передовыми стандартами и моделями. Совместно с обширной сетью партнеров по внедрению и центров отраслевой и технологической компетенции мы постоянно совершенствуем инструментарий — управление внешней документацией становится более прозрачным, повышается его результативность. Помимо платформы для автоматизации документооборота и бизнес-процессов корпоративного уровня «ДоксВижн» предлагает множество дополнительных решений – отраслевых и специализированных. А для эффективной реализации бизнес-задачи заказчика партнеры компании «ДоксВижн» и непосредственно сервисное подразделение вендора готовы оказать широкий перечень услуг по автоматизации уникальных бизнес-потребностей заказчиков, а также поддержке заказчика на протяжении всего срока использования наших решений. Мы обеспечиваем заказчика консультационной и технической поддержкой до, во время и после внедрения решений электронного документооборота на платформе Docsvision. Также мы помогаем обучать персонал, осуществляет обслуживание, актуализацию и масштабирование системы.

Похожие публикации
29 января 2019
Максим Баранчиков, руководитель отдела бизнес-решений нашего Gold-партнёра «Вебзавод», рассказал о том, как компания взаимодействует с вендором и партнерским сообществом «ДоксВижн», о ключевых проектах и о том, что позволяет команде вести проектную работу наиболее эффективно.
23 января 2019
Наши коллеги - да! Надеемся, что этот опыт будет полезен и для вас, поэтому напоминаем, какие наши статьи можно встретить на habr.com. Подборка состоит уже из 40 статей (и продолжение следует!).
Подпишитесь на рассылку
Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных