Разработка первой редакции проекта национального стандарта ГОСТ Р «Информация и документация – Процессы конверсии и миграции электронных документов»

Разработка государственных стандартов необходима, но недостаточна для претворения в жизнь задач, на реализацию которых направлены стандарты. Именно это мы наблюдаем сейчас. 

Организация долгосрочного хранения документов в электронном виде возможна в двух случаях. Во-первых, в случае, если необходимость в документах долгосрочного хранения испытывает сама организация, сама несёт за это полную ответственность, никто другой в этом не заинтересован и организацию не обязывают каким-то образом предоставлять эти документы контрольным, фискальным, судебным или другим инстанциям. В этом случае, форматы, способы и процедуры хранения формирует сама организация. Сегодня в этом практически нет ограничений: любая организация, проведя определенную организационно-техническую подготовку, в состоянии перейти на безбумажные способы организации хранения. 

Во втором случае - когда документы долгосрочного хранения должны передаваться или предоставляться внешним инстанциям (например, передаваться в госархив или предоставляться в суд и пр.) - необходимы четко проработанные форматы для хранения электронных документов и регламенты передачи их в соответствующие органы. 

Для этого ситуация пока, мягко говоря, не идеальна. Определенные усилия, конечно, предпринимаются государством, но пока успехи незначительны – имеется регламентная база для организации хранения некоторых документов первичной бухгалтерской отчетности, документов, передаваемых в налоговые органы. Также созданы условия для перехода на безбумажный документооборот в области договорной деятельности и ряда отраслевых стандартов по организации документооборота. Основным препятствием являются как раз документы долгосрочного хранения – документы кадрового документооборота, документы, которые могут быть переданы в гос. архив, документы, которые могут быть востребованы для рассмотрения в судебных инстанциях и прочее. Разработка стандартов и регламентов – задача ближайшего времени.

Описываемый стандарт, к сожалению, не решает этих проблем, так как описывает не сами стандарты и регламенты, а набор организационных и технических мероприятий, которые необходимо реализовать в организации, которая переходит на безбумажное долгосрочное хранение документов. Однако наличие такого стандарта позволяет организациям, планирующим переход на безбумажное хранение документов, оценить  «масштаб» проблемы и правильно спланировать необходимые подготовительные работы.

Кроме того, он практически содержит полный набор необходимых регламентов и процедур для сопровождения работы архива. Таким образом, стандарт формирует необходимую инфраструктуру и готовит почву для более безболезненного внедрения безбумажных технологий в случае введения соответствующих регламентов. Он уже сейчас может служить ориентиром для формирования регламентов сопровождения электронных внутриорганизационных архивов первого типа.