19 января 2022
О том, какие изменения произошли за последние 2 года и какие результаты показала компания «Эркер».
Подписание электронных документов с МЧД и без МЧД после 1 сентября 2023
- Ирина Чеча
- 4 августа 2023
- Наш взгляд
Совет Федерации рассмотрел поправки к закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Законопроект продлевает использование квалифицированных сертификатов сотрудников до 31 августа 2024 года. Это значит, что когда президент подпишет закон, сотрудники смогут пользоваться сертификатами юрлиц до конца их срока действия, но не позже, чем до 31 августа 2024 года.
Но уже с 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры прекратят выдавать сотрудникам сертификаты с реквизитами организации (старый формат электронной подписи). Поэтому перейти на МЧД придётся. Если в течение года ключ подписи будет утерян или сотрудник уйдёт из компании, организации придётся поддержать новый процесс подписания электронных документов подписью физического лица и подтвердить право подписания МЧД.
Как работать с электронной подписью в 2023 году?
- Как подписывать электронные документы сотрудникам, зависит от компании: перешла она или нет на новые правила работы с ЭП.
- Если компания уже использует новый формат ЭП в связке с МЧД, то сотрудники могут подписывать электронные документы подписью физического лица и продолжать использовать старый формат УКЭП в системах, которые ещё не поддержали новые правила.
- Если компания не перешла на работу с МЧД, то не стоит откладывать переход на новые правила. Несмотря на то, что закон отсрочил обязательное требование использовать МЧД и новые форматы подписи на год, они не будут отменены. Чем раньше компания поддержит новые правила подписания электронных документов, тем меньше рисков будет в будущем. Если в организацию придёт новый сотрудник, если носитель ключа УКЭП будет утрачен или испорчен, если нарушится конфиденциальность ключа, то придётся переходить на новый формат ЭП в связке с МЧД.
Как перейти на МЧД?
Руководитель организации должен перейти электронную подпись юридического лица. Этой подписью в будущем он сможет заверять машиночитаемые доверенности сотрудникам. А сотрудникам требуется получить в удостоверяющих центрах электронную подпись физического лица. МЧД может быть выпущена и сразу зарегистрирована через сервис ФНС. Однако необходимо использовать систему электронного документооборота для управления всем циклом жизни доверенности.
Платформа Docsvision поддерживает всю функциональность для работы с МЧД в крупной распределённой компании. Компания «ДоксВижн» готова помочь реализовать проект внедрения и запуска работы с МЧД и предлагает следующие услуги:
- Методологическая помощь при переходе.
- Помощь в обновлении на новые версии Docsvision с поддержкой МЧД.
- Настройка необходимых карточек и процессов для работы с МЧД.
Скачайте методологические рекомендации по переходу на МЧД
Что будет дальше с МЧД?
Поправка в законодательстве вынужденная. Она поможет компаниям, которые не успевали модифицировать свои информационные системы к сроку, не забуксовать в процессах обмена электронными документами с начала осени. Теперь компании могут лучше подготовиться к переходу, может даже посмотреть на кейсы с рынка и применить именно лучшие практики внутри организации. Теперь у государственных сервисов (единого реестра, сервиса ФНС, единого справочника полномочий) и операторов ЭДО появилось время устранить недоделки и повысить качество сервисов и услуг.
Преимущества от перехода на МЧД
Несмотря на все сложности, с которыми мы сталкиваемся, новый формат подписи существенно сокращает издержки, делает более безопасным использование электронной подписи. Классификация полномочий позволит использовать программные средства, чтобы определять валидность подписи в контексте, автоматически подбирать необходимые доверенности и даже определять маршруты обработки полученных документов автоматически. В будущем работа с документами будет сильно упрощена, а работа станет эффективнее.
Подробная информация по переходу на МЧД от эксперта "ДоксВижн"
Ирина Чеча
Менеджер по связям с общественностью «ДоксВижн»