«Выбирайте СЭД сердцем», — Сергей Курьянов охарактеризовал текущее состояние рынка СЭД

• 9 июля 2020
• Наш взгляд

Как изменился спрос на системы электронного документооборота в период пандемии? Какие факторы ограничивают глобальный переход на электронный документооборот? Можно ли реализовать хранение документов в электронном виде на протяжении 50 лет? Как выбрать СЭД?

8 июля 2020 г. издание «Деловой Петербург» организовало круглый стол, чтобы обсудить с ведущими игроками рынка СЭД понятые вопросы. В мероприятии принял участие Сергей Курьянов, директор по стратегическому маркетингу компании «ДоксВижн». В этой статье мы собрали тезисы его выступления и мнения других участников дискуссии.

Насколько бизнес оказался готовым к весне 2020?

Малые и крупные компании оказались достаточно гибкими и подготовленными к ситуации высокой неопределённости и вынужденной удалённой работе. Достаточно быстро всем удалось перевести процессы общения и согласования документации в онлайн. Кто-то стал согласовывать договорную документацию по почте, у кого-то процессы поддерживают информационные системы, в том числе СЭД. Однако, почти весь бизнес не готов к самому последнему участку процесса – это реальному подписанию договоров первыми лицами, когда все условия согласованы всеми участниками процесса. Хотя именно лица, принимающие решения, имеющие права подписывать финальные версии договоров, обладают соответствующими инструментами для подписания электронных документов, имеющих юридическую силу. Однако, в компаниях такая практика ещё не стала нормой.

Коллеги Сергея поддержали. Они прогнозируют постепенный переход всех процессов в электронный вид. Полная цифровизация компаний и меж-корпоративного взаимодействия не за горами. Возможно, всё случится к 2030 году, но это неточно.

Что ограничивает повсеместный переход на электронный документооборот?

Хранение бумажных документов давно описано, и понятно их значение. Обработка и хранение электронных документов для многих остаётся непонятным. Компании опасаются, что электронные документы не будут иметь равной юридической значимости по сравнению с бумажными аналогами в случае разбирательств в суде. Хотя глобальные компании давно отступили от бюрократических норм и сделали шаг навстречу потребителям и непревзойдённому сервису. 

Это позиция снова была поддержана коллегами и другими участниками круглого стола. Дополнительно был поднят вопрос, как хранить электронные документы на протяжении длительного периода времени, например, 50 лет? Как технологически обеспечить доступность файлов, как их читать, если технологии стремительно устаревают. То, что на технологическом пике сейчас, через 10 лет будет устаревшим, а через 50 лет про этот инструмент могут и не вспомнить, опасаются эксперты. С другой стороны, в целом работники компаний мало пользуются системами электронного документооборота, редко подписывают электронные документы вне работы. Ограниченность в использовании этой технологии замедляет её распространение и развитие. Хотя развитие сервисов на портале Госуслуги может изменить эту ситуацию со временем.

Как выбрать СЭД для компании?

Выбрать СЭД – это как выбрать спутника жизни. Важно, чтобы система нравилась пользователям и отвечала актуальным приоритетам и задачам компании. Так как приоритеты могут меняться, то система должна быть гибкой, чтобы подстраиваться под изменения бизнеса. Дополнительно она должна отвечать высоким требованиям к масштабируемости. 

Дополнительно участники круглого стола отметили необходимость выбирать решение, где применяются новые технологии, которые будет легче поддерживать продолжительное время после внедрения.