Договорной документооборот – один из самых критичных и важных процессов в любой компании. В согласования договоров участвуют руководители, от скорости прохождения этого процесса зависит, насколько быстро будут получены платежи или товары/услуги, а от контроля исполнения договоров – какими будут юридические риски для организации.
В новом решение «Управление договорами» для платформы Docsvision мы собрали все лучшие практики по автоматизации договорного документооборота. Использование этого решения позволит в сжатые сроки автоматизировать все этапы жизненного цикла договора в компании и быстро получить бизнес-эффект.
В решение входит карточка для регистрации договоров и дополнительных соглашений с типовыми полями: категория документа, сроки его действия, сумма, НДС, валюта и другие.
Набор полей в карточке может быть изменен с помощью Конструктора разметок платформы Docsvision.
Для решения подготовлены шаблоны с настроенной синхронизацией полей карточки договорного документа с файлом. Пользователю достаточно заполнить основные поля в карточке и нажать кнопку «Создать из шаблона»: шаблон будет выбран автоматически, и в тексте документа будут заполнены данные из полей карточки.
Отредактировать шаблоны (создать новые) можно с помощью Конструктора шаблонов платформы Docsvision.
В решение встроена интеграция с сервисом Контур.Фокус, которая позволяет запросить отчёт о благонадёжности контрагента из карточки договорного документа. Отчет автоматически загрузится в карточку (в дополнительные файлы) и может быть использован согласующими лицами при согласовании договорного документа.
Для договорных документов в решении настроены вариативные маршруты согласования, которые меняются в зависимости от реквизитов: типовой договор или рамочный, будет подписываться на бумаге или в электронном виде.
Маршруты согласования и правила их выбора можно настроить в Конструкторе согласований платформы Docsvision.
После подписания договорных документов происходит автоматическая конвертация документа в формат PDF и наложение на него регистрационного штампа с датой и номером регистрации.
Данные, которые выводятся в штампе, а также его стиль могут быть настроены и адаптированы под требования организации.
В решении настроены несколько готовых печатных форм, которые позволяют отобразить лист согласования и при необходимости его распечатать. Информация, которая выводится в печатной форме, а также её стиль, могут быть настроены и адаптированы под требования организации.
В карточке договорного документа предусмотрены вкладка для фиксации этапов договора (название этапа, срок этапа), а также закрывающие документы по каждому этапу (акт и счёт). Помимо этого, предусмотрена вкладка для фиксации того, кому и когда был выдан договорной документ и когда он был возращен.
На вкладке «Вехи по договору» есть возможность создавать контрольные точки по исполнению договора, назначать ответственных и сроки. Docsvision автоматически выполнит рассылку соответствующих заданий ответственным сотрудникам, а в карточке договора можно будет отслеживать ход их исполнения.
