27 ноября 2024
Рейтинг и обзор отечественного рынка систем электронного документооборота опубликовал портал IaaSSaaSPaaS.
«Москоллектор» ускорил выдачу технических условий на подключение к коммуникациям
- 16 апреля 2020
- Новости
В 2019 году в ГУП «Москоллектор» был оптимизирован один из ключевых для предприятия процессов - выдача технических условий (ТУ) по заявкам потребителей. Теперь подготовка ТУ, в которой задействованы специалисты нескольких удаленных подразделений, проходит быстрее, поскольку весь процесс переведён в электронный вид - от заявления клиента до отправки ему ответа.
В системе контролируются этапы исполнения заданий, вся информация по заявкам хранится централизованно, а потребители могут работать со своими заявками через Личный кабинет на сайте ГУП «Москоллектор». Проект реализован компанией «СБК» на базе уже работающей на предприятии системы электронного документооборота Docsvision. По итогам работы в системе в 2019 году среднее время обработки заявок снизилось на 7%, а в отдельные месяцы года – почти в 2 раза.
О компании
ГУП «Москоллектор» - специализированное предприятие топливно-энергетического хозяйства Москвы, обеспечивающее эксплуатацию коммуникационных коллекторов. ГУП «Москоллектор» подчиняется Департаменту ЖКХ Москвы.
Коммуникационный коллектор - это подземное сооружение протяженностью до нескольких километров, в котором проложены силовые кабели, кабели связи и спецсвязи, а также трубы теплосети и водопровода.
Компания занимается:
- обеспечением должных условий для эксплуатации всех находящихся в коллекторах коммуникаций,
- проведением технадзора и выдачей технических условий (ТУ) при строительстве новых и перекладке существующих коллекторов,
- инвестированием в устройство кабельных коллекторов от электроподстанций.
Предпосылки проекта
Один из ключевых бизнес-процессов предприятия – подготовка и выдача ТУ на инженерные коммуникации заявителям, и на момент начала проекта он был не автоматизирован:
- документы передавались курьерской службой,
- отсутствовал промежуточный контроль сроков исполнения,
- процесс обрабатывался в нескольких системах,
- не было единой базы данных по каждой заявке.
Поскольку с 2014 года 250 сотрудников ГУП «Москоллектор» работают в СЭД Docsvision, было решено перевести процесс в электронный вид на базе этой же платформы.
Реализация проекта
Внедрение решения происходило без остановки процесса подготовки документации, и при его реализации использовался весь набор инструментов, предоставляемый платформой Docsvision.
В результате автоматизирован процесс выдачи ТУ на врезку трубопроводов, прокладку, перекладку или демонтаж инженерных коммуникаций, а также корректировок ТУ, которые были ранее выданы без привлечения или с привлечением РЭК. Демонтаж – для городского заказа или с номером договора.
В бизнес-процессе задействованы около 30 человек из 4 служб и 6 районов: центра обслуживания потребителей (ЦОП), службы технического развития, района эксплуатации коллекторов (РЭК) и отдела реализации услуг.
Как настроен процесс
- Процесс начинается с того, что потребитель обращается в Центр обслуживания потребителей (ЦОП): очно или через Личный кабинет на сайте http://www.moscollector.ru/ за счёт его интеграции с Docsvision.
- Специалисты ЦОП заносят заявку и документы потребителя в Docsvision. По заявке создаётся задача и запускается бизнес-процесс по выдаче разрешительной документации, в который вовлечены несколько подразделений и систем.
- Подготовленное ТУ печатается из Docsvision в ЦОП или выгружается в электронном виде в личный кабинет.
- Помимо интеграции с личным кабинетом на сайте, система интегрирована с корпоративным мессенджером предприятия ExpressChat для оперативной обработки заявлений и с существующей учетной базой данных Предприятия.
Интерфейс Docsvision был адаптирован для каждой группы пользователей, а для контроля сроков исполнения на каждом этапе реализован специализированный отчет.
Первые результаты проекта
По итогам увеличена скорость обработки и выдачи технических условий; все документы по заявке хранятся в одном месте, и дальнейшие документы будут приобщаться к делу. Снизились объёмы печати. На 8% уменьшилось количество просроченных заданий. В целом за 2019 год количество входящих обращений выросло на 22%.
Партнёр проекта
Компания «СБК» - сертифицированный партнёр Docsvision, имеет статус Certified Software & Service Partner.
Перейти в раздел ПРОЕКТЫ к подробному описанию