В "Электронной России" появилось электронное министерство

• 1 ноября 2003
• Новости

Digital Design модернизирует систему документооборота для Минэкономразвития.

Проблема реформирования модели государственного управления Российской Федерации является более чем актуальной. По мнению многих политиков, действующая сейчас неэффективная бюрократическая система России является основным тормозом на пути к росту благосостояния общества и экономического процветания.

Правительство РФ в настоящий момент проводит административную реформу. Начало реформы положил подписанный Президентом Указ «О мерах по проведению административной реформы 2003-2004 годах от 23 июля», где были определены приоритеты направления и порядок проведения административной реформы, а также четко расставлены задачи по реформированию системы государственного управления.

При реформировании системы управления Правительству в первую очередь требуются инструменты для организации процесса, наиболее полно отвечающие современным требованиям. Таким инструментом может стать внедрение передовых информационных технологий в федеральные органы власти.

Согласно недавнему докладу, который предоставили Минсвязи и Минэкономразвития Правительству России, информационные технологии в правительственных структурах используются неэффективно и требуют скорейшей модернизации. Этот доклад является первым серьезным исследованием ситуации в области информатизации государственной сферы в России. Исследование показало, что системы электронного документооборота разного уровня введены сейчас в 32 федеральных органах, но лишь в одном из них система позволяет полностью перейти на безбумажную технологию. Во всех остальных ведомствах электронный документооборот и бумажный мирно сосуществуют.

Как одно из возможных решений проблемы информатизации государственного управления Правительством Российской Федерации была организована федеральная целевая программа "Электронная Россия". Задача программы была определена как оптимизация функционирования государственного управления и местного самоуправления за счет внедрения и массового распространения информационных и коммуникационных технологий.

«Серьезной проблемой, тормозящей процесс перехода к безбумажной технологии документооборота, является отсутствие единого системного подхода. Необходимо создать общие унифицированные подходы в рамках федеральной целевой программы Электронная Россия во всех органах государственной власти и, конечно же, в Аппарате Правительства, то есть выработать единые для всех требования. В противном случае электронный документооборот на межведомственном уровне не будет обеспечен» - говорит С.К. Кузнецов, руководитель административного департамента Минэкономразвития РФ.

Основными государственными структурами, на решение проблем которых были нацелены задачи программы на этом этапе, стали Минэкономразвития, Минсвязи и Минпромнауки России. Программа рассчитана на 9 лет, в течение которых предстоит предпринять меры, направленные на информатизацию России. На первом этапе программы «Электронная Россия» был сделан акцент на повсеместном внедрении в государственных органах систем электронного документооборота.

В июне этого года на конкурс в Минэкономразвития по статье «прочие расходы» было выставлено семь лотов по программным мероприятиям ФЦП «Электронная Россия». За право выполнения работ соревновались многие крупные российские ИТ компании. Компания Digital Design стала победителем по лоту “Создание сводного каталога электронной библиотеки документов федеральных органов исполнительной власти на примере Минэкономразвития России, с возможностью усовершенствования электронной системы автоматизированного делопроизводства Министерства”. Digital Design также выступила в роли соисполнителя по лоту “Разработка и внедрение электронных административных регламентов на примере структурных подразделений Минэкономразвития России”

Победа Digital Design не была случайной. Компания работает на рынке информационных технологий уже 11 лет и имеет богатый опыт по успешной разработке и внедрению автоматизированных систем управления в крупные организации с различной сферой деятельности. Digital Design разработала собственный программный продукт для автоматизации и управления бизнес процессами Docsvision 3.0, который и лежит в основе проекта для Минэкономразвития.

Минэкономразвития является одним из крупнейших федеральных органов исполнительной власти, как по количеству работников, так и по количеству задач и функций. Основной организационно-технической проблемой министерства является географическая удаленность подразделений друг от друга, и, как результат, низкая оперативность принятия решений и качество подготовки документов.

Выход из сложившейся ситуации руководители министерства видят в разработке автоматизированной системы хранения электронных документов, автоматизации и анализа эффективности бизнес процессов. Первые шаги на пути внедрения электронного документооборота уже предприняты: была создана сеть с использованием самых современных технологий, все здания Министерства соединены опто-волоконными линиями коммуникаций. Министерство уже использует систему автоматизированного делопроизводства при регистрации документов, в организации успешно функционирует почтовый сервер и в рамках локальной сети создан ведомственный информационный портал.

На сегодняшний день, Минэкономразвития имеет более развитую информационную систему, чем многие другие органы федеральной власти. Но действующая сегодня система электронного делопроизводства не позволяет полностью реализовать все задачи автоматизированного документооборота. «При наличии современных коммуникаций, сохраняются устаревшие формы обмена информацией, как по вертикали, так и на уровне горизонтальных связей между структурными подразделениями. В результате имели место систематические сбои в процессах прохождения управленческих решений, потеря времени и, как следствие, качества исполнения. При этом из-за архаичной системы передачи информации приходилось сокращать ее объем, что в свою очередь сужало аналитическую базу, необходимую для правильных выводов и качественных решений», говорит С.К. Кузнецов.

«Система документооборота, которой в Минэкономразвития пользовались до сих пор, отвечала нуждам министерства за одним, но очень существенным исключением – подобная система не позволяла стать инструментом для улучшения управленческих процессов, платформой для организации работы с документами» - считает Владимир Габриель, директор департамента развития и исследований компании Digital Design.

Проект федеральной программы «Электронная Россия» по созданию системы электронного документооборота Минэкономразвития России стал следующим немаловажным шагом на пути к автоматизации документооборота министерства. Эта программа является своего рода пилотным проектом электронного документооборота, который будет внедрен непосредственно в Административном департаменте Министерства. При успешном выполнении новая автоматизированная система автоматизации управленческих процессов будет установлена во всех структурных подразделениях министерства.

Система, поставленная в Минэкономразвития России, строится на основе самых передовых программных разработок в этой области. Новая система является программным решением на платформе Docsvision 3.0, созданной специалистами компании Digital Design, базируется на новейшей платформе Microsoft .Net и использует технологию Web services.

Руководитель административного департамента Минэкономразвития, С.К.Кузнецов комментирует: «Внедрение модной системы ради имиджа новаторов нас не устраивает. Нам предлагали без особых проблем скопировать системы западных бизнес структур. Но нам нужен не громоздкий, но с хорошими эксплутационными качествами и относительно легко воспринимаемый отечественными кадрами технологический процесс управления».

Принятая за основу системы, программная платформа Docsvision была разработана специалистами компании Digital Design. является эффективным инструментом автоматизации документоориентированных процессов, обеспечивает тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и создает единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основная задача проекта для Минэкономразвития – упростить схему прохождения носителей информации с момента их получения и принятия предварительного решения до направления непосредственно к исполнителю.

Существующая сейчас в Министерстве система работы с документами обеспечивает функции электронного архива: регистрация, поиск документов, построение отчетов и частичный контроль исполнения. Новая система в дополнение к существующим функциям позволит автоматизировать движение документов в электронном виде, управлять версиями электронных документов и осуществлять контроль исполнения на всем жизненном цикле документа.

Неотъемлемой частью системы станет электронный архив и электронная библиотека документов с возможностью просмотра и обработки. Время прохождения документов от руководства до исполнителя будет снижено до нуля, тем самым повысится оперативность обработки документов. Введение такой системы позволит переориентировать задачи управленческого аппарата и сделать весь документооборот абсолютно прозрачным.

В дополнение к расширенной функциональности новая система имеет более простой пользовательский интерфейс, современную архитектуру и позволяет автоматически, не прибегая к помощи администраторов системы, устанавливать и обновлять клиентские рабочие места на компьютерах пользователей. Эта особенность позволит в кратчайшие сроки внедрить систему и включить в работу с электронными документами всех сотрудников Минэкономразвития России, участвующих в процессах документооборота.

В ближайшие планы министерства относительно использования системы документооборота входит переключение всех пользователей старой системы на новую, а также подключение к новой системе всех сотрудников, имеющих дело с документами по департаментам.

При выполнении этого плана, одной из важнейших проблем внутреннего порядка становятся кадры. «Людей не только нужно научить работать в новой технологической среде, но и убедить в необходимости этого. Здесь без совокупных усилий всего руководящего состава подразделений трудно ожидать, скорого успеха. Судите сами: из 800 сотрудников аппарата в сети работают 500 человек. 90% потенциально не готовы к этой системе. Из руководителей департаментов и их заместителей более 10 % не работают в сети. Все это вызывает печальную необходимость сохранять бумажную технологию, отвлекая трудовой потенциал, распыляя управленческие ресурсы», говорит С.К. Кузнецов.

Внедрение системы документооборота в Минэкономразвития проходит в несколько этапов. Сейчас Digital Design осуществляет первый этап, который заключается в обучении двадцати пользователей и пробной эксплуатации системы на двадцати рабочих местах. Это делается с целью выявления пожеланий и замечаний к системе. Таким образом, компания получает возможность доработать систему согласно потребностям пользователей.

Второй этап внедрения системы - это обучение сотрудников и опытная эксплуатация системы на 150 пользователях. С этой целью в главном здании Минэкономразвития компания Digital Design создает компьютерный класс для обучения служащих министерства.

На следующем этапе к новой системе документооборота подключат сотрудников, работающих в главном здании Минэкономразвития. Затем систему установят у всех сотрудников министерства, в обязанности которых входит работа с документами. Подключение будет происходить постепенно по департаментам. По предварительным оценкам число служащих, которым предстоит работать с новой системой на первом этапе внедрения, составляет около 500 человек.

В долгосрочные планы Минэкономразвития входит проект по интеграции системы автоматизации бизнес процессов, через систему электронных административных регламентов с другими действующими системами Минэкономразвития, такими как АИС «Кадры центрального аппарата и аппарата загранучреждений» и АИС «Бухгалтерский учет». Также, предполагается интеграция с Web порталом Министерства.

Разработка и внедрение новой системы документооборота для Минэкономразвития России позволит перейти на качественно новый уровень автоматизации процессов Министерства для снижения времени и затрат на обработку или подготовку одного документа.

«Несмотря на сложную организационную структуру, нашему заказчику удалось построить удачную модель управления проектом и добиться результатов. Мы рады, что практически единственная российская платформа автоматизации бизнес процессов нашла свое применение в программе "Электронная Россия", я вижу в этом добрый знак для всех производителей программного обеспечения в нашей стране" считает В. Габриель

Разработанная для подразделений Минэкономразвития система документооборота стала первым шагом на пути к информатизации государственного управления. Благодаря опыту компании Digital Design по созданию системы документооборота в Минэкономразвития России, работа по внедрению документооборота в других Министерствах пройдет уже с меньшими усилиями и риском. Это поможет значительно приблизиться к достижению целей федеральной программы "Электронная Россия" и к осуществлению задач столь актуальной и важной сегодня административной реформы.