Автоматизирован обмен документами между Торговым Домом «Роллтон» и ЗАО «ДИ ЭЧ ВИ - С» на базе DocsVision

• 2 октября 2007
• Новости

Успешно завершен проект внедрения системы электронного документооборота на базе системы Docsvision в ЗАО «ДИ ЭЧ ВИ – С».

ЗАО «ДИ ЭЧ ВИ – С» (DHV-S) (г. Серпухов, Московская область) является одним из крупнейших в России производителей пищевых продуктов быстрого приготовления. Компания выпускает продукты быстрого приготовления под торговыми марками Rollton, BigBon, Rolben и Рол Рол.

Руководство компании DHV-S остановило свой выбор на системе Docsvision и партнере-внедренце, опираясь на успешный опыт автоматизации документооборота в Торговом Доме «Роллтон» (г. Москва). Количество пользователей системы в ЗАО «ДИ ЭЧ ВИ – С» – 150 человек.

В рамках проекта внедрения была автоматизирована работа канцелярии: регистрация внешней корреспонденции и контроль исполнения документов, а также ряд основных бизнес-процессов обработки документов компании: обмен внутренними служебными записками, согласование и контроль исполнения распорядительных документов, согласование исходящих документов, обмен служебными записками с Торговым домом «Роллтон». Помимо этого, был разработан ряд вспомогательных процессов для рассылки различных напоминаний и уведомлений.

Автоматизация процессов позволила работникам компаний в рамках СЭД постоянно видеть актуальный статус своих документов, отправленных на согласование и исполнение. Отдельное внимание было уделено процессу обмена служебными записками с Торговым домом «Роллтон», где система Docsvision была запущена в промышленную эксплуатацию в середине 2006 г. С технической точки зрения, в ТД «Роллтон» и в ЗАО «ДИ ЭЧ ВИ - С» установлены две независимые системы, каждая из которых имеет свои настройки и правила работы, основанные на индивидуальных методах ведения канцелярии и внутренней документации, а также процессах их обработки. В основе взаимодействия между компаниями лежит обмен служебными записками. Специалистами компании-партнера был разработан механизм, с помощью которого работники двух компаний — пользователи двух различных систем совершенно прозрачно могут обмениваться служебными записками и видеть их текущие статусы согласования и исполнения так, как будто они работают в единой системе. Данная разработка не использует механизмы репликации данных, поскольку в рамках этого проекта такая архитектура была признана нецелесообразной. Помимо документов, в системах синхронизируются справочники сотрудников, для того чтобы пользователи могли выбирать согласующих лиц и исполнителей среди сотрудников как собственной организации, так и компании-партнера.

Срок реализации проекта от начала исследований и анализа до запуска в промышленную эксплуатацию всех разработанных процессов составил 6 месяцев.

Автоматизация канцелярии и ключевых бизнес-процессов дала компаниям возможность ускорить процессы согласования и обмена документами, упростить поиск, исключить потери, существенно сократить объем бумажных документов, а также организовать единое хранилище документов компании. В планах на ближайшее будущее – автоматизация процессов совместного согласования договоров работниками Торгового дома и ЗАО «ДИ ЭЧ ВИ-С».