11 апреля 2024
ITFB Group и «ДоксВижн» заключили соглашение о партнёрстве.
Компания «АЛАНС» автоматизировала управление совещаниями и упростила контроль управленческих задач
- 4 июня 2019
- Новости
ООО «АЛАНС» выполняет инженерные изыскания, топографо-геодезические, кадастровые, оценочные и другие виды работ на территории Западной и Восточной Сибири, Дальнего Востока. Компании требовалась единая система документооборота для автоматизации трёх ключевых направлений: контроля исполнения поручений руководства, управления делопроизводством, организации совещаний.
Поскольку «АЛАНС» входит в состав Группы компаний, система должна была играть роль диспетчера: автоматически маршрутизировать потоки информации в зависимости от юридического лица. Руководство компании принимало непосредственное участие в разработке ТЗ будущей системы, поэтому она изначально была нацелена не только на автоматизацию документооборота, но, в первую очередь, на решение управленческих задач. Проект осуществляла компания ООО «РКИТ» - «золотой» партнёр Docsvision.
Результаты проекта
В ООО «АЛАНС» автоматизирован целый ряд процессов:
- работа с входящей корреспонденцией, резолюциями, поручениями, проектами исходящих документов. Помимо стандартных функций делопроизводства, предусмотрена связь с договорами по шифру договора. Таким образом, вся переписка, имеющая отношение к договорным обязательствам, должна автоматически прикрепляться к карточке договора;
- работа с внутренними документами и ОРД (служебными записками, приказами, распоряжениями). Система сохраняет проекты внутренних документов, позволяет отследить историю изменений и момент утраты силы приказов;
- настроен контроль исполнения поручений, устных распоряжений руководства через систему;
- лист ознакомления с организационно-распорядительными документами формируется автоматически. В ходе доработок были подготовлены шаблоны для всех видов внутренних документов и юридических лиц, входящих в состав группы компаний. При использовании шаблона реквизиты юр. лица заполняются из карточки;
- управление совещаниями. Система автоматизирует комплекс процедур по управлению совещаниями: от формирования повестки и предварительного обсуждения отдельных вопросов до контроля исполнения поручений, зафиксированных в протоколе.
Отвечая особенностям организации делопроизводства в группе компаний, настроенное решение:
- максимально автоматизирует рутинные операции, снижает нагрузку на руководителей и делопроизводителей при работе с документами;
- сокращает ошибки в данных документов при заполнении карточек;
- помогает контролировать исполнение поручений.
Специалисты ООО «РКИТ» создали для ООО «АЛАНС» глубоко проработанное решение по автоматизации процессов делопроизводства и совещаний, и от имени компании получен положительный отзыв о проекте, а также благодарность за проведенное обучение специалистами «РКИТ» работе сотрудников в системе «Корпоративное делопроизводство и управление совещаниями».