Компания «АЛАНС» автоматизировала управление совещаниями и упростила контроль управленческих задач

ООО «АЛАНС» выполняет инженерные изыскания, топографо-геодезические, кадастровые, оценочные и другие виды работ на территории Западной и Восточной Сибири, Дальнего Востока. Компании требовалась единая система документооборота для автоматизации трёх ключевых направлений: контроля исполнения поручений руководства, управления делопроизводством, организации совещаний. 

Поскольку «АЛАНС» входит в состав Группы компаний, система должна была играть роль диспетчера: автоматически маршрутизировать потоки информации в зависимости от юридического лица. Руководство компании принимало непосредственное  участие в разработке ТЗ будущей системы, поэтому она изначально была нацелена не только на автоматизацию документооборота, но, в первую очередь, на решение управленческих задач. Проект осуществляла компания ООО «РКИТ» - «золотой» партнёр Docsvision. 

Результаты проекта

В ООО «АЛАНС» автоматизирован целый ряд процессов:

  • работа с входящей корреспонденцией, резолюциями, поручениями, проектами исходящих документов. Помимо стандартных функций делопроизводства, предусмотрена связь с договорами по шифру договора. Таким образом, вся переписка, имеющая отношение к договорным обязательствам, должна автоматически прикрепляться к карточке договора;
  • работа с внутренними документами и ОРД (служебными записками, приказами, распоряжениями). Система сохраняет проекты внутренних документов, позволяет отследить историю изменений и момент утраты силы приказов; 
  • настроен контроль исполнения поручений, устных распоряжений руководства через систему; 
  • лист ознакомления с организационно-распорядительными документами формируется автоматически. В ходе доработок были подготовлены шаблоны для всех видов внутренних документов и юридических лиц, входящих в состав группы компаний. При использовании шаблона  реквизиты юр. лица заполняются из карточки;
  • управление совещаниями. Система автоматизирует комплекс процедур по управлению совещаниями: от формирования повестки и предварительного обсуждения отдельных вопросов до контроля исполнения поручений, зафиксированных в протоколе.

Отвечая особенностям организации делопроизводства в группе компаний, настроенное решение: 

  • максимально автоматизирует рутинные операции, снижает нагрузку на руководителей и делопроизводителей при работе с документами;
  • сокращает ошибки в данных документов при заполнении карточек;
  • помогает контролировать исполнение поручений.

Специалисты ООО «РКИТ» создали для ООО «АЛАНС» глубоко проработанное решение по автоматизации процессов делопроизводства и совещаний, и от имени компании получен положительный отзыв о проекте, а также благодарность за проведенное обучение специалистами «РКИТ» работе сотрудников в системе «Корпоративное делопроизводство и управление совещаниями».

    Перейти к более подробному описанию проекта и посмотреть отзывы 

    Похожие публикации
    28 июля 2020
    Решение позволяет компаниям организовать хранение файлов транзакций SAP в архиве Docsvision, поддерживать бесшовный доступ к данным в едином интерфейсе учётной системы
    17 июля 2020
    Компания «Вебзавод» успешно реализовала проект по доработке системы электронного документооборота (СЭД) для Сызранского нефтеперерабатывающего завода.
    Подпишитесь на рассылку
    Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.