ДЕМОЦЕНТР

Компания «АЛАНС» автоматизировала управление совещаниями и упростила контроль управленческих задач

ООО «АЛАНС» выполняет инженерные изыскания, топографо-геодезические, кадастровые, оценочные и другие виды работ на территории Западной и Восточной Сибири, Дальнего Востока. Компании требовалась единая система документооборота для автоматизации трёх ключевых направлений: контроля исполнения поручений руководства, управления делопроизводством, организации совещаний. 

Поскольку «АЛАНС» входит в состав Группы компаний, система должна была играть роль диспетчера: автоматически маршрутизировать потоки информации в зависимости от юридического лица. Руководство компании принимало непосредственное  участие в разработке ТЗ будущей системы, поэтому она изначально была нацелена не только на автоматизацию документооборота, но, в первую очередь, на решение управленческих задач. Проект осуществляла компания ООО «РКИТ» - «золотой» партнёр Docsvision. 

Результаты проекта

В ООО «АЛАНС» автоматизирован целый ряд процессов:

  • работа с входящей корреспонденцией, резолюциями, поручениями, проектами исходящих документов. Помимо стандартных функций делопроизводства, предусмотрена связь с договорами по шифру договора. Таким образом, вся переписка, имеющая отношение к договорным обязательствам, должна автоматически прикрепляться к карточке договора;
  • работа с внутренними документами и ОРД (служебными записками, приказами, распоряжениями). Система сохраняет проекты внутренних документов, позволяет отследить историю изменений и момент утраты силы приказов; 
  • настроен контроль исполнения поручений, устных распоряжений руководства через систему; 
  • лист ознакомления с организационно-распорядительными документами формируется автоматически. В ходе доработок были подготовлены шаблоны для всех видов внутренних документов и юридических лиц, входящих в состав группы компаний. При использовании шаблона  реквизиты юр. лица заполняются из карточки;
  • управление совещаниями. Система автоматизирует комплекс процедур по управлению совещаниями: от формирования повестки и предварительного обсуждения отдельных вопросов до контроля исполнения поручений, зафиксированных в протоколе.

В системе учтены особенности организации делопроизводства ООО «АЛАНС». Внедрены некоторые функции для оперативного решения управленческих задач. 

Специалисты ООО «РКИТ» создали для ООО «АЛАНС» глубоко проработанное решение по автоматизации процессов делопроизводства и совещаний, и от имени компании получен положительный отзыв и благодарность за проведенное обучение специалистами «РКИТ» работе сотрудников в системе «Корпоративное делопроизводство и управление совещаниями»

Таким образом, настроенное решение отвечает особенностям организации делопроизводства в группе компаний, максимально автоматизирует рутинные операции, снижает нагрузку на руководителей и делопроизводителей при работе с документами; сокращает ошибки в данных документов при заполнении карточек; помогает контролировать исполнение поручений.

Перейти к более подробному описанию проекта и посмотреть отзыв

Похожие публикации
24 июня 2019
27 июня приглашаем на вебинар из серии «Истории успеха с Docsvision». О масштабном проекте, реализованном на платформе Docsvision в Ракетно-космическом центре «Прогресс», расскажет начальник отдела ИТ АО «РКЦ «Прогресс» Александр Крышталь.
20 июня 2019
Мы подписали сертификаты совместимости продуктов с компанией «Аладдин Р.Д.», российским разработчиком и поставщиком средств аутентификации, продуктов и решений для обеспечения информационной безопасности и защиты конфиденциальных данных. Испытания подтвердили работоспособность и корректность совместного функционирования электронных ключей JaCarta и системы Docsvision 5.5.
Подпишитесь на рассылку
Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных