ДЕМОЦЕНТР

Компания «АЛАНС» автоматизировала управление совещаниями и упростила контроль управленческих задач

ООО «АЛАНС» выполняет инженерные изыскания, топографо-геодезические, кадастровые, оценочные и другие виды работ на территории Западной и Восточной Сибири, Дальнего Востока. Компании требовалась единая система документооборота для автоматизации трёх ключевых направлений: контроля исполнения поручений руководства, управления делопроизводством, организации совещаний. 

Поскольку «АЛАНС» входит в состав Группы компаний, система должна была играть роль диспетчера: автоматически маршрутизировать потоки информации в зависимости от юридического лица. Руководство компании принимало непосредственное  участие в разработке ТЗ будущей системы, поэтому она изначально была нацелена не только на автоматизацию документооборота, но, в первую очередь, на решение управленческих задач. Проект осуществляла компания ООО «РКИТ» - «золотой» партнёр Docsvision. 

Результаты проекта

В ООО «АЛАНС» автоматизирован целый ряд процессов:

  • работа с входящей корреспонденцией, резолюциями, поручениями, проектами исходящих документов. Помимо стандартных функций делопроизводства, предусмотрена связь с договорами по шифру договора. Таким образом, вся переписка, имеющая отношение к договорным обязательствам, должна автоматически прикрепляться к карточке договора;
  • работа с внутренними документами и ОРД (служебными записками, приказами, распоряжениями). Система сохраняет проекты внутренних документов, позволяет отследить историю изменений и момент утраты силы приказов; 
  • настроен контроль исполнения поручений, устных распоряжений руководства через систему; 
  • лист ознакомления с организационно-распорядительными документами формируется автоматически. В ходе доработок были подготовлены шаблоны для всех видов внутренних документов и юридических лиц, входящих в состав группы компаний. При использовании шаблона  реквизиты юр. лица заполняются из карточки;
  • управление совещаниями. Система автоматизирует комплекс процедур по управлению совещаниями: от формирования повестки и предварительного обсуждения отдельных вопросов до контроля исполнения поручений, зафиксированных в протоколе.

Отвечая особенностям организации делопроизводства в группе компаний, настроенное решение: 

  • максимально автоматизирует рутинные операции, снижает нагрузку на руководителей и делопроизводителей при работе с документами;
  • сокращает ошибки в данных документов при заполнении карточек;
  • помогает контролировать исполнение поручений.

Специалисты ООО «РКИТ» создали для ООО «АЛАНС» глубоко проработанное решение по автоматизации процессов делопроизводства и совещаний, и от имени компании получен положительный отзыв о проекте, а также благодарность за проведенное обучение специалистами «РКИТ» работе сотрудников в системе «Корпоративное делопроизводство и управление совещаниями».

    Перейти к более подробному описанию проекта и посмотреть отзывы 

    Похожие публикации
    25 ноября 2019
    14 ноября прошла ежегодная практическая IT-конференция Docsvision Day, посвященная рынку СЭД/ЕСМ. Главной темой конференции в этом году стала цифровая трансформация управления: переход от отдельных автоматизированных функций к единой платформе управления всеми процессами менеджмента. Каким требованиям должна отвечать такая платформа? Обсудили 80 участников конференции на 20 этаже отеля AZIMUT Смоленская с шикарным видом на Москву.
    22 ноября 2019
    Премия Docsvision в 2019 году проводилась нами впервые. Целью её проведения было выявить и отметить достижения коллег в реализации проектов автоматизации документооборота и бизнес-процессов, реализованных на платформе Docsvision. Рассказываем, как все прошло, знакомим вас с номинантами и лауреатами Премии!
    Подпишитесь на рассылку
    Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.