АЛАНС

Внедрение информационной системы «Корпоративное делопроизводство и управление совещаниями» в ООО «АЛАНС»

О компании

ООО «АЛАНС» выполняет инженерные  изыскания, топографо-геодезические, кадастровые, оценочные  и другие виды работ на территории Западной и Восточной Сибири, Дальнего Востока. 

Предпосылки

Для контроля исполнения поручений руководства, управления делопроизводством, организации совещаний ООО «АЛАНС» требовалась единая система документооборота. Поскольку  «АЛАНС» входит в состав Группу компаний, система должна была играть роль диспетчера: автоматически маршрутизировать потоки информации в зависимости от юридического лица. Руководство компании принимало непосредственное  участие в разработке ТЗ  будущей системы, поэтому она изначально была нацелена не только на автоматизацию документооборота, но, в первую очередь, на решение управленческих задач. 

Проект внедрения

В ходе рабочих встреч заказчик и ООО «РКИТ» согласовали объем работ, сформировали план проекта на 4 месяца.

Еженедельно заказчику предоставлялась очередная итерация решения с учетом доработок под требования компании. В итоге были подготовлены: документ «Согласование конфигурации информационной системы» и прототип системы.

В ходе опытной эксплуатации прототипа специалисты «АЛАНС» протестировали  заложенные в систему сценарии бизнес-процессов, работоспособность прикладного решения, готовность к промышленной эксплуатации. Сформировали дополнительные требования по удобству эксплуатации и развитию функциональности системы.

Результаты проекта

В ООО «АЛАНС» автоматизированы процессы:

• работа с входящей корреспонденцией, резолюциями, поручениями, проектами исходящих документов. Помимо стандартных функций делопроизводства (регистрация, отправка на рассмотрение, подготовка резолюций и поручений, проектов ответа, контроль исполнения поручений), предусмотрена связь с договорами по шифру договора. Таким образом, вся переписка, имеющая отношения к договорным обязательствам, должна автоматически прикрепляться к карточке договора;
• работа с внутренними документами и ОРД (служебными записками, приказами, распоряжениями). Система сохраняет проекты внутренних документов, позволяет отследить историю по изменениям и утрате силы приказов. Настроен контроль исполнения поручений, устных распоряжений руководства через систему. Лист ознакомления с организационно-распорядительными документами формируется автоматически. В ходе доработок были подготовлены шаблоны для всех видов внутренних документов и юридических лиц, входящих в состав группы компаний. При использовании шаблона  реквизиты юр. лица заполняются из карточки. 
• управление совещаниями (повестки, протоколы, вопросы совещания, поручения; контроль  исполнения поручений). Система автоматизирует комплекс процедур по управлению совещаниями: от формирования повестки и предварительного обсуждения отдельных вопросов до контроля исполнения поручений, зафиксированных в протоколе. Кроме того, в ресурс «Совещания» в ходе проекта был добавлен этап согласования повестки и протокола, множественный выбор участников совещания, возможность копирования повестки по кнопке. 

Для оперативного решения управленческих задач в систему внедрены функции

• Автоматически все поручения поступают в папку делопроизводителя «На контроле». Вопросы, которые, по мнению руководителя,  требуют особого внимания, он ставит на личный контроль при помощи специальной кнопки;
• в папку «Просроченные на рассмотрении» делопроизводителю поступают документы, с которыми руководитель не успел вовремя ознакомиться. Таким образом, ни один документ не остается без внимания;
• руководители освобождаются от рутинной работы по подготовке резолюций и поручений по входящим документам. Делопроизводитель создает проекты поручений по шаблонам и направляет руководству. Руководителю требуется только утвердить направленный ему проект резолюции. 

Скачать отзыв о проекте

В системе учтены особенности организации делопроизводства ООО «АЛАНС»

• документы привязаны к определенному юридическому лицу;
• файлы формируются по шаблонам в зависимости от вида документа и организации;
• список подписантов ограничен юридическим лицом;
• настроена отдельная нумерация  документов для каждой организации.

Специалисты ООО «РКИТ» создали для ООО «АЛАНС» глубоко проработанное решение по автоматизации процессов делопроизводства и совещаний. Вы можете посмотреть подписанный отзыв о проекте. 

Решение:

• отвечает особенностям организации делопроизводства в группе компаний;
• максимально автоматизирует рутинные операции: снижает нагрузку на руководителей и делопроизводителей при работе с документами;
• сокращает ошибки в данных документов при заполнении карточек; помогает контролировать исполнение поручений.

Кроме того, от имени компании получен положительный отзыв о проведенном обучении специалистами «РКИТ» работе сотрудников в системе «Корпоративное делопроизводство и управление совещаниями»

Партнёр

Эксперты в области электронного документооборота. Gold-партнёр Docsvision, обладающий статусами:
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»