ЦФТ упростил подготовку финансовой отчётности, используя возможности своей СЭД на платформе Docsvision

Ведущий российский финтех-провайдер Центр Финансовых Технологий уже несколько лет развивает свою систему электронного документооборота на базе Docsvision, подключая новые и оптимизируя существующие процессы. Один из проектов, создание электронного архива первичных финансовых документов, значительно упростил для сотрудников бухгалтерии подготовку и отправку отчётности в ответ на запросы контролирующих органов (ФНС) через СБИС. 
Компания ЦФТ перешла на электронный документооборот 11 лет назад, и с тех пор непрерывно наращивала функциональность решения на Docsvision. Сегодня система доступна во всех офисах ЦФТ в 12 регионах РФ. Системой в той или иной степени пользуются все сотрудники. 

Электронный архив первичных расходных документов – специализированное решение в рамках проекта. При объемах документации, характерных для ЦФТ, предоставлять документы в Федеральную налоговую службу возможно только в электронном виде, кроме того, централизованное хранилище необходимо для оперативной работы и из соображений безопасности. 

IT-специалистами компании был настроен удобный процесс наполнения электронного архива. Процесс состоит из нескольких этапов: сотрудник бухгалтерии получает документ и оформляет его в учетной системе 1С, при этом автоматически печатается штрихкод (принтеры стоят у каждого бухгалтера), который приклеивается на оригинал документа. Одновременно в СЭД Docsvision создается карточка документа. C определенной периодичностью оператор сканирует пачку документов, скан-копии распознаются и автоматически прикрепляются к карточкам документов в Docsvision. Регулярно проверяя наличие скан-копий, система сама уведомляет сотрудников бухгалтерии о расхождениях. Настроенное решение существенно разгрузило сотрудников финансовых служб в части «ручного» контроля за наличием документов по расходам, а также в части предоставления информации в электронном виде через СБИС. 

«Центр Финансовых Технологий» как высокотехнологичная компания следит за тем, чтобы все процессы взаимодействия – не только с контрагентами, но и внутри компании – осуществлялись чётко и оперативно. На платформе Docsvision, в интеграции с другими системами, автоматизировано порядка 15 различных контуров: классические задачи документооборота, HR-процессы, задачи, связанные с закупками, с контролем расходования средств и другое. Реализована внутрикорпоративная система электронного документооборота с использованием простой электронной подписи. 

HR-отдел ЦФТ через систему выставляет офферы, согласует кандидатов, проводит изменения оргструктуры и ФОТ. Настроен полный цикл работы с командировками и отпусками сотрудников с соблюдением всех требований законодательства.  
Через Docsvision согласовываются и оплачиваются расходные счета в соответствии с внутренними правилами компании; сделана интеграция с ERP, с системой контроля исполнения бюджета, с интернет-банком – что обеспечивает своевременную оплата счетов и контроль за расходованием средств. За время развития СЭД успешно интегрирована с 1С, с Confluence, с внутренней системой Service Desk, с ERP, ABBYY (в решении «электронный архив»). 

Такая комплексная работа в системе повышает оперативность работы отделов и дает возможность получать обоснованную статистику для дальнейшего улучшения процессов в компании. Не менее важны прозрачность документооборота, удобство и своевременность предоставления отчётности – как по внешним запросам, так и внутри группы компаний (ГК). 

Артём Коротченко, руководитель отдела развития управленческого учета ГК ЦФТ: 
«Главные движущие силы развития нашей системы – это сотрудники, которые генерируют идеи по улучшениям, топ-менеджмент, который понимает и ценит пользу цифровизации бизнес-процессов, и отличные специалисты, которые умеют такие проекты реализовывать. Всегда хочется что-то оптимизировать, сделать ближе к своей специфике – и мы можем себе это позволить»

Перейти к полному описанию проекта

Похожие публикации
28 июля 2020
Решение позволяет компаниям организовать хранение файлов транзакций SAP в архиве Docsvision, поддерживать бесшовный доступ к данным в едином интерфейсе учётной системы
17 июля 2020
Компания «Вебзавод» успешно реализовала проект по доработке системы электронного документооборота (СЭД) для Сызранского нефтеперерабатывающего завода.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.