Ведущий российский финтех-провайдер Центр Финансовых Технологий уже несколько лет развивает свою систему электронного документооборота на базе Docsvision, подключая новые и оптимизируя существующие процессы. Один из проектов, создание электронного архива первичных финансовых документов, значительно упростил для сотрудников бухгалтерии подготовку и отправку отчётности в ответ на запросы контролирующих органов (ФНС) через СБИС.
Компания ЦФТ перешла на электронный документооборот 11 лет назад, и с тех пор непрерывно наращивала функциональность решения на Docsvision. Сегодня система доступна во всех офисах ЦФТ в 12 регионах РФ. Системой в той или иной степени пользуются все сотрудники.
Электронный архив первичных расходных документов – специализированное решение в рамках проекта. При объемах документации, характерных для ЦФТ, предоставлять документы в Федеральную налоговую службу возможно только в электронном виде, кроме того, централизованное хранилище необходимо для оперативной работы и из соображений безопасности.
IT-специалистами компании был настроен удобный процесс наполнения электронного архива. Процесс состоит из нескольких этапов: сотрудник бухгалтерии получает документ и оформляет его в учетной системе 1С, при этом автоматически печатается штрихкод (принтеры стоят у каждого бухгалтера), который приклеивается на оригинал документа. Одновременно в СЭД Docsvision создается карточка документа. C определенной периодичностью оператор сканирует пачку документов, скан-копии распознаются и автоматически прикрепляются к карточкам документов в Docsvision. Регулярно проверяя наличие скан-копий, система сама уведомляет сотрудников бухгалтерии о расхождениях. Настроенное решение существенно разгрузило сотрудников финансовых служб в части «ручного» контроля за наличием документов по расходам, а также в части предоставления информации в электронном виде через СБИС.
«Центр Финансовых Технологий» как высокотехнологичная компания следит за тем, чтобы все процессы взаимодействия – не только с контрагентами, но и внутри компании – осуществлялись чётко и оперативно. На платформе Docsvision, в интеграции с другими системами, автоматизировано порядка 15 различных контуров: классические задачи документооборота, HR-процессы, задачи, связанные с закупками, с контролем расходования средств и другое. Реализована внутрикорпоративная система электронного документооборота с использованием простой электронной подписи.
HR-отдел ЦФТ через систему выставляет офферы, согласует кандидатов, проводит изменения оргструктуры и ФОТ. Настроен полный цикл работы с командировками и отпусками сотрудников с соблюдением всех требований законодательства.
Через Docsvision согласовываются и оплачиваются расходные счета в соответствии с внутренними правилами компании; сделана интеграция с ERP, с системой контроля исполнения бюджета, с интернет-банком – что обеспечивает своевременную оплата счетов и контроль за расходованием средств. За время развития СЭД успешно интегрирована с 1С, с Confluence, с внутренней системой Service Desk, с ERP, ABBYY (в решении «электронный архив»).
Такая комплексная работа в системе повышает оперативность работы отделов и дает возможность получать обоснованную статистику для дальнейшего улучшения процессов в компании. Не менее важны прозрачность документооборота, удобство и своевременность предоставления отчётности – как по внешним запросам, так и внутри группы компаний (ГК).
Артём Коротченко, руководитель отдела развития управленческого учета ГК ЦФТ:
«Главные движущие силы развития нашей системы – это сотрудники, которые генерируют идеи по улучшениям, топ-менеджмент, который понимает и ценит пользу цифровизации бизнес-процессов, и отличные специалисты, которые умеют такие проекты реализовывать. Всегда хочется что-то оптимизировать, сделать ближе к своей специфике – и мы можем себе это позволить»
Перейти к полному описанию проекта
