11 апреля 2024
ITFB Group и «ДоксВижн» заключили соглашение о партнёрстве.
Учёт рабочего времени сотрудников издательства «Титул» настроен на базе СЭД
- 13 февраля 2020
- Новости
Специалистами IT-департамента издательства «Титул» была разработана специализированная подсистема контроля и учета рабочего времени сотрудников на базе платформы Docsvision. Издательство уже несколько лет использует Docsvision для организации внутреннего электронного документооборота. Теперь в единой системе производится контроль и учёт рабочего времени, обрабатываются ~3500 служебных записок в год, анализируются внештатные ситуации, связанные с отсутствиями сотрудников. Реализовать такой ежедневный контроль позволила интеграция Docsvision с системой охраны «Орион».
Издательство «Титул» использует Docsvision
Издательство «Титул» - единственное специализированное издательство в России, которое выпускает учебники по английскому языку и учебную литературу в печатном и электронном виде для российских образовательных учреждений и огромного круга читателей. Электронные учебные пособия и обучающие программы пользуются спросом в 30 странах мира. Издательство «Титул» входит в перечень организаций, отобранных Министерством просвещения РФ и осуществляющих издание учебных пособий, которые допускаются к использованию в образовательном процессе.
Документооборот и управление бизнес-процессами компании несколько лет осуществляется в системе электронного документооборота на платформе Docsvision.
Новая подсистема контроля рабочего времени
Генеральный директор издательства выступил инициатором нового проекта, целью которого было повысить дисциплину сотрудников, более эффективно использовать их рабочее время и сократить лишние временные затраты персонала кадровой службы. В Docsvision уже функционировал электронный календарь сотрудников, поэтому в ходе разработки решили синхронизировать данные и обеспечить их удобное хранение в одном месте.
Настроенная подсистема обеспечила ежедневный контроль рабочего времени на основе данных о входе и выходе сотрудников с территории предприятия.
- Настроено рабочее расписание в виде электронного бизнес-календаря Docsvision,
- Автоматизировано сведение ежемесячного баланса рабочего времени и формирование табеля учета рабочего времени,
- Разработана служебная записка об отсутствии в виде внутреннего документа Docsvision.
Проще говоря, контроль учета рабочего времени сотрудников производится с учетом индивидуального рабочего расписания сотрудника и служебных записок на отсутствие (в т.ч. командировки, отгулы, отсутствия по болезни и отпуска).
Если подсистема фиксирует нештатную ситуацию – например, вход/выход не по расписанию, отсутствие на рабочем в течение периода времени, превышающего допустимый интервал, - она проверяет наличие документа, разрешающего отсутствие. Если такого документа нет - запускается бизнес-процесс Docsvision и сотруднику формируется задание о необходимости объяснения причины ситуации. Результатом является создание служебной записки в Docsvision. Ежегодно формируется порядка 3500 таких служебных записок.
Эффект от применения
С использованием системы улучшились показатели дисциплины. Автоматически формируются табели подразделений – таким образом высвобождается время персонала кадровой службы и бухгалтерии. Все документы и бизнес-процессы аккумулированы в единой системе на базе Docsvision.
Подробнее о проекте и интерфейсе системы вы можете узнать на странице описания, которое было подготовлено для участия в Премии Docsvision.
Познакомиться с другими проектами-участниками Премии Docsvision-2019