Издательство «Титул»

Специалистами IT-департамента издательства «Титул» была разработана специализированная подсистема контроля и учёта рабочего времени сотрудников на базе уже установленной в издательстве с 2009 года СЭД Docsvision. Теперь в единой системе производится контроль и учёт рабочего времени, обрабатываются ~3500 служебных записок в год, анализируются внештатные ситуации, связанные с отсутствиями сотрудников.

Скачать описание проекта в pdf (1,5 Мб)

Реализовать ежедневный контроль позволила интеграция Docsvision с системой охраны «Орион». Инициатором проекта выступил генеральный директор издательства. 

О компании

Издательство «Титул» - единственное специализированное издательство в России, занимающееся выпуском учебников по английскому языку и учебной литературы в печатном и электронном виде для российских образовательных учреждений и огромного круга читателей. Электронные учебные пособия и обучающие программы пользуются спросом в 30 странах мира. Издательство «Титул» имеет аккредитацию Министерства образования и науки РФ. 

Электронные учебные пособия и обучающие программы пользуются спросом в 30 странах мира. Издательство «Титул» входит в перечень организаций, отобранных Министерством просвещения РФ и осуществляющих издание учебных пособий, которые допускаются к использованию в образовательном процессе в имеющих государственную аккредитацию и реализующих образовательные программы общего образования образовательных учреждениях.

Предпосылки проекта

На предприятии уже использовалась система электронного документооборота Docsvision для организации и управления бизнес-процессами компании. На базе платформы в издательстве были настроены решения, расширявшие базовую функциональность, например, для автоматизации и простого управления проектами, постановки задач и контроля их исполнения. В СЭД также был реализован электронный календарь сотрудников, поэтому в ходе разработки подсистемы для учёта и контроля рабочего времени было решено:

• синхронизировать данные и обеспечить их удобное хранение в одном месте;
• обеспечить автоматическую фиксацию трудозатрат в модуле учета рабочего времени;
• обеспечить прозрачный контроль временных и трудозатрат на предприятии. 

Цели проекта - повышение дисциплины сотрудников, экономия времени персонала кадровой службы и бухгалтерии, эффективное использование рабочего времени сотрудников.

Реализация проекта

Настроенная подсистема обеспечивает:

• ежедневный контроль рабочего времени на основе данных о входе/выходе сотрудников с территории предприятия; 
• рабочее расписание в виде электронного бизнес-календаря Docsvision;
• автоматизированное сведение ежемесячного баланса рабочего времени (на базе данных системы «Орион», с учетом имеющихся служебных записок) и формирование табеля учета рабочего времени;
• разработку служебной записки об отсутствии в виде внутреннего документа Docsvision. 

Уникальные разработки

1.    Интеграция системы охраны «Орион» и Docsvision позволяет учитывать рабочее время за счет проверки момента входа и выхода сотрудника через систему контроля допуска «Орион», установленную на проходной предприятия. 

Если подсистема оперативного контроля фиксирует нештатную ситуацию (вход/выход не по расписанию, отсутствие на рабочем в течение периода времени, превышающего допустимый интервал), она проверяет наличие документа, разрешающего отсутствие. Если такого документа нет - подсистема запускает бизнес-процесс Docsvision для формирования задания сотруднику о необходимости объяснения причины ситуации. Результатом является создание служебной записки в Docsvision. 

Рис. 1. Задание о необходимости анализа внештатной ситуации. В данном случае необходимо проверить данные видеонаблюдения. 

2.    Разработана карточка «Служебная записка на отсутствие»;

Рис.2. Создание служебной записки на отсутствие сотрудника.

3.    Настроены бизнес-процессы обработки служебных записок в Docsvision - как написанных сотрудниками, так и вызываемых при нарушении расписания;
4.    Настроен бизнес-процесс ежемесячного формирования табеля подразделений. 

 
Рис. 3. Табель учета рабочего времени сотрудников.

Контроль учета рабочего времени сотрудников производится с учетом индивидуального рабочего расписания сотрудника, с учетом служебных записок на отсутствие (в т.ч. командировки, отгулы, отсутствия по болезни и отпуска).

Эффект от внедрения

О проекте в цифрах

• более 3500 служебных записок в год 
• объем базы данных системы - более 240 Гб

Партнёр

Cоздатель и разработчик одноимённой платформы Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-процессами.