В любую погоду ECM/BPM-системы поддержат непрерывность бизнес-процессов. Итоги Docsvision Day 2020

• 27 октября 2020
• Новости

2020 год резко изменил рабочую среду, выдернув всех из офисов на удалённую работу и в онлайн-пространство. Это не временное явление, скорее, это проявление тренда, который вырос по экспоненте за пару месяцев. Был ли готов к этому бизнес, точнее, его организационные структуры и процессы? Как перестроиться и оставаться эффективными в новом привычном удалённом или гибридном форматах?

Эти и другие вопросы были в центре внимания участников конференции Docsvision Day 2020.
Мероприятие прошло в онлайн-формате 14 и 15 октября, объединив 200 участников. Подробнее с деловой программой вы можете ознакомиться на сайте конференции.

Юлия Федорович, генеральный директор «ДоксВижн»

В меняющихся условиях работы компаниям становится критически важно переводить процессы на безбумажные технологии. Уже нет возможности зайти в отдел кадров и написать заявление на отпуск. Производственный вопрос, который в офисе сотрудники могли обсудить за 10 минут у рабочего стола, перерастает в километровую переписку в почте или чатах длиною в рабочий день. Поддержать безбумажные процессы как внутри организации, так и с контрагентами позволяют ECM/BPM-системы, интегрированные в ИТ-ландшафт. По мнению Кирилла Стогова, главного ИТ-архитектора Петербургского метрополитена, российские системы этого класса уже давно опередили западные.

«Уровень развития российских ECM соответствует или превосходит зарубежные системы, поэтому в этой области нет даже смысла говорить про импортозамещение»

Стремительный переход на удалённую работу подсветил реальные потребности в функциях ECM/BMP-систем. В первую очередь, это возможность поддержать бизнес-процессы на удалёнке и организовать безбумажный обмен документами внутри компании и с её внешним окружением. Клиенты Docsvision отмечают, что интеграция системы с другими ИТ-решениями и операторами ЭДО значительно повышает эффективность работы.

Роботизация, искусственный интеллект и облака – эти темы скорее хайповые на рынке ИТ. Однако, эти тренды тоже отражены в функционале ECM/BPM-систем. Например, компания ABBYY представила решение, которое позволяет анализировать процессы и данные, в том числе из ECM-систем с помощью технологии Process Mining. Дмитрий Черноус, заместитель директора по консалтингу и развитию бизнеса ABBYY, рассказал об этом в своём выступлении. Технология Process Mining моделирует процессы в том виде, как они реально протекают в компании, не опираясь на описания людей или их искажённое восприятие.

«Интеллектуальный поиск уже стал стандартной функцией для ECM-платформ, в частности, в Docsvision»

Требования клиентов и пользователей к ECM/BPM-системам изменились незначительно. При этом функциональные возможности для работы удалённых сотрудников и поддержки непрерывных бизнес-процессов в организации в 2020 г. вышли в топ-лист.

Диаграмма составлена на основе ответов о приоритетных задачах ECM от участников конференции Docsvsision Day 2020

Чтобы отвечать потребностям пользователей в стабильной работе и масштабировании, поддерживать высокую скорость работы при большом объёме данных, платформа Docsvision постоянно меняется и развивается. Новая версия Docsvision доступна с 30 октября. Нововведения и планы развития представил Сергей Пуцин, руководитель департамента развития продукта.

Сергей Пуцин, руководитель департамента развития продукта.
Docsvision 5.5.2 – новая технологическая ступень ЕСМ/ВРМ платформы

Вслед за обновлением платформы компания «ДоксВижн» представила новую версию web-клиента. Отвечая тренду и запросу на доступ к данным с мобильных устройств или удалённых рабочих мест, компания «ДоксВижн» развивала это решение как полнофункциональное зеркало традиционного клиента для ПК. В результате сегодня в большинстве проектов web-клиент является основным рабочим местом. Ольга Карачева, главный бизнес-аналитик, рассказала о том, что изменится в функционале новой версии web-клиента.

Ольга Карачева, главный бизнес-аналитик «ДоксВижн»
Новый Web-клиент 15 – платформа для создания веб-приложений

Платформа Docsvision позволяет автоматизировать различные процессы в организации, сделать порядок работы прозрачным и повысить исполнительскую дисциплину. Алексей Рождественский продемонстрировал функциональность решения на примере согласования договора в единой системе с несколькими участниками.

Алексей Рождественский, менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн»
Договорной документооборот без бумаги

Ускорить процесс согласования договора и работу с контрагентами позволяют дополнительные внешние сервисы, интегрированные с системой Docsvision. СКБ Контур, лидер по разработке подобных решений, представила функции, которые могут применяться в рамках ECM-системы: автоматическая проверка благонадёжности контрагентов или обмен юридически значимыми документами.

Далер Хайруллаев, ведущий эксперт СКБ «Контур»
Автоматизация как инструмент эффективного взаимодействия с клиентом

Ещё одна сфера применения ECM-системы – это создание единого электронного архива документов. Подобное решение позволяет предоставить доступ к документам удалённым сотрудникам, отказаться от физических помещений для хранений бумажных документов и оперативно предоставлять документы по запросу контролируемых органов. Также электронный архив может быть часть программного комплекса для компаний, участвующих в программе налогового мониторинга.

Денис Шабернев, старший менеджер группы автоматизации налоговых бизнес-процессов KPMG
Налоговый мониторинг: Витрина данных

Если же кто-то из контрагентов не готов отказаться от бумажного документооборота, то современные решения позволяют оперативно сканировать документы для передачи их в электронный архив и дальнейшей обработки в организации. О том, как различные российские компании решали вопросы оперативного доступа к бумажным документам, рассказал Антон Фролов из Fujitsu.

Антон Фролов, представитель PFU Fujitsu
Наполнение электронных архивов с помощью решений Fujitsu

Своим опытом использования платформы Docsvision поделились представители компаний «Группа «ГАЗ», AGC и ГУП «Петербургский метрополитен».

Компания AGC изготавливает, обрабатывает и реализует плоское стекло для строительной и автомобильной отраслей, а также для солнечной энергетики и отрасли высоких технологий. Внедрение системы на базе Docsvision было реализовано в конце 2018 года. Цифровая трансформация позволила Группе компаний AGC выйти на новый уровень управления задачами и работы с документами.

О развитии системы и запросах бизнеса рассказала Ирина Лазарева, руководитель отдела по учёту расчётов с контрагентами и казначейских операций и инициатор проекта. По её наблюдениям, все пользователи корпоративных систем делятся на три группы:

• Креативные генераторы предлагают улучшения и нововведения, но их всего 15%
• Ответственные исполнители составляют большинство – 80%, и чётко следуют правилам и новым инструкциям
• Занятые иногда скептически относятся к нововведениям и задают вопросы, направленные на улучшение процесса. Их всего 5%.

Ирина советует любить и ценить всех пользователей системы, а также ознакомиться с описанием проекта внедрения Docsvision.

Ирина Лазарева, руководитель отдела по учёту расчётов с контрагентами и казначейских операций
Внутренний ЭДО с Docsvision. Опыт Группы компаний AGC.

Петербургский метрополитен с помощью платформы Docsvision не только автоматизирует документооборот, но и обеспечивает хранение разнообразных документов.
Кирилл Стогов, ИТ-архитектор организации, рассказал, как система позволяет поддерживать оперативный доступ к технической документации и бухгалтерским документам различным службам и подразделениям. Проект развивается с 2006 года.

Кирилл Стогов, главный архитектор ИТ-решений ГУП «Петербургский метрополитен»
Место ECM на предприятии 21 века

«Группа «ГАЗ» – крупнейший производитель коммерческого транспорта России. Организация использует платформу Docsvision для организации документооборота внутри компаний, входящих в состав предприятия, и между ними (см. задачи и решения, реализованные в рамках проекта).

Елена Панкратова, главный специалист-руководитель проекта, рассказала, как система интегрирована с другими внутренними системами, например, с ERP и 1С:ЗУП. В результате в едином окне проходит согласование бюджетов и юридически значимых документов. В перспективе планируется настроить безбумажный обмен документами между всеми компаниями группы. Интересно, что в системе работает 8 000 человек, а миграция на новую версию платформы Docsvision 5.5 должна была занять не более одного дня, чтобы не останавливать работу компаний. Удалось это или нет (спойлер: удалось) смотрите в видеозаписи доклада Елены.

Елена Панкратова, руководитель проекта ООО «ГАЗ-ИТсервис»
Опыт «Группы «ГАЗ» по переходу на Docsvision 5.5

Клиенты Docsvision стали форсировать цифровую трансформацию бизнеса. Компании активнее переходят на безбумажный обмен документами с контрагентами, отказываются от бумажного согласования и подписаний внутри компании. Удалённая работа указала на узкие места в процессах, например, кадровое делопроизводство, которое было поставлено на паузу в первые дни карантина и вынужденной удаленной работы. Появилась потребность организовать доступ к данным, создать единые хранилища документов и сделать более прозрачными процессы, чтобы контролировать сотрудников.

Платформа Docsvision позволяет организовать обмен данными внутри всей компании или группы подразделений, автоматизировать и контролировать регламенты, открыть доступ к документам для сотрудников, наладить безбумажный обмен данными, организовать единый электронный архив, анализировать и повышать эффективность процессов.

Фотографии с конференции

Онлайн-формат, безусловно, не даёт столько живых и ярких фотографий мероприятия, как оффлайн-встречи, но мы сохранили для истории немного бекстейджа или «что происходило по ту сторону камеры».

Благодарим всех участников, до новых встреч на мероприятиях Docsvision!