Интеграция Docsvision с Такском - внутренний и внешний ЭДО в одном окне

• 
  Ирина Чеча
• 17 августа 2021
• Новости

Компания «ДоксВижн» и оператор электронного документооборота «Такском» представляют совместное решение для комплексного внедрения внешнего и внутреннего ЭДО. Работать с входящими и исходящими документами теперь можно в одном окне в интерфейсе платформы Docsvision, которая поддерживает внутренний документооборот компании, а также позволяет отправлять и получать документы от контрагентов.

Цели проекта

Требовалось обеспечить комплексное решение для ЭДО, позволяющее автоматизировать внутренние и внешние процессы компании согласно требованиям законодательства. В связи с переходом на удалённые или гибридные форматы работы со стороны бизнеса возрос спрос на полноценный ЭДО. Компании часто обращаются со следующими задачами:

• внедрение комплексного электронного документооборота с нуля;
• подключение внешних сервисов передачи данных контрагентам и государственным органам к уже используемой для внутрикорпоративного ЭДО платформе Docsvision.

Государство планирует до конца 2024 года перевести в электронный вид 95% счетов-фактур и 70% товарно-транспортных накладных.

Иллюстрация 1. Пример получения отправленного от контрагента формализованного документа УКД (универсальный корректировочный документ), отвечающего Приказу ФНС России № 736

Совместное решение от «ДоксВижн» и «Такском» позволяет клиентам работать в формате единого окна без переключения между интерфейсами разных программ. Добавляется возможность бесшовного движения электронных документов от момента получения от контрагента до итогового согласования внутри компании, и наоборот.

Решение задач

На платформе Docsvision реализован сценарий работы с внешним ЭДО. Находясь в одном окне, клиенты могут:

• быстро обмениваться форматизированными документами (к примеру, УКД, УПД) в обоих направлениях — работать с входящими и исходящими документами;
• ознакомляться, согласовывать и подписывать неформализованные документы: договоры, счета, спецификации и прочее;
• производить одностороннее и двустороннее подписание юридически значимых документов;
• обмениваться запросами на аннулирование документов с возможностью подписания обеими сторонами;
• обмениваться электронными документами с контрагентами через других операторов ЭДО (в роуминге).

Принцип работы системы

Для согласования документа с контрагентом сотрудник создаёт его в Docsvision и отправляет на согласование по компании, оставаясь в рамках Docsvision. Маршрут согласования выбирает система с учётом условий (отдел, контракт, суммы и прочее). После согласования руководитель подписывает документ. Ответственный сотрудник направляет его из внутренней системы Docsvision в облако «Такском». После подписания договора контрагентом документ загружается обратно в Docsvision, проверяется валидность подписи — юридически значимый обмен электронными документами между компаниями завершён.

В обратном направлении документы поступают от контрагентов из сервиса «Такском» на подписание в Docsvision. Платформа позволяет загружать юридически значимые документы и передавать их на ознакомление и согласование в рамках внутренней СЭД. После подписания документы отправляются контрагентам. Все операции проводятся в рамках одного окна Docsvision. Дополнительно можно настроить уведомления о поступлении новых документов на подписание в облаке «Такском» по электронной почте.

Результаты проекта

Внедрение комплексного ЭДО обеспечит следующие преимущества:

• снижение временных затрат на доставку документов. Курьер доставляет документы 2 дня, почта — от 4 дней. В электронном виде данные отправляются в считанные секунды;
• сокращаются издержки на передачу документов. При ежемесячном обороте в 1000 пакетов бухгалтерских документов с внедрением комплексного ЭДО компания сможет сэкономить до 500 тыс. руб. на логистике;
• снижение трудозатрат на обработку документов. Исключается необходимость распечатки, ручного подписания, подготовки к отправке курьером или почтой. Электронное подписание, согласование, подготовка и отправка документов происходят в Docsvision мгновенно;
• минимизация рисков допущения ошибок за счёт полной автоматизации процессов.

Иллюстрация 2. Пример печатной формы документа (из Иллюстрации 1), отправленного от контрагента формализованного документа УКД (универсальный корректировочный документ), отвечающего Приказу ФНС России № 736

По словам Сергея Пуцина, заместителя генерального директора «ДоксВижн», изначально в архитектуру платформы Docsvision была заложена возможность отправки документов по нескольким каналам — через разных операторов ЭДО. Поэтому для реализации совместного решения с «Такском» не пришлось переделывать или обновлять ядро модуля. Компании могут обмениваться документами через одного или нескольких операторов, оставаясь в одной системе. Планируется продолжать совершенствовать работу с сервисами. На фоне постоянно меняющегося законодательства будет поддерживаться актуальность решения с учётом изменений нормативной базы. Увеличится число формализованных документов для ЭДО, обновятся их формы.

Электронный документооборот сегодня — обязательная составляющая эффективности бизнеса. Реализация бесшовного обмена электронными документами на базе платформы Docsvision с разными операторами ЭДО закрывает запрос бизнеса на надёжный и безопасный юридически значимый обмен документами.