ДЕМОЦЕНТР

Всероссийское общество инвалидов эффективно защищает права и интересы инвалидов с помощью системы Docsvision

Крупнейшей российской организации, объединяющей людей с инвалидностью, Всероссийскому обществу инвалидов, удалось сделать более эффективными работу с корреспонденцией и процессы обработки внутренней документации. Работы по реализации проекта автоматизации в системе Docsvision выполнялись силами сотрудников компании «Смарт-Докс» - нашего партнёра в московском регионе. Теперь вся работа с обращениями граждан, входящими, исходящими письмами и организационно-распорядительными документами полностью происходит в системе электронного документооборота. 

Сегодня ВОИ – это:

  • более 1,5 млн человек
  • 24 300 первичных организаций
  • 2 100 местных
  • 83 региональные организации

Главная цель ВОИ - содействие инвалидам в осуществлении равных прав и возможностей с другими гражданами Российской Федерации; защита общих прав и интересов инвалидов; содействие в интеграции инвалидов в современное общество.

Задачи проекта

Учитывая специфику деятельности Общества, в т.ч. работу с большим количеством обращений граждан, значительную численность сотрудников и наличие отделений ВОИ в каждом регионе Российской Федерации, в первую очередь было необходимо автоматизировать работу с организационно-распорядительными документами (приказы, распоряжения, служебные записки) и корреспонденцией (входящие, исходящие письма). 

Выбор системы

Проектной командой заказчика рассматривались различные платформы и решения для автоматизации. Выбор был сделан в пользу российской платформы Docsvision 5, на базе которой специалисты «Смарт-Докс» представили оптимальное решение и продемонстрировали возможности дальнейшего развития системы. 
После аудита существующих процессов ВОИ экспертами «Смарт-Докс» были собраны и систематизированы основные требования, подготовлено и согласовано техническое задание, выполнена настройка решения в инфраструктуре заказчика, после чего проведено тестирование и обучение сотрудников работе в системе. На этапе опытной эксплуатации оказывалась гарантийная поддержка.

Проект был полностью завершён за 2 месяца 

По его итогам весь внутренний документооборот ведётся в системе Docsvision:

  • учет и рассмотрение входящей корреспонденции,
  • подготовка и согласование исходящих писем,
  • подготовка, согласование и отслеживание исполнения ОРД (приказов, распоряжений, служебных записок).

Эффект от использования системы

1. Ушла в прошлое проблема поиска документов, т. к. система Docsvision содержит информацию по всей документации, сократились сроки согласования документов, не теряются промежуточные версии документов.

2. Процессы ознакомления сотрудников с приказами или выполнения поручений стали прозрачными. 

3. Значительно сократились сроки рассмотрения и подготовки ответов на поступающие в ВОИ обращения, что является важным моментом с учетом большого объема поступающих писем от граждан и организаций. Сегодня обращения поступают: в виде бумажных документов, по электронной почте, а также с сайта http://www.voi.ru из раздела «Обращения граждан», поэтому была сделана интеграция сайта с системой Docsvision

4. Повысилось качество исполнительской дисциплины во всех подразделениях, теперь роль контролера выполнения поставленных заданий или поручений в срок берет на себя СЭД на платформе Docsvision.

По окончании проекта внедрения руководитель Всероссийского общества инвалидов получает полную картину по работе ВОИ и на практике убедился, что Docsvision делает процесс рассмотрения обращений эффективным - автоматизированы регистрация писем и вынесение резолюции по ним.
В будущем ВОИ и «Смарт-Докс» планируют дальнейшее сотрудничество по части подключения СЭД Docsvision в региональных отделениях общественной организации.

Похожие публикации
21 мая 2019
Новые вебинары посвящены процессу перехода компаний на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО). Пройдём процесс со всеми тонкостями и сложностями, познакомимся с законодательной ситуацией в России на 2019 год. Комплексный материал позволит составить полное представление о переходе к безбумажному документообороту.
17 мая 2019
Дмитрий Арефьев, руководитель направления автоматизации бизнес-процессов «Диджитал Дизайн», в интервью рассказывает о профессионализме команды, крупнейших проектах, технологических и организационных сложностях внедрений. Бонус - 3 ценных экспертных совета компаниям, которые планируют у себя автоматизацию.
Подпишитесь на рассылку
Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных