ДЕМОЦЕНТР

«СЭД и ECM: навстречу новому». Обзор от IT Manager

Рады поделиться новым интересным материалом. Один из обзоров спецвыпуска журнала IT Manager (июнь-июль 2019) посвящён теме документооборота, и называется он «СЭД и ECM: навстречу новому». 

Рынок СЭД развивается не одно десятилетие, а появление мобильных устройств и облаков, возникновение технологий работы с неструктурированным контентом, наконец, искусственный интеллект и другие технологии становятся важными вехами, определяющими дальнейшее направление его эволюции. Редакция задаёт актуальные вопросы, а эксперты отрасли — дают краткие интересные ответы. Про требования заказчиков, замену СЭД, её возможности и свойства, влияние искусственного интеллекта и многое другое! 

В рамках обзора мнением поделился Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн». Поскольку ответы участников в полном объёме вместить трудно, предлагаем вам полный вариант. 

Какие тенденции сегодня господствуют на российском рынке СЭД/ЕСМ-систем? 

Цифровая трансформация – вот слова, которые задают основной вектор развития IT-индустрии в последнее время. Все только и говорят о цифровой трансформации, но, похоже, никто толком не понимает, что это такое на самом деле. По нашему мнению, технологии ML и AI - это сейчас далеко не главное, хотя о них говорят больше всего. Главное – это создать инфраструктуру, которая обеспечит необходимые данные для возможности применения этих технологий. И как раз узким местом при формировании этой инфраструктуры является зачастую архаичная работа с документами. Большая часть документов до сих пор остаются слабоструктурированными, и даже бумажными. Общая долгосрочная тенденция – уход от бумаги и перевод неструктурированных документов в структурированные, то есть «оцифровка» всех или большинства процессов в организации. Для решения этой задачи нужны совершенно другие инструменты, нежели традиционные СЭД, и именно эта трансформация и происходит на рынке; правда, процесс идет достаточно медленно. Новая СЭД – это инструмент, позволяющий реализовать процесс цифровизации бизнеса: начать автоматизацию с малого, например, с оцифровки бумажных архивов, постепенно путем последовательных итераций (Agile) получить процессы, работающие с максимально структурированными цифровыми данными, сводящими к нулю все неоправданные задержки и обеспечивающими самый детальный сбор всех данных о ходе бизнес-процессов, дающих базу для применения технологий машинного обучения, постепенного вытеснения ненужных этапов «ручного труда» и максимальной «роботизации» бизнес-процессов. Мы находимся пока в самом начале этого преобразования, но «процесс уже пошёл» и те, кто хочет благополучно существовать уже в ближайшем будущем, должны будут реализовать этот переход. 

Какие требования предъявляют заказчики к таким системам при выборе?

Рынок СЭД/ЕСМ в последнее время разделился на две площадки – площадку функциональных приложений (готовых бизнес-решений, одним из которых является традиционное делопроизводство) и площадку ЕСМ-платформ, чаще всего предназначенных для автоматизации управления большими централизованными архивами документов, для всех бизнес-процессов компании.

От функциональных приложений кроме собственно наличия готовой, необходимой заказчику бизнес-логики, требуется гибкость (возможность параметрических настроек), интеграция с корпоративными справочниками и смежными ИТ-системами для автоматизации процессов, пересекающих границы различных систем: например, требование интеграции с корпоративным порталом, ERP или ЕСМ-системой. Требования к ЕСМ-платформе носят больше инфраструктурный характер: масштабируемость, производительность, гибкость на уровне low-code разработки (конструкторы для реализации произвольных процессов с произвольными структурами данных) и интеграция с основными информационными потоками – шинами обмена данными, системами внешнего ЭДО и в общем случае EDI-системами. Сюда же входит capturing и распознавание сканированных документов. При этом, вне зависимости от типа решения, должны обеспечиваться: хороший уровень usability, средства настройки персонального рабочего места и возможность работы с мобильных устройств. 

Система ЭДО и управления контентом сегодня позиционируется как один из ключевых элементов цифрового предприятия, цифровой трансформации БП. Какими возможностями и свойствами она должна при этом обладать? 

Современная платформа СЭД и ее возможности – ключевой фактор успешности процесса цифровой трансформации. СЭД отвечает на этот вызов, если она: обеспечивает возможность обработки все типов документов (от имиджей до полностью структурированных документов), содержит полноценный инструментарий автоматизации бизнес-процессов (BPM), инструменты Low-code быстрой визуальной разработки полнофункциональных решений (этот инструментарий должен быть достаточно гибким, чтобы обеспечивать возможность итерационной Agile-разработки решений и реализацию технологий непрерывного улучшения бизнес-процессов); обеспечивает возможность программной доработки решений на базе современных инструментов; неограниченных возможностей масштабирования; возможности обработки огромных массивов данных… и еще много чего :) 
Однако чаще всего термин «система ЭДО» относится к внешним сервисам обмена юридически значимыми документами, чаще всего облачными: такими, как, например, Диадок или Тензор. В этом случае главным требованием является объем клиентской базы – то, сколько предприятий уже используют этот сервис. Также важна стоимость услуг, наличие дополнительных сервисов (например, обмена данными с ФНС), наличие роуминга с другими провайдерами ЭДО и шлюзов к различным облачным и внутренним системам (СЭД, CRM или ERP).

Сегодня часто говорят, что СЭД и ЕСМ-системы должны быть "умными". Как искусственный интеллект влияет на них, какими функциональными возможностями он может и должен их обогатить?

Место искусственного интеллекта сегодня – большие данные, которые должны сначала накопиться в системе, и уже там, где много данных, можно применять решения AI&ML: например, обучить систему автоматически категоризировать поступающие документы, выделять устойчивые маршруты согласования, типовые резолюции. Система будет эти правила не только создавать, но и адаптировать по мере изменения практики работы. Вообще же, по мере накопления статистики, в любом правильно автоматизированном процессе ИИ позволяет искать типовые закономерности и постепенно замещать непроизводительный труд людей. 

Многие предприятия создают электронные архивы, оцифровывают бумажную документацию, которая копилась десятилетиями, либо консолидируют информацию из разрозненных информационных систем. Как грамотно подойти к реализации такого проекта, чтобы он принес максимальный эффект для бизнеса?

На эту тему мы написали целую методичку :) 
Прежде всего, нужно понять, зачем вы это делаете, каковы оперативные и перспективные задачи, каковы конечные параметры эффективности процесса. Исходя из этого принципиально важно выбрать адекватные инструменты – платформу СЭД/ECM, средства загрузки документов в архив, инструменты интеграции – этот шаг важен для того, чтобы через несколько лет не возникла необходимость начинать все сначала. Задача ретроконверсии и консолидации информационных архивов – это всего лишь первый шаг на пути цифровой трансформации! Система должна позволять делать и дальнейшие шаги (о которых мы уже говорили выше). 

Корпоративная мобильность в СЭД: мобильные клиенты уже делаются не только для руководителя, но и для рядового сотрудника. В чем отличие такого подхода?

У руководителей сценарии работы с документами в большинстве случаев типовые (по крайней мере, в пределах организации), а у исполнителей – сценарии работы зависят от бизнес-процесса, в котором они участвуют (так, сценарии юриста и бухгалтера мало чем похожи). В связи с этим для руководителей мобильный клиент чаще всего реализуется как приложение, а для автоматизации мобильных сотрудников нужен конструктор мобильного клиента, позволяющий настроить любой сценарий.

Что такое платформенный подход при реализации СЭД/ЕСМ-проекта? В чем его плюсы и минусы?

Как мы отметили, в последнее время все чаще при выборе системы в расчет берутся конкретные прикладные функции того или иного функционального подразделения, которое инициализирует проект. Такой подход безусловно оптимален для решения конкретной прикладной задачи за минимальное время, однако он имеет и недостатки: требования к функциональности могут со временем измениться, понадобится автоматизировать документооборот других подразделений, решить свои функциональные задачи, расширить количество пользователей и данных. В этом случае сопровождение и развитие решения, запрограммированного для решения конкретной прикладной задачи, если и будет возможно, то крайне затруднительно. Необходима платформа СЭД/ECM, которая, собственно, и обеспечивает механизмы кастомизации решения (желательно без программирования), инструменты масштабирования, создания собственными силами или покупку на рынке готовых решений для других задач. Иными словами, если вы хотите не закрыть конкретную горячую проблему, а построить систему, которая сможет удовлетворять вас долгие годы, - вам нужна платформа. Конечно, желательно, чтобы на ней уже было реализовано прикладное решение для вашей задачи.  

Полностью безбумажный и ЮЗДО: два года назад о нем говорили, как о прорыве. Стал ли он сегодня мейнстримом или заказчики пока еще чего-то опасаются?

Процесс идет, но нельзя сказать, что ожидаемыми темпами. Тормозят его как субьективные причины - такие как инертность мышления, недоверия к новому и сложность внедрения изменений, - так и совершенно объективные, среди которых: 
•    Дороговизна и неудобство использования ключей УКЭП,
•    Законодательные ограничения перевода в электронный вид целого ряда документов,
•    Отсутствие достаточной и однозначной практики принятия судебных решений в отношении безбумажных документов,
•    Отсутствие четких нормативных требований по долгосрочному хранению электронных документов и передачи их в архив,
•    Отсутствие нормального роуминга операторов ЭДО,
•    Отсутствие официального статуса облачной подписи,
•    Отсутствие института доверенной третьей стороны,
•    Отсутствие механизмов определения области действия ключа (электронных доверенностей, полномочных сертификатов и т.п.)  и пр.
Без активного участия государства эти вопросы не решить, хотя все технологические вопросы давно уже проработаны. Ждем :) 

О прогнозах. В каком технологическом направлении будет развиваться дальше индустрия СЭД и управления контентом?

Мы выделяем для себя следующие основные тренды. 
- Платформы СЭД должны стать полноценными Low-сode системами, которые позволят-таки организациям превращать реликтовые процессы традиционного документооборота в полноценные инструменты, поставляющие данные для цифровой трансформации бизнеса. Такие системы должны радикально снизить издержки для сколь угодно глубокой автоматизации произвольного процесса. Естественно платформа должна предлагать рынку набор законченных функциональных решений на ее базе, опять-таки для сокращения начального этапа инвестиций. 
- Естественными задачами являются: постепенный перевод систем в облака и удобные средства применения искусственного интеллекта для максимальной «роботизации» процессов. Платформа, помимо всего, должна предоставить инструменты для работы самоорганизующихся мобильных команд, современных гибких методов управления (например, Agile и ACM), кроме того, сама платформа должна обеспечивать инструменты гибкого итерационного непрерывного развития. 

Отдельного внимания заслуживает комментарий Владимира на тему «Low-code-инструментарий СЭД как ключевой элемент цифровой трансформации (ЦТ)», с которым предлагаем вам познакомиться отдельно

Посмотреть журнал в pdf-формате (1 Мб)

Похожие публикации
27 августа 2019
Компании вправе отказаться от оформления и хранения подавляющего большинства документов на «бумаге». Но для полной цифровизации руководителю придется преодолеть скепсис не только сотрудников, но и партнеров. На деловом завтраке в Санкт-Петербурге, который провела газета «Деловой Петербург», обсудили все нюансы перехода на ЭДО. Владимир Андреев, президент «ДоксВижн», был одним из спикеров.
21 августа 2019
Инструменты для управления проектами становятся все более востребованным функционалом в составе СЭД. Мы и наши коллеги-разработчики систем беседуют о соответствующих модулях в СЭД и интеграционных решениях, о наиболее заинтересованных пользователях, собственном опыте и прогнозах развития тренда на страницах ICT-Online.ru.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.