Заказать демо

Досье контрагентов

Скачать описание решения

В системе электронного документооборота согласовывается и контролируется ход исполнения договорных документов и в процессе работы с такими документами также важно, чтобы и информация о контрагенте была всегда актуальная – реквизиты, благонадежность, учредительные документы, все это требует регулярной проверки для поддержания в актуальном состоянии.

Решение «Досье контрагентов», разработанное компанией BTLab на базе платформы Docsvision, позволяет автоматизировать процесс ведения базы контрагентов и решить следующие задачи:

  • Уменьшить вероятность ошибки при создании контрагента в СЭД;
  • Обеспечить поддержку актуальности реквизитов контрагента;
  • Повысить скорость и качество проверки благонадежности контрагента;
  • Получить полную аналитическую информацию о контрагенте;
  • Быстрый поиск информации о контрагенте по реквизитам или тексту документов.

Для кого актуально

Решение «Досье контрагентов» будет актуально для следующих подразделений организации:

  • Для бухгалтерии – поддержка актуальности реквизитов контрагентов в автоматизированном режиме, отсутствие необходимости в повторной отправке первичной документации при смене реквизитов, снижение числа ошибок при сверке;
  • Для юридического отдела – оперативный контроль благонадежности, быстрое получение выписок из ЕГРЮЛ / ЕГРИП;
  • Для отдела продаж / закупок – снижение риска появления дебиторской задолженности за счет своевременного получения информации о финансовых показателях и руководителях контрагента;
  • Для службы экономической безопасности – ускорение процесса принятия решений и постоянный контроль благонадежности всех контрагентов.

Архитектура решения

В решении «Досье контрагентов» выполнена интеграция системы Docsvision с сервисом Контур.Фокус через API сервиса. Сервис Контур.Фокус анализирует информацию о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях более чем из 20 официальных источников информации: реестры ЕГРЮЛ и ЕГРИП, особые реестры Федеральной налоговой службы, реестр недобросовестных поставщиков, картотека арбитражных дел, база госконтрактов, бухгалтерская отчетность организаций, исполнительные производства, сообщения эмитентов и других источников.

Архитектура решения

Функциональные возможности

Функциональные возможности решения «Досье контрагентов» включают в себя:

  • Автоматическое заполнение реквизитов контрагента по ИНН
  • Автоматизированное ежедневное отслеживание изменений в реквизитах контрагентов и своевременное уведомление заинтересованных сотрудников
  • Хранение истории изменения реквизитов контрагента в хронологическом порядке
  • Формирование сводного отчета для оценки рисков при работе с контрагентом с возможностью детализации и рекомендациями по использованию оценки
  • Формирование актуальной выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП
  • Расширенная аналитика по финансовым и юридическим показателям контрагента
  • Хранение юридических документов по каждому контрагенту.

Автоматическое заполнение реквизитов контрагента

В решение «Досье контрагентов» автоматически по ИНН контрагента заполняется его карточка со всеми реквизитами, где также можно настроить автоматическое обновление этих реквизитов. При использовании решения «Досье контрагентов» в стандартной карточке контрагента Docsvision появляются дополнительные кнопки для проведения проверок и получения выписки по контрагенту. В случае обнаружения изменений в реквизитах контрагента система автоматически обновляет сведения о контрагенте и уведомляет об этом группу сотрудников, ответственных за ведение списка контрагентов организации. Вся история изменений по реквизитам контрагента сохраняется в хронологическом порядке в карточке контрагента. Это позволяет в любое время получать архивные данные об организации.

Автоматическое заполнение реквизитов контрагента

Экспресс-отчет по контрагенту

В решение «Досье контрагентов» можно ознакомиться с экспресс-отчетом по контрагенту, который является результатом автоматического анализа информации, собранной из открытых и общедоступных источников. Данный отчет упрощает проверку контрагента, предоставляя простые подсказки о наиболее существенных фактах в его деятельности. С помощью экспресс-отчета можно оперативно выявлять контрагентов, требующих к себе повышенного внимания. Факты и рекомендации в экспресс-отчете делятся на три категории:

  • Красная категория. В этой категории приводятся факты, которые могут свидетельствовать о том, что компания уже прекратила свою деятельность, либо в скором времени может её прекратить. По статистике, данная категория присутствует примерно у 2% контрагентов, с которыми взаимодействуют на практике.
  • Желтая категория. Желтую категорию имеют факты, на которые следует обратить пристальное внимание. Например, к данной категории относятся недавняя смена руководителя, наличие исполнительных производств по заработной плате, значительная исковая сумма в арбитражных делах в качестве ответчика и другие признаки. Данная категория присутствует примерно у 20% контрагентов.
  • Зеленая категория. Зеленую категорию имеют факты, которые могут свидетельствовать об активности компании или сообщать о других положительных признаках. Например, за последние 12 месяцев компания выигрывала госконтракты, получала лицензии и т.п. Данная категория присутствует примерно у 30% контрагентов.
Экспресс-отчет по контрагенту Экспресс-отчет по контрагенту

Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП

Частью процесса проверки контрагента является получение и сохранение актуальной выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату проверки. В решении «Досье контрагентов» информационная выписка формируется на основе общедоступных сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП и предоставляется в формате PDF. Согласно п.3 постановления Высшего Арбитражного Суда №12 от 17.02.11, выписка из ЕГРЮЛ может использоваться в арбитражных судах, так как она содержит ссылку на источник и хранится в интернете в общем доступе. Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП содержит стандартные разделы, такие как:

  • наименование контрагента;
  • адрес;
  • сведения о регистрации и регистрирующем органе, о регистрации в качестве страхователя;
  • об учете в налоговом органе;
  • об уставном капитале;
  • об уставном капитале;
  • об учредителях;
  • о видах экономической деятельности;
  • все записи, внесенные в ЕГРЮЛ, с датой внесения.
Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП

Аналитика по контрагенту

В решении «Досье контрагентов» формируется сводный аналитический отчет по финансовым и юридическим показателям контрагента, который предназначен для оценки благонадежности организации контрагента в перспективе долгосрочного сотрудничества.

Отчет предоставляет описание фактической и статистической информации по исполнительным производствам в отношении компании-контрагента (количество начатых производств, взыскиваемая сумма в рублях), статистику по арбитражным делам и гос. контрактам, где компания участвует в качестве заказчика или поставщика, количество дел и сообщений о банкротстве, а также ключевые показатели бухгалтерской отчетности (выручка, баланс, чистая прибыль за последний отчетный год).

Аналитика по контрагенту

Хранение документов контрагента

Решение «Досье контрагентов» позволяет хранить все юридические документы контрагента в едином электронном архиве, с возможностью получения мгновенного доступа к этим документам. В карточке контрагента добавляются ссылки на карточки со скан-копии бумажных документов или с электронными документами по каждому контрагенту, где в карточке документа может быть указан срок действия документа, который система Docsvision будет отслеживать и заблаговременно уведомит ответственного сотрудника о необходимости запросить новый д окумент с актуальным сроком действия.

Хранение документов контрагента Хранение документов контрагента

О разработчике решения

Компания BTLab, разработчик решения «Досье контрагентов» на базе платформы Docsvision, предоставляет комплексные услуги по проектированию, разработке, внедрению и технической поддержке корпоративных систем электронного документооборота, систем управления бизнес-процессами, электронных архивов и портальных решений. Компания BTLab является золотым партнером ООО «ДоксВижн», что дает право поставлять лицензии и выполнять работы по внедрению всего спектра программных продуктов ООО «Доксвижн», а также осуществлять доработку программных продуктов под требования заказчиков и их техническое сопровождение.

Заявка на консультацию
Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных