Электронный документооборот для подведомственных предприятий госоргановна платформе Docsvision

Обработка обращений, ответы на запросы ФОИВ, договоры с поставщиками, внутренний документооборот.

удобный внешний и внутренний документооборот

Для чего?

Исполнение инициатив Правительства РФ по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности госпредприятий и повышение результативности делопроизводства и процессов.

Цифровое рабочее пространство

Какие задачи решает?

Охватывает весь контур процессов внутреннего и внешнего электронного документооборота.

Обеспечение информационного взаимодействия посредством обмена документами в электронном виде.
Обеспечение электронного документооборота между предприятиями.
Обеспечение автоматизации основных процессов обработки документов и контроля над их выполнением.
Обеспечение учёта и обработка обращений граждан.
Обеспечение архивного хранения электронных документов.
Обеспечение подготовки отчётов по делопроизводству.

Автоматизация работы. Соответствие регламентам.

Электронные документы внутри предприятия

Гибкие маршруты обработки и согласования различных видов документов. Прозрачный контроль: от регистрации запроса до исполнения.

Обработка корреспонденции

Электронная регистрация входящих писем и запросов. Автоматическое движение документа по маршруту согласования и определение ответственных исполнителей. Подготовка, подписание и отправка по электронной почте.
Работа с обращениями

Настроенные протоколы обработки и составления ответов на обращения внешних лиц, сотрудников, надзорных органов. Дополнительно можно настроить интеграцию для автоматической регистрации обращений.
Дистанционная работа

Удалённый доступ к документам и заданиям через обычный браузер. Web-интерфейс адаптируется под размер экрана, обеспечивая комфортную работу даже со смартфона.
Понятный интерфейс

Можно создать индивидуальный дизайн цифрового рабочего пространства, настроить объём доступа к информации, оптимальный для выполнения задач разных пользователей.
Удобный контроль исполнения

Поручение на исполнение создаётся автоматически или вручную, с назначением сроков и ответственных. Сводные отчёты позволяют руководителю быстро оценить исполнительскую дисциплину подразделения.
Актуальная база документов

Система отслеживает изменения нормативно-справочной информации и приказов, инициирует массовое ознакомление с документами. Учёт и контроль исполнения служебных записок, управление заявками и т.д.

Узнать подробнее

Удалённый доступ к электронным документам для госучреждений с мобильного

Структурированные сквозные процессы

Договоры с контрагентами и внешние документы

Решение ускоряет согласование и подписание договоров: чёткий алгоритм в электронном виде и контроль всех версии и этапов.

Автоматическая регистрация и заполнение реквизитов

Шаблоны с автозаполнением данных из карточки контрагента ускоряют подготовку договора с соблюдением стандартов оформления. Изменения в реквизитах сразу отображаются во всех новых документах.
Связанные документы

В системе создаются связи договора с другими типами документов: дополнительные соглашения, технические задания, спецификации, акты, счета на оплату и др. В Docsvision можно планировать сроки и отслеживать платежи по договорам.
Электронная подпись

Docsvision поддерживает все виды электронной подписи, включая УКЭП, для полноценного юридически значимого ЭДО.
Контроль полномочий

Учёт формализованных или произвольных доверенностей, автоматическая проверка полномочий представителей и срока действия.
Динамические маршруты

Система определяет маршрут согласования по заданным параметрам. Автоматический контроль сроков согласования, сохранение итераций, формирование итоговой версии договора на основе промежуточных.
Обмен документами

Сквозные процессы обмена электронными документами во взаимодействии между предприятиями. Заключение договоров с поставщиками и организация закупок, инструменты интеграции с операторами ЭДО.

Чёткий процесс. Понятные сроки.

Как внедрить решение?

Процесс внедрения выверен практическим опытом реализованных проектов для организации электронного документооборота в государственных компаниях.

1

Запросить консультацию

На запрос ответит разработчик решения – компания Smart-Docs, официальный партнёр Docsvision.
2

Согласовать техническое задание

Совместно с интегратором провести аналитику действующих процессов , определить необходимый состав модулей платформы, подготовить и согласовать техническое задание.
3

Определить бюджет и сроки

Полнофункциональный прототип СЭД позволяет рассчитать параметры проекта внедрения.
4

Этап внедрения и настройки решения

Интегратор проводит весь комплекc работ по настройке и необходимой программной доработке решения на платформе Docsvision.
5

Этап тестирования и запуска в промышленную эксплуатацию

После завершения тестирования система готова к использованию. В Docsvision есть инструменты для настройки процессов с помощью визуальных конструкторов. Это снижает зависимость от разработчиков, позволяет самостоятельно кастомизировать систему и расширять контуры автоматизации.
6

Срок внедрения решения: 4-5 месяцев.
Готово к использованию!

Решение на платформе Docsvision для государственных компаний обеспечивает перевод в электронный вид 80% процессов работы с документами, запросами и обращениями. Доступны прозрачные инструменты контроля исполнения и подготовки отчётности.

Запрос консультации

Электронный документооборот в структурах Минтранса

Демонстрация решения

Кейс Ведомственной охраны железнодорожного транспорта

Примеры внедрения

Ведомственная охрана железнодорожного транспорта (ВОЖДТ)

Процессы согласования стали более прозрачными и контролируемыми. Уменьшился объём бумажных документов и повысилась мобильность сотрудников. Появился механизм контроля истории изменений документов.

Узнать подробности

Северный широтный ход

Новая СЭД должна решить проблемы с оперативной обработкой входящей корреспонденции, включая контроль за исполнением резолюции, вынесенной руководителем, поддержкой юридически значимого документооборота.

Узнать подробности

Посмотреть все внедрения

Цифровизация процессов

Результаты внедрения решения

Быстрые и прозрачные процессы подготовки, согласования и передачи документов.
Эффективный межведомственный документооборот: с ФОИВ, надзорными органами и др.
Снижение рисков утраты документов, нарушения сроков ответа и совершения операционных ошибок.
Дистанционный доступ к системе с разграничением прав, оперативный контроль исполнительской дисциплины.
Упорядоченная работа с контрагентами, соблюдение регламентов и сквозные процессы обмена документами.
Снижение расходов, связанных с созданием, отправкой и хранением бумажных экземпляров.

консультация

Остались вопросы?

Заполните форму, мы свяжемся с вами и ответим на них!

Запросить консультацию и стоимость решения

Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.

О разработчике

Smart-Docs

ИТ-интегратор, разработчик функциональных и отраслевых решений для электронного документооборота и автоматизации сквозных бизнес-процессов на базе платформы Docsvision.

Экспертиза бизнес-процессов

Команда профессионалов с практическим опытом аналитики и цифровой трансформации процессов госпредприятий и коммерческих компаний транспортно-логистической отрасли. Более 10 лет разрабатывают и внедряют решения электронного документооборота.

Перейти на страницу разработчика