Управление проектами

Скачать описание решения

Решение «Управление проектами», разработанное на базе платформы Docsvision, помогает организовать управление проектами в компаниях, в том числе территориально-распределенных, работающих с проектами для внутреннего или внешнего заказчика. Решение глубоко адаптируется под бизнес-задачи конкретной компании, позволяет управлять портфелями проектов в любой сфере деятельности (например, строительство, разработка программного обеспечения, проектирование, производство, государственное управление). Решение может быть использовано как для классического управления проектами, так и в рамках Agile.

Для кого актуально

Решение «Управление проектами» актуально, если компания:

ведет проектную деятельность для внутреннего или внешнего заказчика;
сталкивается с необходимостью постоянного контроля ресурсов проекта: трудовых, технических, материальных, временного ресурса;
ориентирована на проектное управление;
ведёт проекты по классической методологии, Agile и другим;
территориально-распределённая, с большим количеством подразделений;
использует популярные системы управления проектами, но испытывает потребность в более гибких инструментах из-за недостаточного функционала систем, невозможности адаптации под свои требования, невозможности оперативно управлять проектом (либо использует только как системы учёта результатов проекта постфактум);
ведёт одновременно несколько сложных многоуровневых проектов в рамках одной команды;
задействует в проекте сотрудников, работу которых сложно координировать, контролировать, прогнозировать: разработчики программного обеспечения, юристы, маркетологи, проектировщики, конструкторы.

Бизнес-эффект

Точное соответствие системы вашей методологии управления проектами: в решении гибко настраиваются поля, отчёты, типовые этапы проекта, требования к проекту, паспорт проекта, шаблоны проектов. В системе нет лишних возможностей, так как все специальные функции адаптируются для конкретного заказчика.
Проекты выполняются в соответствии с планами: повышается лояльность клиентов и эффективность команды.
Высвобождается время руководителей проектов для стратегического планирования, управления портфелем проектов: факт исполнения проекта собирается автоматически по мере того, как сотрудники работают над задачами и закрывают их.
Сотрудники вовлекаются в проект, работают в едином информационном пространстве: работают с задачами через электронную почту, ведут обсуждения внутри задачи в поле комментариев, прикрепляют документы.
Снижается риск срыва сроков, невыполнения обязательств, перерасхода ресурсов за счёт превентивного автоматического уведомления руководителей о возникновении осложнений в ходе выполнения проекта.
Руководитель проекта своевременно принимает решения о внесении изменений в проект, получая оперативные уведомления в почту и оценивая текущее состояние проекта в Панели управления проектом.
Система позволяет распределить ресурсы между несколькими проектами и управлять ими, предоставляет оперативные отчёты по текущей ситуации: по проекту (загрузка сотрудников, учёт трудоёмкости, статус задач), по проектам отдельного менеджера или целой компании.
База знаний, сохраненная история проекта и отчёты позволяют учесть влияние на него различных факторов и оптимально спланировать следующий проект.
Решение интегрировано с MS Outlook, также настраивается интеграция с корпоративным порталом на базе MS SharePoint, учётными системами (1С, Галактика), CRM-системами (Битрикс 24 и др.).

Управление проектом: от инициации до анализа результатов

Тактическое и стратегическое планирование проекта

Определение целей, задач и результатов проекта. Вы можете сделать любую декомпозицию задач по проекту на этапы, задачи, подзадачи. Укажите несколько исполнителей для каждой задачи, выберите ответственного. Сотрудники получат автоматические уведомления в почту о своей роли в новом проекте.
Разграничение прав доступа. Информация в системе конфиденциальна, предоставляется в зависимости от прав доступа. Права на создание проекта, открытие задачи, внесение в нее изменений, возможность комментировать зависят от роли участника проекта. Рядовой сотрудник видит только те задачи, в которых он является исполнителем.
Планирование рисков. Определите и зафиксируйте риски в специальной вкладке. Например, риск превышения трудоёмкости, срыва сроков, возникновения проблем с заказчиком, финансовые риски, риск нерентабельности, изменения команды проекта.
Электронный Паспорт проекта. Паспорт создаётся в системе согласно вашим требованиям. Заполните его, используя подсказки и справки по каждому из разделов Паспорта. При сохранении Паспорта автоматически формируется документ в формате .docx и сохраняется в документах проекта.
Создание проекта по шаблону. Если вы используете типовые по структуре проекты, создайте проект по настроенному для вас шаблону. Система сама заполнит часть реквизитов, создаст типовую структуру папок для хранения документов и вложит в папки актуальные шаблоны проектных документов.

Электронный паспорт проекта настраивается по вашей структуре

Управление: исполнение, контроль, оперативная корректировка

Оперативное управление проектом: факт собирается автоматически по мере того, как сотрудники по окончанию работы над задачами закрывают их. Руководитель освобождён от рутины в управлении проектом: проставлять факты выполнения задач, напоминать исполнителям о задачах, держать в памяти информацию по все проектам и задачам. Система автоматически формирует еженедельные и ежедневные отчёты. О любом изменении в задаче, выполнении задачи мгновенно информируются все задействованные сотрудники и руководитель проекта. Живая инфографика «Панель управления проектом» — это одновременная визуализация проекта и инструмент управления: вносите изменение в структуру, добавляйте исполнителей, ставьте новые задачи. Корректируйте сроки задач — система автоматически вычислит общие сроки проекта. Сохраните Панель управления проектом в форматах excel, pdf и т.д., распечатайте для обсуждения с участниками проекта и руководством.

Панель управления проектом: быстро оценивайте статус задач по цветовым меткам, меняйте исполнителей и сроки, корректируйте задачи

Инструменты совместной работы, управление задачами внутри проекта: управляйте несколькими проектами в рамках одной команды, соедините в одну рабочую среду территориально-распределенные офисы. Все сотрудники мгновенно получают уведомления через почту, имеют одновременный доступ к файлам проекта в соответствии с ролью доступа. В карточке задачи сотрудники ведут обсуждение, прикрепляют скрины, изображения, таблицы, документы, код. История обсуждения сохраняется и может быть предоставлена как справка по проекту или отдельной задаче. Уведомления в почту можно отключить.

Обсуждения: в карточке задачи ведите переписку с коллегами, добавляйте таблицы, списки, скриншоты, а система сохранит информацию в проекте и в Базе знаний, выгрузит в справку по проекту

Фиксация изменений: все изменения фиксируются для последующего анализа. Если вы вносите критичные изменения в задачи проекта (например, меняете сроки, суть задачи, трудоёмкость), система попросит внести обоснование. Автоматически вычислит длительность зависимых этапов при изменении сроков в задаче. Если сотрудник превысил срок, трудоёмкость, другие лимиты, система также потребует внести обоснование.
Фиксация проблемных вопросов: во время работы часто возникают вопросы, которые могут влиять на проект или сказаться на дальнейших проектах. Фиксируйте эти вопросы и способы их разрешения, они автоматически поступят в Базу знаний.
Индивидуальный учёт трудоёмкости и индивидуальные отчёты: сотрудник ведёт работу по проекту внутри системы. По мере работы над задачей создаёт мини-отчёты, где указывает трудоёмкость, фактический срок выполнения задачи. Система соотносит дату завершения работы с плановым сроком, сопоставляет плановую и фактическую трудоёмкость.

Система информирует руководителя проекта уведомлениями, цветовыми метками, письмом, показывает задания в спецальных папках «Близится срок» «Просроченные»:

На основании отчётов исполнителей генерируются общие отчёты по трудоёмкости по всем сотрудникам и проектам в разных разрезах.

В отчёте укажите, что сделано по задаче, сколько времени вы потратили, а отчёт прикрепится к проекту, данные поступят в общие отчёты компании

Интерфейс интуитивно понятный, снабжен всплывающими подсказками. Все свои задачи сотрудник видит в личной структуре папок. Содержимое папок отображается справа в виде таблиц. Сотрудник может работать с перечнями задач: выставлять цветовые метки, делать выборки и фильтры, это не повлияет на общее представление проекта.

Контролируйте свои задачи, используя навигацию по структуре папок

Работа через почту. Если вы получили письмо по проекту от контрагента, направьте задание участникам проекта из почты. Текст письма прикрепится к заданию автоматически. Сотрудники через почту могут комментировать, выполнять, закрывать задачи, прикреплять документы. Система самостоятельно прикрепит к проекту результаты этой работы.

Получайте через почту уведомления о новых задачах и комментарии коллег по проекту
Аналитика: мгновенно формируются отчёты SQL Server Reporting Services (SSRS) и выборки по проектам, по задачам, по заказчикам, по исполнителям. Для оценки полной картины по проекту достаточно просмотреть Панель управления проектом. Возможна дополнительная настройка графических отчётов по заданным вами параметрам.

Чтобы оценить вклад сотрудника в проект, откройте отчёт по сотруднику за любой выбранный период, и если необходимо, выгрузите его в Excel
Экспорт и импорт данных – все отчёты, таблицы-представления по клику экспортируются в файлы формата Microsoft Office; для ряда отчётов предусмотрена выгрузка в форматы XML и PDF.

Гибкая работа с вложенными файлами и документами внутри проекта:

Отображение документов в виде иерархии (внутри задачи)

Отображение документов в виде дерева папок (документы по проекту)

Все файлы и документы проекта сохраняются в системе и доступны в поиске. На основе документов формируется база знаний в структурированном виде.
Система показывает прикрепленные документы по проекту моментально без открытия специальных программ (.docx, .xlsx, .pdf).
Дополнение файлов атрибутами: любой файл может быть дополнен атрибутами: например, автор, дата, контрагент, этап. Благодаря этому вы можете легко найти любой документ по известным вам данным (например, зная только автора или контрагента).
Работа с версиями: система сохраняет все версии документов. Выберите версии, которые требуется проанализировать (например, проект договора и ответ с замечаниями контрагента) и сравните их: в системе откроется MS Word в режиме сравнения двух файлов документов.
Отправка файлов по электронной почте: если необходимо отправить пакет документов контрагенту, просто отметьте нужные файлы в документах проекта. Система создаст архив с сохранением структуры папок, сформирует электронные письма, если необходимо, разделит архив на части фиксированного объема (например, по 10 мб), и вложит в письма. Вам нужно только указать адресата.
Вы можете подписать цифровой подписью все файлы проекта или каждый в отдельности.
Создавайте внутри карточки свою структуру папок и распределяйте документы между папками.

Завершение и анализ: непрерывное улучшение

После завершения проекта проанализируйте эффективность: система укажет перерасход ресурсов со всеми обоснованиями исполнителей. Это позволит вам учесть факторы риска и скорректировать последующие проекты.

В Базу знаний автоматически поступят:

факторы, облегчающие работу с конкретным заказчиком: уровень компетенции рабочей группы проекта, личностные особенности сотрудников, квалификационные, организационные нюансы;
ноу-хау; проектные решения;
организационные решения по проекту, протоколы совещаний;
проблемные вопросы и способы их разрешения;
данные по сотрудникам: система зафиксирует опыт и результаты участия каждого конкретного сотрудника в проектах. Это позволит вам оптимально формировать команду в новых проектах и аттестовать сотрудников;
документы проекта. Например: промежуточные презентации, проектно-эксплуатационная документация (инструкции, паспорта), техзадания и т.п.

Моментальный поиск по задачам, сообщениям, обсуждениям: любую задачу можно найти по нужным вам параметрам, поля в форме поиска могут изменяться в зависимости от специфики вашей проектной деятельности.

Управление портфелем проектов

Распределяйте работу, используя автоотчёт-план по загрузке: он покажет, кто из сотрудников чрезмерно загружен, а кому не хватает работы.

Используйте отчёты, единую базу документов, инструменты управления задачами, автоматические напоминания в повседневной работе. Система «Управление проектами» поможет вам максимально эффективно управлять ресурсами и проектной командой, анализировать изменения, корректировать проекты в ходе реализации, управлять портфелем проектов.

О разработчике

Компания RKIT Group (юридическое название OOO «РКИТ»):

На рынке с 1994 года.
Премиум-партнер Docsvision с 2007 года.
59 компаний-клиентов по России.
Более 19000 человек работают в наших системах.

Компетенции

Разработка решений на платформе Docsvision. Разработана собственная продуктовая линейка на основе выполненных проектов, запатентовано 12 продуктов. Решения внесены в реестр Минкомсвязи РФ.
Разработка контролов и утилит для Docsvision. Разработано 11 инструментов управления.
Разработка отчётов SQL Server Reporting Services (SSRS).
Интеграция решений RKIT c решениями сторонних разработчиков на Docsvision.
Интеграция Docsvision с Битрикс, 1С, Галактика, ABBYY , MS SharePoint и построение комплексных систем управления предприятием.

Заявка на консультацию

Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.