Управление локальными нормативными документами

В международных стандартах системы менеджмента ISO заложены требования к процессному подходу, то есть пониманию деятельности компании как совокупности связанных бизнес-процессов.

Процессный подход нельзя организовать без описания бизнес-процессов, закрепления процедур в нормативных документах компании: стандартах, положениях, инструкциях.  Поэтому требования к управлению нормативной документацией и записями содержатся во всех международных стандартах системы менеджмента ISO. В их числе СМК, экологический менеджмент, система профессионального здоровья и безопасности, менеджмент риска.

Существует множество документов, которые определяют, какая нормативная документация должна быть разработана в компаниях. В частности «Методические указания по подготовке соответствующих внутренних нормативных документов», одобренные поручением Правительства Российской Федерации от 24.06.2015 ИШ-П13-4148, «Методические рекомендации по разработке долгосрочных программ развития», одобренные поручением Правительства Российской Федерации от 15.04.2014 № ИШ-П13-2583, «Методические указания по разработке ключевых показателей эффективности», одобренные поручением Правительства Российской Федерации от 27.03.2014 № ИШ-П13-2043.

Как  именно выполнять требования стандартов РФ, обеспечивать актуализацию и своевременную разработку нормативной документации, каждая компания определяет для себя самостоятельно: подробных инструкций нет. При этом владельцу бизнес-процесса управления нормативной документацией требуется решить следующие задачи: 

• добиться, чтобы сотрудники одинаково понимали правила и выполняли их во всех подразделениях компании;
• наладить доступ к документам, чтобы сотрудники пользовались только актуальными версиями;
• управлять изменениями фонда локальных нормативных документов (ЛНД), не прекращая его использовать;
• иметь документальные доказательства того, что управление регламентами и записями ведётся в соответствие с международными стандартами ISO и законодательством.

Для решения этих задач компанией «RKIT Group» на базе платформы Docsvision была разработана система «Управление локальными нормативными документами».   Система автоматизирует жизненный цикл нормативного документа от планирования и разработки до актуализации и хранения, сокращает до минимума ручной ввод и ошибки, снижает риски хозяйственной деятельности и увеличивает производительность компании.

Система ориентирована на предприятия, использующие процессный подход к управлению:

- компании, которые обязаны работать с соблюдением корпоративных регламентов, технологических инструкций: опасные производства; органы государственной и муниципальной власти, промышленные и перерабатывающие предприятия, в том числе госкорпорации;

- холдинги с территориально распределенной структурой. Система помогает единообразно трактовать и соблюдать корпоративные стандарты всем дочерним обществам. Помогает филиалам избежать противоречий с требованиями общекорпоративных стандартов при разработке собственных ЛНД.

Схема работы системы

Укрупненно бизнес-процесс управления нормативной документацией выглядит так:

Пример внедрения

Компания, опасное производство, внедрила систему «Управление локальными нормативными документами» в 2010 году. При первом запуске в систему  автоматически загрузилось 3500 нормативных документов. Для каждого документа  система автоматически создала карточку со всеми реквизитами.

Сегодня компания управляет фондом в 5000 локальных нормативных документов. Жизненный цикл нормативного документа проходит в системе «Управление локальными нормативными документами» на платформе Docsvision. Для ознакомления документы рассылаются в системе Docsvision, по электронной почте и одновременно публикуются на корпоративном портале в разделе «Фонд ЛНД». База актуальных нормативных документов всегда доступна сотрудникам в системе Docsvision и на корпоративном портале.

Как понять, какие документы нужно изменить или разработать?

Если изменились требования законодательства, условия труда, технологические процессы, нужно менять нормативный документ, в котором они упоминаются, или издавать новый.  Иначе компания несёт убытки из-за штрафов, теряет в качестве продукции и услуг. Обнаружив несоответствие,  подразделение или руководство компании через систему «Управление локальными нормативными документами» подают инициативу о разработке или актуализации нормативного документа.  

Все данные для регистрации уже есть в системе, они выбираются из выпадающих списков (например: тип документа, вид документа), или заполняются автоматически (например: дата, номер, кто регистрирует), остаётся заполнить только название документа.

Как запланировать изменение и разработку нормативных документов и контролировать эти работы?

Все инициативы система собирает в общий реестр. На его основе автоматически формируется годовой план-график разработки и актуализации нормативных документов. Если нужно выпустить документ срочно, вне плана — эти сведения тоже отмечаются в карточке проекта документа. План-график проходит свои стадии жизненного цикла: согласуется, утверждается, ставится на контроль. В нем зафиксировано, к какому числу разработчик должен подготовить проект документа. Если сотрудник или подразделение задерживают разработку, система сигнализирует отделу нормативного обеспечения, что пора отправить напоминание. Вышестоящие инстанции и головная компания требуют ежеквартально и чаще представлять отчёты по исполнению плана-графика. Если раньше у специалистов отдела нормативного обеспечения бизнеса (НОБ) на подготовку этой базы уходила неделя, сейчас всю отчётность они моментально выгружает в Excel.

Как согласовать проект нормативного документа?

Когда сотрудник разработал проект нормативного документа, он указывает, какие руководители, согласно внутренним правилам компании, должны согласовать документ. Создает маршрут согласования: последовательный, параллельный (документ отправляется всем одновременно) или смешанный. Система формирует электронный лист согласования и журнал изменений. Каждое утро специалист отдела НОБ просматривает сроки в листе согласования и кнопкой «Напомнить участнику согласования» мобилизует тех, кто не торопится с ответом.

Разработчик контролирует свой проект: в любой момент открывает лист согласования и видит, кто сейчас работает с проектом и какие оставляет замечания. Чтобы не терять время, он может создать локально новую версию документа и корректировать ее по мере поступления замечаний.  Пока руководители анализируют документ, разработчик улучшает его, а не ходит по кабинетам в ожидании подписи.

Когда все участники согласовали документ, система присваивает ему электронный гриф «Проект согласован», теперь документ уже нельзя изменить. Вся история согласования сохранилась: из карточки всегда можно узнать, кто разработал, согласовал, утвердил документ и какие внес правки.

Как ввести в действие новый документ и ознакомить с ним сотрудников?

После согласования делопроизводители выпускают распоряжение о том, что новый ЛНД вступает в силу. Распорядительный документ согласуется, утверждается и автоматически рассылается по всем подразделениям. Из письма в рассылке можно посмотреть и сам нормативный документ. Карточка с регистрационными данными нормативного документа уже есть в системе, все, что нужно сделать, это поменять в ней статус с «Проекта» на «Действует» и нажать кнопку «Опубликовать». При этом система отменяет действие предыдущей редакции и перемещает ее в архив и публикует документ на корпоративном портале. Одновременно в плане-графике у документа автоматически изменяется статус с «Согласован» на «Утвержден и опубликован». Если документ изменился, нужно менять все действующие инструкции, положения, стандарты, где он упоминается.  Система автоматически покажет  эти документы, чтобы сотрудники отдела нормативного обеспечения  запланировали их актуализацию.

Как быстро найти документ или сделать выборку по определенным параметрам?

Чтобы найти документы в системе Docsvision можно воспользоваться расширенным поиском, для этого в форме поиска просто укажите интересующие вас реквизиты: например, номер, наименование, вид, тип, подразделение.

Как добиться того, чтобы сотрудники использовали только актуальные документы?

Для ознакомления сотрудников с документами есть несколько способов. Первый способ – рассылка заданий на ознакомление внутри системы электронного документооборота Docsvision. Второй способ: рассылка в электронную почту, где сотрудник отдела нормативного обеспечения выбирает из списка работников или подразделения, нажимает кнопку «Отправить на ознакомление», а письма с заданием уходят на выбранные электронный адреса. И третий способ – реализация корпоративного портала, например, на платформе MS SharePoint, где новые и измененные документы будут автоматически загружаться на корпоративный портал, а устаревшие версии изымаются. Например, такой корпоративный портал позволяет крупнейшему в Сибири нефтеперерабатывающему предприятию полностью отказаться от бумажных копий ЛНД, где на портале ежедневно обновляются ЛНД, что существенно проще и экономически выгоднее, чем поддерживать в актуальном состоянии многотысячный массив бумажных копий во всех подразделениях, а 3500 сотрудникам, включая руководителей, удобно искать документы на портале и работать с ними.

В соответствии с требованиями международных стандартов, кадрового делопроизводства и законодательства РФ, каждый работник должен иметь доступ к перечню документов, регулирующему его профессиональную деятельность. Реестр ЛНД на портале помогает сформировать и актуализировать такие списки автоматически, а задача ответственного в подразделении — из общего перечня ЛНД компании на портале, выбрать документы, относящиеся к его подразделению. Теперь любой сотрудник видит на портале список всех документов, которыми он обязан руководствоваться, и может открыть любой из них, просто нажав на название. Благодаря тому, что фонд ЛНД на портале обновляется ежедневно, в реестре подразделения всегда находятся только актуальные нормативные документы.

Как защитить документы от несанкционированного использования, передачи третьим лицам?

В системе Docsvision во вкладке «Журнал» сохраняется информация обо всех действиях с документами и сотрудниках, которые с ним работали. Сохраняются также все промежуточные версии проекта и правки согласующих лиц. Права на чтение, печать и выгрузку зависят от роли и прав пользователя и от конфиденциальности документа (мандатная, дискреционная и ролевая модели безопасности). При необходимости файлы защищает электронная подпись. На корпоративном портале документы также защищены от редактирования, полного копирования, скачивания, печати. Выгрузить документ могут только администраторы, редакторы раздела и сотрудники отдела нормативного обеспечения. При этом на полях документа автоматически появятся колонтитулы: кто, когда выгрузил данный файл. 

Как централизовано управлять нормативными документами в филиалах холдинга

Единые нормативные документы для филиальной сети разрабатывает головная компания, и чтобы исключить вероятность ошибок, издать легитимный документ, компания предварительно направляет проект документа в филиалы для сбора замечаний. Обсуждение таких проектов происходит в электронном виде в «Системе управления нормативными документами» на платформе Docsvision. Все замечания подразделений автоматически собираются в общий реестр и направляются в головную компанию. Ответ головной компании с возражениями и комментариями снова рассылается для обсуждения.

Результаты обсуждения проекта нормативного документа, принятые и отклоненные замечания сохраняются в системе Docsvision и публикуются на корпоративном портале. Каждое заинтересованное подразделение, которое в дальнейшем будет руководствоваться этими нормативными документами, контролирует, все ли замечания и пожелания филиала учтены. Такой формат дискуссий исключает риск издать неработающий документ. Головная компания контролирует нормотворческую деятельность филиалов. С этой целью филиал направляет в компанию план-график, где автоматически зафиксировались все изменения за период: какие документы введены в действие, в какой стадии подготовка проектов, есть ли нарушение по срокам. Контроль плана-графика помогает дисциплинировать филиалы сети, централизовать управление ЛНД.

Компоненты системы

Система состоит из 4-х информационных блоков, каждый из которых автоматизирует группу взаимосвязанных бизнес-процессов.

«Библиотека нормативных документов» - тот блок решает две главные задачи управления нормативной документацией: ведение фонда нормативных документов и информирование сотрудников. 

• управляемый доступ пользователей к базе данных ЛНД: документ видит, распечатывает, копирует только тот, кто имеет на это право. 
• досье документа: когда и кем разработан, согласован и утвержден, предыдущие версии, приложения, изменения, распорядительный документ о вводе в действие, лист согласования хранятся в карточке.
• ввод в действие и отмена действия ЛНД: статус документа указывается в карточке;
• анализ связанных ЛНД: актуализация ссылок;
• поиск по реквизитам;
• отчёты;
• рассылка новых и измененных документов на ознакомление по корпоративно почте и через систему Docsvision

«Планирование и актуализация ЛНД» - блок предназначен для управления фондом ЛНД, изменения и разработки нормативных документов.

• учёт и ведение инициатив по разработке ЛНД;
• формирование плана-графика по разработке/актуализации ЛНД;
• контроль исполнения плана-графика;
• пакетная обработка связанных документов: отмена действия предыдущей версии, изменение статуса в инициативах и в плане-графике;
• автоматическая ревизия предыдущих версий ЛНД;
• автоматическое обновление ссылочной базы в новых версиях ЛНД;
• отчёты.

«Согласование проектов ЛНД» - блок автоматизирует согласование ЛНД и сопутствующих распорядительных документов, а также помогает дисциплинировать подразделения в части своевременной разработки и согласования документов.

• учёт проектов ЛНД;
• согласование (обсуждение) проектов ЛНД параллельное, последовательное. смешанное;
• согласование проектов распорядительных документов;
• контроль согласования ЛНД;
• автоматическое формирование листов согласования;
• отчёты.

«ЛНД на корпоративном портале» на платформе MS Sharepoint – блок предоставляет доступ к актуальным документам всем сотрудникам компании с учетом разграничения прав, помогает организовать работу с подразделениями.

• публикация актуальных ЛНД на портале для общего доступа сотрудников компании, создание структурированного хранилища файлов;
• удобный интерфейс для ознакомления с документами;
• обеспечение доступа в соответствии с ролью пользователя;
• поиск ЛНД;
• формирование системных и пользовательских реестров ЛНД.

О разработчике

Разработчиком решения «RKIT: Управление совещаниями» на базе платформы Docsvision является компания RKIT Group (юридическое название OOO «РКИТ») :

• На рынке с 1994 года.
• Премиум-партнер Docsvision с 2007 года.
• 59 компаний-клиентов по России.

Компетенции

Разработка решений на платформе Docsvision. Разработана собственная продуктовая линейка на основе выполненных проектов, запатентовано 12 продуктов. Решения внесены в реестр Минкомсвязи РФ.

• Разработка контролов и утилит для Docsvision. Разработано 11 инструментов управления.
• Разработка отчетов SQL Server Reporting Services (SSRS).
• Интеграция решений RKIT c решениями сторонних разработчиков на Docsvision.
• Интеграция Docsvision с Битрикс24, 1С, Галактика, ABBYY, MS SharePoint и построение комплексных систем управления предприятием.

Дополнительная информация

Если вас заинтересовало решение «Управление локальными нормативными документами», закажите презентацию. Мы расскажем вам о решении подробно, проведем демонстрацию онлайн или у вас в офисе.