Управление совещаниями RKIT

Скачать листовку "RKIT: Управление совещаниями"

Согласно опросу, проведенному независимым аналитическим центром, среди 260 руководителей и участников совещаний, 25% совещаний проходят без подготовки и не по плану, 30% участников не имеют отношения к вопросу обсуждения, 70% респондентов хотели бы повысить эффективность совещаний. Решение «RKIT: Управление совещаниями» на базе платформы Docsvision помогает компаниям, в том числе территориально-распределенным: организовать совещание согласно внутренним регламентам компании и регулировать исполнение решений, принятых в ходе совещания.

Для кого актуально

Решение «RKIT: Управление совещаниями» актуально, если в компании регулярно проводятся совещания различных видов:

• информационные (инструктивные): информация доводится до исполнителей «сверху вниз»;
• проектные (операционные): сотрудники предоставляют информацию «снизу вверх» по текущим проектам и задачам;
• аналитические (ситуационные): участники дают коллективную оценку проблемной ситуации, стоящей перед компанией, совместно разрабатывают решение.

Частые проблемы в таких совещаниях:

• совещания превращаются в формальность;
• на совещании присутствуют сотрудники, не имеющие непосредственного отношения к обсуждаемым вопросам;
• во время совещания не удается достичь решения по приоритетным задачам;
• важные участники не присутствуют на совещании: их забыли пригласить, они не смогли подстроить свой рабочий график под совещание; 
• критичные вопросы не включаются в повестку;
• принятые решения не выполняются.

Бизнес-эффект

1. Сокращается в 4 раза время на подготовку совещания, так как согласование повестки и ознакомление с ней участников проходит в электронном виде. 

2. Сотрудники не опаздывают и не пропускают совещания: новые совещания автоматически встраиваются в календарь Outlook, участники получают напоминания о встрече.

3. Повышается качество подготовки к совещанию: заранее согласовывается повестка и прикладываются материалы совещания.

4. Благодаря качественной подготовке и согласованной повестке на 30% сокращается продолжительность совещаний.

5. Контроль за исполнением принятых решений – в результате на 70% повышается результативность совещаний.

Схема работы решения

Планирование совещаний, формирование повестки

Определение целей, задач и результатов совещания. Определите тип совещания, если в вашей компании совещания проводятся по определенной тематике (например, “Юридическое сопровождение бизнеса”, “Взаимодействие с клиентами”, “Охрана труда”). Типы совещаний настраиваются в зависимости от регламентов вашей компании. Определите цели совещания.

Определение вопросов и формирование повестки. Определите вопросы, которые будут рассматриваться на данном совещании. Укажите продолжительность доклада и лимит обсуждения, выберите докладчика. Система автоматически добавит их к участникам обсуждения.

Выбор переговорной комнаты: укажите место проведения совещания (например, конференц-зал № 1), если необходимо, направьте по системе задание техническим специалистам для подготовки оборудования. Переговорная комната автоматически бронируется на дату и время совещания.

Согласование повестки. Направьте повестку на согласование. Система соберет все замечания согласующих лиц. Это позволит уточнить формулировки вопросов и избежать разногласий во время совещания.

Информирование участников. Определите круг участников, указав их из выпадающего списка или по 3-м первым буквам фамилии сотрудника, сотрудники получат уведомления в почту и на рабочий стол. Прикрепите к повестке документы, с которыми участникам необходимо ознакомиться. По клику система направит участникам повестку совещания с включенными в нее материалами. Вместе с повесткой можно направить протокол предыдущего совещания по той же теме. Если изменилось время или место проведения совещания, появились новые документы, система уведомит всех участников о появлении новой информации. Дата автоматически изменится в Outlook.

Приглашение участников со стороны 3-х лиц: выберите участников из других компаний. Если их адреса есть в справочнике контрагентов, система автоматически сформирует письма и направит их адресатам. При наличии у контрагента Outlook событие встроится в календарь.

Шаблон на основе повестки. По кнопке создайте шаблон повестки типового совещания. Он включит в себя вопросы и постоянных участников, помощнику руководителя потребуется лишь корректировка при изменении деталей. Укажите периодичность совещаний, включив их в план-график совещаний, например, на месяц, год.

Печатная форма повестки формируется автоматически.

Управление: выработка решений, формирование протокола

Формирование и наполнение протокола. Протокол совещания формируется автоматически из повестки. Печатный документ создается по установленной в вашей компании форме. Отметьте участников, фиксируйте принятые решения.

Выдача поручений. В карточке вопроса укажите решение по вопросу и выдайте поручение. Для каждого поручения укажите срок исполнения, периодичность (например, начальнику склада раз в неделю отправлять отчёт об отгрузке), список исполнителей. При необходимости прикрепите к решению текст доклада.

Сквозное управление совещаниями. По кнопке включите в протокол неисполненные решения из предыдущих совещаний. Если во время совещания появились новые вопросы, добавьте их в протокол.

Согласование решений и протокола. Каждое решение согласуется по отдельности с ответственным за него исполнителем. Если такая детальная проработка не требуется, можно согласовать весь протокол. Система автоматически рассылает протокол по всем участникам или по заранее определенному маршруту. Ответственный в личной папке видит задание “Согласовать решение по совещанию” и срок. Электронное согласование позволяет оперативно подвести итог совещания и выдать поручения. Благодаря быстрой подготовке протокола у сотрудников остается больше времени на исполнение поручений.

Отправка протокола на исполнение: по клику исполнители получат поручения, а контролер — уведомление о том, что адресаты получили задания. Если что-то поменялось в протоколе, всегда можно повторно направить протокол на исполнение.

Исполнение поручений по итогам совещания

Исполнение поручений сотрудниками: исполнители видят поручение и контролируют сроки в личной папке. Все свои задачи сотрудник видит в личной структуре папок. Содержимое папок отображается справа в виде таблиц. Сотрудник может работать с перечнями задач: выставлять цветовые метки, делать выборки и фильтры. Система напоминает ему о сроках, помогая спланировать работу по поручениям. Когда сотрудник выполнил задание и передал на приемку, результат его работы, комментарии и статус автоматически переносятся в карточку протокола.

Индивидуальный учёт трудоёмкости и индивидуальные отчёты: сотрудник по мере работы над задачей создаёт мини-отчёты, где указывает трудоёмкость, фактический срок выполнения задачи. Система соотносит дату завершения работы с плановым сроком, сопоставляет плановую и фактическую трудоёмкость. 

Работа через почту. Если ваши сотрудники привыкли работать через почту, система направит поручения в Outlook. Сотрудник в ответном письме приложит документы, а система прикрепит результат его работы к соответствующему вопросу в протоколе.

Экспорт и импорт данных. Все отчёты, таблицы-представления по клику экспортируются в файлы формата Microsoft Office; для ряда отчётов предусмотрена выгрузка в форматы XTML и PDF.

Гибкая работа с вложенными файлами и документами внутри поручения:

• Все файлы и документы сохраняются в системе и доступны в поиске. На основе документов формируется база знаний в структурированном виде.
• Система показывает прикрепленные документы по проекту моментально без открытия специальных программ (.docx, .xlsx, .pdf). Документы отображаются в виде дерева папок.
• Дополнение файлов атрибутами: любой файл может быть дополнен атрибутами: например, автор, дата, контрагент. Благодаря этому вы можете легко найти любой документ по известным вам данным (например, зная только автора или контрагента).
• Работа с версиями: система сохраняет все версии документов. Выберите версии, которые требуется проанализировать (например, проект договора и ответ с замечаниями контрагента) и сравните их: в системе откроется MS Office в режиме сравнения двух файлов документов.
• Вы можете подписать цифровой подписью все файлы совещания или каждый в отдельности.
• Создавайте внутри карточки свою структуру папок и распределяйте документы между папками.

Контроль исполнения

В любой момент контролируйте, как ведется работа по поручению в Дереве задач. Из дерева можно открыть карточку любого вопроса и приложенные исполнителем документы. Исключите внезапное обнаружение невыполненных поручений: система покажет, какие задачи выполнены, а какие сотрудники отстают по срокам.

Система информирует руководителя уведомлениями, цветовыми метками, письмом, показывает задания в специальных папках «Близится срок» и «Просроченные». На основании отчётов исполнителей генерируются общие отчёты по трудоёмкости по всем сотрудникам и поручениям в разных разрезах.

Анализ совещаний

База знаний по совещаниям. Создайте электронную базу совещаний (участники, повестка дня, поручения, прикрепленные материалы, протоколы). База знаний станет востребованным корпоративным ресурсом.

Лучшие практики. Используйте Базу знаний для анализа вопросов и принятых решений. Это позволит найти аналогичные прецеденты в компании и использовать лучшие корпоративные практики для выхода из сложной ситуации.

Стратегический анализ. Анализируйте: продолжительность совещаний, время, затраченное на решение вопросов, “стоимость” совещания, исполнительскую дисциплину. Система мгновенно формирует отчёты SQL Server Reporting Services и выборки по темам, вопросам, видам совещаний. Возможна дополнительная настройка графических отчётов по заданным вами параметрам.

Используйте преднастроенные отчёты

Выгружайте отчеты в MS Excel

 Моментальный поиск по вопросам, повесткам, протоколам: любую задачу можно найти по нужным вам параметрам.  

О разработчике

Разработчиком решения «RKIT: Управление совещаниями» на базе платформы Docsvision является компания RKIT Group (юридическое название OOO «РКИТ») :

• На рынке с 1994 года.
• Премиум-партнер Docsvision с 2007 года.
• 59 компаний-клиентов по России.

Компетенции

• Разработка решений на платформе Docsvision. Разработана собственная продуктовая линейка на основе выполненных проектов, запатентовано 12 продуктов. Решения внесены в реестр Минкомсвязи РФ.
• Разработка контролов и утилит для Docsvision. Разработано 11 инструментов управления.
• Разработка отчетов SQL Server Reporting Services (SSRS).
• Интеграция решений RKIT c решениями сторонних разработчиков на Docsvision.
• Интеграция Docsvision с Битрикс24, 1С, Галактика, ABBYY, MS SharePoint и построение комплексных систем управления предприятием.