Демо-центр

Администрация города Иркутска

  • Иркутск
  • Государственный сектор
Дополнительно

Администрация Иркутска включает шесть отраслевых комитетов и четыре комитета по управлению округами. 

Описание проекта

Предпосылки проекта

На момент старта проекта в администрации работала СЭД, которая уже не соответствовала предъявляемым требованиям, а часть документов обрабатывалась на бумаге. Было принято решение выбрать новую СЭД. В результате проведенных конкурсных мероприятий победила компания RKIT с собственным решением «Административное делопроизводство» на платформе Docsvision. 

Старт проекта 

Проект стартовал в 2012 году в комитете по экономике Администрации Иркутска. Когда поняли, что система «Административное делопроизводство» работает и упрощает работу 40 сотрудникам комитета - пошли в развитие и тираж. Следующими пилотными площадками стали Комитет по бюджетной политике и финансам, аппарат администрации, комитет ЖКХ. 

Работа с документами — основная деятельность администрации. Все бизнес-процессы подкрепляются массивом документов. Интервью о проекте с Алексеем Харловым, Администрация Иркутска,  читайте на крупнейшем портале ИТ-директоров GlobalCIO (публикация 2017 г.). 

Сегодня в системе:

  • ежедневно обрабатывается свыше 1000 документов, 
  • более 35 000 документов в месяц 
  • работают 1200 сотрудников, включая высшее руководство. 

Автоматизировано 10 крупных управленческих процессов: учёт и контроль исполнения входящей корреспонденции; учет исходящей корреспонденции от согласования проекта до контроля ответа адресата. В электронном виде ведутся внутренняя служебная переписка, распорядительные документы Администрации.

Управление совещаниями - от рассылки повестки до контроля исполнения поручений, выданных в ходе совещания, тоже происходят через СЭД. Отдельно созданы инструменты для поддержки работы высшего административного состава администрации г. Иркутска. 

В системе сотрудники готовят, согласовывают документацию по муниципальным заказам и контрактам. Отдельно нужно упомянуть управление судебными и административными делами: в системе ведется регистрация исков, предписаний, планирование работ, учёт судебных документов, контроль их исполнения. 

В 2015 году сделан упор на обращения граждан, организаций и депутатов. 

Переход на электронный документооборот — это решение юридического характера и обсуждению не подлежит. Каждый руководитель начинает свой день с того, что разбирает входящие документы в системе Docsvision. Руководители ниже доводят до исполнителей и отчитываются об исполнении поручений. Процесс виртуализирован и активно работает во всех подразделениях, заменяя мини-планерки. 80% работ происходит в мониторе. 

Мобильные решения

При сегодняшней структуре администрации без электронного обмена документами никуда. У топ-мененджеров есть планшетные решения на платформе IOS, которые облегчили им работу. Вопрос их участия во всех процессах решен с помощью мобильных приложений. Находясь за пределами офиса, они точно также выдают поручения, согласовывают документы, дают замечания, отчитываются перед вышестоящим руководством. Информация поступает в единую базу данных по защищенным каналам связи. При этом в системе можно работать без интернета. Когда связь появляется, данные автоматически синхронизируются. 

Работа с обращениями граждан

Администрация работает не только с гражданами, но и по запросам депутатов и юридических лиц. Обращения совершенно разного характера, начиная от ремонта придворовых территорий, заканчивая вопросами финансирования переселения из ветхого жилья. Вопросы могут одновременно поступать по одной и той же проблеме от жителя округа и от депутата. В рамках существующей системы такие запросы автоматически объединяются. Все движение документов происходит в СЭД, что значительно экономит время специалистов администрации в решении проблем заявителей и подготовке ответов. 

Архивный фонд

В 2016 году был начат интересный проект: компания RKIT Group разработала «Электронный архив» для документов постоянного хранения Архивного фонда Администрации Иркутска. Система введена в эксплуатацию, идет загрузка документов в архив. Настраиваются механизмы потокового сканирования. В решении заложены нетривиальные механизмы распознавания документов, благодаря которым система сама узнает отсканированные документы, каталогизирует и типизирует их. Сотрудники архива только проверяют корректность заполнения данных. Система позволяет быстро находить архивные данные среди 300 тысяч документов постоянного хранения.  

Электронный «Архивный фонд» позволит сотрудникам архива  быстро предоставлять информацию, копии архивных документов по запросам заявителей. Сотрудники архива смогут формировать справки, выписки, отчеты без ручного ввода, просто выбрав нужные документы и нужные формы: система все заполнит сама. А значит, выше скорость обработки запросов, исключена вероятность ошибки. От такого нововведения выигрывают все: и граждане, и юридические лица, и органы государственной власти. 

Задачи на перспективу

Основная цель — перевод всех процессов администрации в СЭД. Другая приоритетная задача: использование электронной подписи, входящей в стандартный функционал платформы Docsvision. В феврале 2017 года удостоверяющий центр Администрации получил аккредитацию Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Появилась возможность без дополнительных бюджетных трат обеспечить сотрудников электронно-цифровой подписью. Это позволит включить СЭД в процессы взаимодействия с правительственными структурами, использовать преимущества системы при межведомственном документообороте и построении региональных связей. 

Социальная значимость проекта

Муниципальный орган — некоммерческая организация, поэтому здесь нельзя использовать подход как в крупной компании: точно посчитать экономический эффект. Выгода не монетизируется, не считая сборов различных налогов. Государственной организации следует учитывать как раз социальный эффект. 

Надо признать, что Docsvision в администрации — это базовый инструмент. Если сейчас нажать кнопку и выключить систему — это значительно затруднит взаимодействие структурных подразделений, окажет влияние на эффективность работы сотрудников. 

Вся деятельность администрации основывается на процессах, которые проходят через СЭД: это предоставление муниципальных услуг и работа с обращениями граждан. Эффективность выполнения этих процессов напрямую влияет на качество поддержки населения и качество оказания услуг. 

Партнер
RKIT Group
RKIT Group - Эксперты в области электронного документооборота, Gold-партнер компании Docsvision.