Администрация округа Кохма

С 2012 года Администрация городского округа Кохма доверяет автоматизацию внутреннего документооборота платформе Docsvision. ИТ-система обеспечивает работу со служебной корреспонденцией, обращениями граждан и внутренний обмен электронными документами. В системе работают сотрудники всех подразделений администрации, а также сотрудники Городской Думы городского округа Кохма, МБУ «Централизованная бухгалтерия городского округа Кохма», МКУ «Единая диспетчерская служба», МАУ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг».

Автоматизация работы со служебной корреспонденцией

На базе платформы Docsvision автоматизированы процессы обработки служебной корреспонденцией:

• Регистрация входящего документа и направление его адресатам.
• Расписание и утверждение резолюции.
• Постановка поручений на контроль организации.
• Выдача поручений по резолюции.
• Получение поручения исполнителями.
• Подготовка исходящего документа.
• Согласование исходящего документа.
• Подписание исходящего документа.
• Регистрация исходящего документа и отправка контрагенту.
• Снятие поручения с контроля организации.
• Исполнение поручений.
• Обработка внутреннего документа.
• Построение отчётов по служебной корреспонденции.

На базе платформы Docsvision автоматизирован процесс обмена электронными документами между отраслевыми (функциональными) подразделениями администрации. Данные подразделения обладают правами юридического лица. Поэтому автоматизация внутреннего документооборота между подразделениями ускоряет работу с документами, существенно снижает затраты на бумагу и печать.

Бизнес-процессы обработки входящих/исходящих/внутренних документов реализованы в соответствии с общей схемой прохождения документов.

Работа с обращениями граждан

Вне зависимости от того, как гражданин обратился в администрацию, все обращения собираются, обрабатываются в системе. Граждане могут обратиться с письменным заявлением в администрацию или прийти на личный приём. 

На базе платформы Docsvision автоматизированы процессы обработки обращений граждан:

• Регистрация гражданина в реестре граждан.
• Регистрация письменного обращения гражданина и отправка его на рассмотрение.
• Расписание и утверждение резолюции.
• Постановка поручений на контроль организации.
• Выдача поручений по резолюции.
• Получение поручения исполнителями.
• Подготовка исходящего документа-ответа на обращение гражданина.
• Согласование исходящего документа- ответа на обращение гражданина.
• Фиксация результатов рассмотрения обращения в карточке обращения.
• Обработка личного приёма руководителя.
• Построение отчётов по работе с обращениями граждан.

Для удобства работы в системе созданы уникальные печатные формы:

• входящего документа с деревом резолюции;
• списка согласующих лиц текущего этапа согласования;
• финального листа согласования с указанием всех согласующих лиц, участвовавших в согласовании документа.

Система поддерживает создание 13 отчётов, среди которых отчёты:

• по количеству входящей корреспонденции, поступившей в администрацию городского округа Кохма/ отраслевое подразделение за определённый период времени в разрезе корреспондента-отправителя;
• по количеству исходящей корреспонденции, отправленной из администрации городского округа Кохма/ отраслевого подразделения за определённый период времени в разрезе адресата-получателя;
• по категориям письменных обращений с указанием заявителя, адреса заявителя, регистрационного номера, даты обращения, краткого содержания, контрольного срока исполнения, исполнителя и результатов рассмотрения;
• по количеству обращений в письменной форме, поступивших в администрацию городского округа Кохма/ отраслевое подразделение, по характеру вопроса за выбранный период;
• по количеству обращений в устной форме (личный приём), поступивших в администрацию городского округа Кохма/ отраслевое подразделение, по характеру вопроса за выбранный период;
• по количеству обращений в письменной форме, поступивших в администрацию городского округа Кохма/ отраслевое подразделение, в разрезе заявителей за выбранный период;
• по количеству обращений в устной форме (личный приём), поступивших в администрацию городского округа Кохма/ отраслевое подразделение, в разрезе заявителей за выбранный период

Система на базе платформы Docsvision накапливает все данные по документам, что позволяет находить данные по запросу.

Цифры проекта

• 71 человек работает в системе ежедневно;
• 941 обращение гражданина зарегистрировано в системе за 8 месяцев;
• 4521 входящих документов зарегистрировано в СЭД за 8 месяцев;
• 4523 исходящих писем и внутренних документов было подготовлено в СЭД за 8 месяцев.

История развития проекта

Администрация городского округа Кохма использует платформу Docsvision для автоматизации работы с документами с 2012 года. Сотрудники умеют работать с системой и не имели нареканий, кроме снижения быстродействия системы в процессе эксплуатации. Чтобы вернуть ИТ-системе скорость в работе, специалисты компании «Сервис ТВ-инфо» предложили обновить версию до актуальной и перевести работу пользователей в web-интерфейс. В рамках проекта обновления была сохранена функциональность системы, привычная для сотрудников администрации. Специалисты «Сервис ТВ-инфо» провели аналитическое обследование и разработали частное техническое задание. На основе частного технического задания была выполнена разработка системы на платформе Docsvision. В рамках проекта было проведено обучение, подготовлены текстовые и видеоинструкции по запуску и работе системы после модернизации. Своевременный проект обновления помог решить проблемы с быстродействием.

Результаты от внедрения СЭД

• Сократилось время согласования документов.
• Усилился контроль за исполнением поручений в электронном виде.
• Обмен документами и работа с подразделениями стали прозрачными и оперативными.
• Снизились затраты на бумагу и обслуживание оргтехники.

Партнёр

Группа Компаний Сервис ТВ – универсальный интегратор с опытом реализации ИТ-проектов различной сложности. Cпециализируется на комплексных решениях в области информационных технологий для государственных учреждений и предприятий различных отраслей.

Основные направления деятельности – разработка и сопровождение информационных систем, реализация инфраструктурных проектов.