АО «Платформа А»

Система кадрового электронного документооборота (КЭДО) на платформе Docsvision была внедрена предприятием с более чем 1 000 сотрудников и несколькими площадками, в том числе расположенными в разных городах.

Особенностью проекта стало использование интерактивных киосков (терминалов), обеспечивших удобный доступ к системе для сотрудников производственных подразделений.

В результате внедрения КЭДО скорость обработки кадровых документов в АО «Платформа А» выросла в 2 раза.

О проекте в цифрах

Прямая речь

«Внедрение КЭДО способствовало тому, что компания упростила регламенты документооборота и оптимизировала кадровые бизнес-процессы.

Благодаря интуитивному интерфейсу, персонал без инструкции и подготовки ориентируется в системе и выбирает правильную последовательность действий для оформления документов.

Благодаря проведённому компанией RKITобучению, ИТ-специалисты «Платформы А» самостоятельно развивают систему: разрабатывают карточки для новых типов кадровых документов».

Мария Новодережкина, руководитель проекта, АО «Платформа А»

Предпосылки внедрения КЭДО

Ранее в АО «Платформа А» была внедрена система электронного документооборота Docsvision, которая использовалась для автоматизации делопроизводства, работы с договорами и других бизнес-процессов. Кадровые процедуры были оцифрованы лишь частично.

В системе существовала универсальная карточка кадрового документа, сотрудники могли загружать в неё заявления в электронном виде, однако подписывались документы на бумаге. Обработку кадровых документов также усложняли отсутствие у сотрудников рабочих специальностей доступна к системе и распределённая структура предприятия.

В результате было принято решение внедрить комплексную систему КЭДО на платформе Docsvision. Разработчиком комплексного решения стал золотой партнёр Docsvision – компания RKIT, обладающая экспертизой в крупных проектах с построением масштабной интеграционной архитектуры.

Цели и задачи проекта

Внедрение КЭДО Docsvision в АО «Платформа А» решало следующие задачи:

• ускорение прохождения кадровых документов;
• повышение удобства кадровых процессов для сотрудников (в том числе удалённых специалистов и рабочих, не имеющих АРМ);
• упрощение работы кадровой службы за счёт автоматизации типовых процедур;
• улучшение корпоративной прозрачности и повышение лояльности персонала.

Реализация проекта

Внедренная система КЭДО обеспечивает бизнес-процесс из следующих этапов:

1. Сотрудник однократно дает письменное согласие на ведение кадрового документооборота в электронном виде.
2. Работник отдела кадров вносит соответствующую отметку в 1C: ЗУП, после чего информация передается в КЭДО Docsvision. В КЭДО автоматически создаётся личный кабинет и формируется заявка на выпуск облачной УНЭП.
3. Заявка автоматически направляется в сервис Контур.КЦР. Выпуск электронной подписи подтверждается через портал «Госуслуги» либо лично через работника отдела кадров (в том случае, если у сотрудника нет аккаунта на портале).
4. После подтверждения согласия на выпуск электронной подписи сотрудник получает возможность подписывать документы в КЭДО Docsvision. Вход в личный кабинет КЭДО реализован в двух вариантах: с персонального компьютера (по постоянным логину и паролю) и через интерактивные киоски (по номеру телефона и одноразовому паролю). Первый вариант адресован сотрудникам с АРМ, второй – сотрудникам производственных подразделений.
5. Сотрудник выбирает в системе тип кадрового документа (заявление на отпуск, заявление на командировку, служебная записка на замещение и т.д.) и заполняет несколько полей (имя заявителя и подписанта и другие данные подставляются автоматически). Для подписания документа используется действующий сертификат облачной электронной подписи.
6. Документ передается на согласование и подписание руководству.
7. Согласованный и подписанный документ передается на исполнение работнику отдела кадров (в случае его отсутствия – заместителю).
8. На основе полученного документа работник отдел кадров создаёт соответствующий приказ или распоряжение в 1С: ЗУП. Созданный документ автоматически передается в КЭДО для регистрации.

Для сотрудников предприятия, не имеющих АРМ, реализован следующий сценарий работы с КЭДО Docsvision:

1. Сотрудник вводит свой номер телефона на терминале (интерактивном киоске) и получает SMS с одноразовым паролем.
2. Входит в личный кабинет КЭДО по одноразовому паролю.
3. Заполняет кадровый документ, используя один из готовых шаблонов, и подписывает его электронной подписью.
4. SMS-уведомления о статусе документа поступают на мобильный телефон сотрудника.

В рамках проекта настроен ряд интеграций с другими информационными системами. Наиболее значима для проекта интеграция с 1С: ЗУП, которая позволяет автоматически создавать в КЭДО личные кабинеты сотрудников, снижает нагрузку на работников отдела кадров и сокращает сроки обработки кадровых документов.

Интеграционная шина «Датарион» обеспечивает надёжный обмен данными между системами 1С и КЭДО Docsvision (например, о согласии на ведение кадрового документооборота в электронном виде или об изменении должности сотрудника).

Сервис «МТС-Маркетолог» помогает подтверждать выпуск электронной подписи при отсутствии у сотрудника аккаунта на портале «Госуслуги» и уведомлять сотрудников рабочих специальностей о статусе заявлений, направленных в отдел кадров.

Интеграции с Контур.КЦР и Контур.УЦ обеспечивают автоматическое формирование заявок на выпуск электронной подписи для сотрудников предприятия.

Результаты проекта

• На предприятии создана единая система КЭДО для всех работников, включая удалённых сотрудников и сотрудников производственных подразделений.
• Настроены автоматический выпуск электронных подписей для всех сотрудников и подписание кадровых документов в электронном виде.
• Кадровые процессы стали удобнее для персонала: нет необходимости распечатывать заявления и лично посещать отдел кадров, все кадровые документы доступны в личном кабинете КЭДО Docsvision.
• Кадровые документы формируются автоматически на основе шаблонов, что исключает ошибки и несоответствия нормативным требованиям.
• Обработка кадровых документов ускорилась в 2 раза (трудоёмкость снизилась с 3 000 до 1 500 человеко-часов).
• Обеспечено хранение кадровых документов компании в едином структурированном защищённом архиве на платформе Docsvision.

Перспективы проекта

В настоящее время ИТ-специалисты «Платформы А», прошедшие обучение по работе с low-code инструментами Docsvision, самостоятельно развивают систему: создают карточки для новых типов кадровых документов.

В 2026 году также планируется внедрение сервиса «перештамповки» электронных подписей для обеспечения долгосрочного хранения кадровых документов.

Кроме того, как отмечает команда заказчика, пользователи новой системы активно вносят предложения по совершенствованию системы, что служит дополнительным стимулом для её дальнейшего развития.

Партнёр

Эксперты в области электронного документооборота. Золотой партнёр Docsvision, обладающий статусами:
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»