АО «Самаранефтепродукт»
Самара
Нефтегазовая и химическая пром-ть
Год начала проекта: 2015
На рынке нефтепродуктов Самарской области ПАО «НК «Роснефть» представлена предприятием нефтепродуктообеспечения АО «Самаранефтепродукт». Общество работает с 1996 г., осуществляет реализацию моторных топлив в розницу через собственную сеть АЗК и мелкооптовым потребителям с двух нефтебаз, из которых сегодня состоит нефтебазовое хозяйство Общества: Кряжский цех АО «Самаранефтепродукт» и Сызранский цех АО «Самаранефтепродукт».
Автоматизация управления локальной нормативной документацией в АО «Самаранефтепродукт»: экономия времени и упрощение подготовки отчётности для ПАО НК «Роснефть»
Предпосылки проекта автоматизации
В АО «Самаранефтепродукт» функционируют нормативные документы как поступающие из управляющей компании «РОСНЕФТЬ», так и порождаемые внутри Общества.
Специалисты по нормативному обеспечению бизнеса (НОБ) организуют подготовку и согласование проектов локальной нормативной документации (ЛНД), регистрируют и рассылают утвержденные документы. Доступ к документам, являющимся обязательными для использования в работе, в соответствии с действующими требованиями АО «НК «Роснефть», должен иметь каждый сотрудник.
Работа проходила следующим образом:
- доступ сотрудников АО «Самаранефтепродукт» к ЛНД Общества и Компании, а также к соответствующим им распорядительным документам (РД) осуществлялся через 1С:Архив.
- Проекты ЛНД Общества согласовывались на бумажном носителе.
- Специалист по НОБ оповещал сотрудников о новых ЛНД с помощью рассылки по электронной почте.
Выбор решения
В условиях развития компании важной стратегической задачей АО «Самаранефтепродукт» стало создание единой системы не только для работы с ЛНД, но и для эффективного управления процессами общего делопроизводства и управления договорами.
По результатам анализа нескольких систем и проведения конкурса в 2015 году было выбрано решение ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» на базе системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision.
Специфика работы с ЛНД и возможности решения по её автоматизации
Основные стадии жизненного цикла ЛНД (увеличить картинку нажатием)
«Организация работы с ЛНД» - один из основных процессов в управлении ЛНД, он состоит из нескольких ключевых процедур: регистрация ЛНД; классификация ЛНД; хранение и обеспечение сохранности ЛНД; информирование о действующем фонде ЛНД, в т.ч. доступ и их передача); оценка состояния действующего фонда ЛНД; отбор электронных копий утративших силу ЛНД и передача на архивное хранение.
«Разработка и актуализация ЛНД» - процесс, включающий процедуры планирования и разработки документов, обсуждения их проектов, экспертизы проектов на соответствие корпоративным требованиям, официального согласования проектов, утверждения, введения в действия ЛНД и их актуализации в АО «Самаранефтепродукт». Этот процесс регламентирован Положением Общества «Разработка и актуализация ЛНД».
В ходе проекта специалистами «ACS-ВолгаЭВМкомплекс»:
- было создано решение по управлению ЛНД на базе платформы Docsvision,
- осуществлен автоматический перенос в новую систему всех имеющихся локальных нормативных документов предприятия,
- обеспечен доступ сотрудников к документам в рамках их служебных обязанностей и полномочий.
Основные функциональные возможности Решения:
• Автоматизация процессов регистрации, хранения и поиска ЛНД;
• Согласование проектов ЛНД Общества и формирование листа согласования;
• Согласование проектов ЛНД Компании и выгрузка информационного письма с результатами согласования проектов ЛНД Компании;
• Формирование и выгрузка Реестров ЛНД Компании и Общества;
• Формирование персонального обязательного реестра ЛНД;
• Формирование реестра ЛНД, подлежащих включению в договор с подрядчиками;
• Формирование и выгрузка акта приема-передачи ЛНД;
• Формирование и выгрузка Планов-графиков разработки/актуализации ЛНД;
• Автоматическая рассылка заданий на разработку/актуализацию ЛНД в соответствии с Планом-графиком;
• Пакетная обработка ЛНД (ввод в действие, актуализация, отмена);
• Заблаговременное оповещение исполнителей и контролёров о приближении сроков исполнения заданий;
• Автоматическое уведомление сотрудников о вводе/изменении/отмене ЛНД;
• Автоматическое формирование колонтитулов (дата/время выгрузки ЛНД);
• Автоматические установка и снятие «подложки» («Проект ЛНД» и «Утратил силу»);
• Формирование статистики обращений сотрудников к ЛНД;
• Автоматическое формирование истории работы с документом на протяжении его жизненного цикла;
• Автоматическое формирование истории исполнения по каждому заданию на всём протяжении его выполнения.
Результаты внедрения в цифрах и фактах
• 270 сотрудников в системе, включая удаленные подразделения
• В год регистрируется:
5 000 входящих документов
4-5 тысяч исходящих документов
1 000 ЛНД
• В 2-3 раза сократилось время поиска ЛНД, сократились трудозатраты группы по ЛНД при ведении необходимых реестров и подготовке отчетности в Компанию.
• Объем электронного архива – 670 Гб.
Автоматизация базового делопроизводства компании
ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» одновременно успешно внедрила еще несколько решений на базе платформы «Docsvision»:
• систему электронного документооборота,
• систему управления организационно-распорядительной документацией,
• систему управления договорами и договорной документацией.
Итоги проекта
Решение по управлению ЛНД гармонично сочетается с решением по общему делопроизводству и решением по управлению договорами, а обработка всей документации Общества подчиняется единому регламенту.
С использованием решений существенно сократилось время на подготовку, согласование и поиск локальных нормативных документов, а также на формирование различных отчетов для предоставления в ПАО «НК «Роснефть».
