Заказать демо

АО «Самаранефтепродукт»

  • Самара
  • Нефтегазовая и химическая пром-ть
  • Год начала проекта: 2015
Дополнительно

На рынке нефтепродуктов Самарской области ПАО «НК «Роснефть» представлена предприятием нефтепродуктообеспечения АО «Самаранефтепродукт». Общество работает с 1996 г., осуществляет реализацию моторных топлив в розницу через собственную сеть АЗК и мелкооптовым потребителям с двух нефтебаз, из которых сегодня состоит нефтебазовое хозяйство Общества: Кряжский цех АО «Самаранефтепродукт» и Сызранский цех АО «Самаранефтепродукт». 

Описание проекта

Автоматизация управления локальной нормативной документацией в АО «Самаранефтепродукт»: экономия времени и упрощение подготовки отчётности для ПАО НК «Роснефть»

Предпосылки проекта автоматизации

В АО «Самаранефтепродукт» функционируют нормативные документы как поступающие из управляющей компании «РОСНЕФТЬ», так и порождаемые внутри Общества.

Специалисты по нормативному обеспечению бизнеса (НОБ) организуют подготовку и согласование проектов локальной нормативной документации (ЛНД), регистрируют и рассылают утвержденные документы. Доступ к документам, являющимся обязательными для использования в работе, в соответствии с действующими требованиями АО «НК «Роснефть», должен иметь каждый сотрудник. 

Работа проходила следующим образом:

  • доступ сотрудников АО «Самаранефтепродукт» к ЛНД Общества и Компании, а также к соответствующим им распорядительным документам (РД) осуществлялся через 1С:Архив.  
  • Проекты ЛНД Общества согласовывались на бумажном носителе. 
  • Специалист по НОБ оповещал сотрудников о новых ЛНД с помощью рассылки по электронной почте.

Выбор решения 

В условиях развития компании важной стратегической задачей АО «Самаранефтепродукт» стало создание единой системы не только для работы с ЛНД, но и для эффективного управления процессами общего делопроизводства и управления договорами. 

По результатам анализа нескольких систем и проведения конкурса в 2015 году было выбрано решение ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» на базе системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision.

Специфика работы с ЛНД и возможности решения по её автоматизации 

Основные стадии жизненного цикла ЛНД (увеличить картинку нажатием)

«Организация работы с ЛНД» - один из основных процессов в управлении ЛНД, он состоит из нескольких ключевых процедур: регистрация ЛНД; классификация ЛНД;  хранение и обеспечение сохранности ЛНД; информирование о действующем фонде ЛНД, в т.ч. доступ и их передача); оценка состояния действующего фонда ЛНД; отбор электронных копий утративших силу ЛНД и передача на архивное хранение.

«Разработка и актуализация ЛНД» - процесс, включающий процедуры планирования и разработки документов, обсуждения их проектов, экспертизы проектов на соответствие корпоративным требованиям, официального согласования проектов, утверждения, введения в действия ЛНД и их актуализации в АО «Самаранефтепродукт». Этот процесс регламентирован Положением Общества «Разработка и актуализация ЛНД».

В ходе проекта специалистами «ACS-ВолгаЭВМкомплекс»:

  • было создано решение по управлению ЛНД на базе платформы Docsvision, 
  • осуществлен автоматический перенос в новую систему всех имеющихся локальных нормативных документов предприятия, 
  • обеспечен доступ сотрудников к документам в рамках их служебных обязанностей и полномочий. 

Основные функциональные возможности Решения:

•    Автоматизация процессов регистрации, хранения и поиска ЛНД;

•    Согласование проектов ЛНД Общества и формирование листа согласования;

•    Согласование проектов ЛНД Компании и выгрузка информационного письма с результатами согласования проектов ЛНД Компании;

•    Формирование и выгрузка Реестров ЛНД Компании и Общества;

•    Формирование персонального обязательного реестра ЛНД;

•    Формирование реестра ЛНД, подлежащих включению в договор с подрядчиками;

•    Формирование и выгрузка акта приема-передачи ЛНД;

•    Формирование и выгрузка Планов-графиков разработки/актуализации ЛНД;

•    Автоматическая рассылка заданий на разработку/актуализацию ЛНД в соответствии с Планом-графиком;

•    Пакетная обработка ЛНД (ввод в действие, актуализация, отмена);

•    Заблаговременное оповещение исполнителей и контролёров о приближении сроков исполнения заданий; 

•    Автоматическое уведомление сотрудников о вводе/изменении/отмене ЛНД;

•    Автоматическое формирование колонтитулов (дата/время выгрузки ЛНД);

•    Автоматические установка и снятие «подложки» («Проект ЛНД» и «Утратил силу»);

•    Формирование статистики обращений сотрудников к ЛНД;

•    Автоматическое формирование истории работы с документом на протяжении его жизненного цикла;

•    Автоматическое формирование истории исполнения по каждому заданию на всём протяжении его выполнения.

Результаты внедрения в цифрах и фактах

•    270 сотрудников в системе, включая удаленные подразделения 

•    В год регистрируется: 

5 000 входящих документов

4-5 тысяч исходящих документов

1 000 ЛНД 

•    В 2-3 раза сократилось время поиска ЛНД, сократились трудозатраты группы по ЛНД при ведении необходимых реестров и подготовке отчетности в Компанию.

•    Объем электронного архива – 670 Гб.

Автоматизация базового делопроизводства компании

ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» одновременно успешно внедрила еще несколько решений на базе платформы «Docsvision»: 

•    систему электронного документооборота, 

•    систему управления организационно-распорядительной документацией, 

•    систему управления договорами и договорной документацией.

Итоги проекта

Решение по управлению ЛНД гармонично сочетается с решением по общему делопроизводству и решением по управлению договорами, а обработка всей документации Общества подчиняется единому регламенту.

С использованием решений существенно сократилось время на подготовку, согласование и поиск локальных нормативных документов, а также на формирование различных отчетов для предоставления в ПАО «НК «Роснефть».

Партнер
Docsvision
Docsvision - Cоздатель и разработчик одноимённой платформы Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-процессами.