Тюменский Государственный Медицинский Университет
Тюмень
Наука и образование
Год начала проекта: 2015
Тюменский государственный медицинский университет входит в сотню лучших вузов России и в ТОП-10 вузов Уральского федерального округа. Университет интегрирован в международную высшую школу и медицинскую науку.
В результате перехода на электронный документооборот в системе ФГБОУ ВО Тюменский ГМУ Минздрава России регламентированы и автоматизированы базовые процессы делопроизводства, согласование договоров и документации для проведения госзакупок. Через web-клиент Docsvision к СЭД подключены географически удалённые кафедры ТюмГМУ – все 60 кафедр в составе 6 факультетов. Особенно активно система используется руководителями подразделений для контроля поставленных задач и электронного архива документов.
На первом этапе проекта университет автоматизировал базовые процессы делопроизводства: регистрацию, согласование, подписание распоряжений и приказов, регистрацию и создание резолюций по входящим и исходящим документам, ведение номенклатуры дел, формирование отчетов по исполнению.
Второй блок, который был переведён в электронный вид – это процессы согласования договоров и документации для проведения госзакупок. В соответствии со спецификой бизнес-процессов ВУЗа был разработан классификатор договоров и маршруты согласования документации для разных видов затратных и доходных договоров, введены необходимые справочники (виды закупки, факультеты, специальность), разработаны карточки и схемы состояний по каждому виду договоров с шаблонами рабочей документации и специализированными полями, изменены правила нумерации, разработан удобный реестр договоров, настроена соответствующая процессам согласования ролевая модель.
Система находится в промышленной эксплуатации: в ней зарегистрировано более 150 пользователей. В базе данных корпоративной СЭД хранится более 17 000 карточек документов. За время работы сотрудниками инициировано в системе более 2 000 согласований, создано почти 4 000 резолюций и более 50 000 заданий.
В ходе дальнейшего развития проекта были автоматизированы процессы согласования служебных записок.
Ирина Васильевна Медведева, ректор Тюменского государственного медицинского университета, доктор медицинских наук, академик РАН, профессор, заслуженный деятель науки РФ:
«Использование СЭД на базе Docsvision помогло университету снизить издержки на внутренние процедуры, ускорить их и сделать более контролируемыми. Благодарим проектную команду за профессиональное управление внедрением СЭД, что позволило совместно выбрать правильную тактику внедрения, выстроить качественные коммуникации с пользователями, своевременно реагировать на изменения требований и, в конечном счете, выполнить их в оптимальные сроки с высоким качеством.»
Кирилл Валерьевич Ивашкевич, начальник отдела государственных закупок и договоров Тюменского государственного медицинского университета: «До работы в системе Docsvision на согласование служебной записки на закупки у нас уходило до 2-3 недель. Сейчас основная часть таких записок согласовывается в течение суток. По согласованию договоров сроки тоже существенно сократились и в среднем составляют 4-5 дней, в зависимости от вида закупки (прямые или торги). Самое шикарное — что я могу спокойно зайти посмотреть, где находится служебная записка, на ком она зависла и напомнить о ней. Не нужно бегать и искать её по кабинетам: всегда видно, кто подписал, кто согласовал, даже в случае замещения сотрудника. Процессы согласования договоров автоматизированы. Кстати, перед этим пришлось эти процессы формализовать, договориться со всеми подразделениями о единых правилах, создать соответствующие классификаторы. Проведена большая и очень полезная работа. Цель ускорения процессов согласования и быстрого поиска необходимых документов достигнута полностью.»
СЭД на базе Docsvision в ВУЗе продолжает развиваться: ведутся работы по повышению производительности системы и расширению её функциональности, по улучшению пользовательских интерфейсов для более производительной работы сотрудников.
Видео
На вебинаре из цикла «Истории успеха с Docsvision» Артём Антоненко, начальник управления ИТ ТюмГМУ, поделился опытом выбора и внедрения системы электронного документооборота, а также результатами проекта.
