RU

Тюменский Государственный Медицинский Университет

  • Тюмень
  • Наука и образование
  • Год начала проекта: 2015

Тюменский государственный медицинский университет входит в сотню лучших вузов России и в ТОП-10 вузов Уральского федерального округа. Университет интегрирован в международную высшую школу и медицинскую науку. 

tyumsmu.ru

В результате перехода на электронный документооборот в системе ФГБОУ ВО Тюменский ГМУ Минздрава России регламентированы и автоматизированы базовые процессы делопроизводства, согласование договоров и документации для проведения госзакупок. Через web-клиент Docsvision к СЭД подключены географически удалённые кафедры ТюмГМУ – все 60 кафедр в составе 6 факультетов. Особенно активно система используется руководителями подразделений для контроля поставленных задач и электронного архива документов.

На первом этапе проекта университет автоматизировал базовые процессы делопроизводства: регистрацию, согласование, подписание распоряжений и приказов, регистрацию и создание резолюций по входящим и исходящим документам, ведение номенклатуры дел, формирование отчетов по исполнению.

Второй блок, который был переведён в электронный вид – это процессы согласования договоров и документации для проведения госзакупок. В соответствии со спецификой бизнес-процессов ВУЗа был разработан классификатор договоров и маршруты согласования документации для разных видов затратных и доходных договоров, введены необходимые справочники (виды закупки, факультеты, специальность), разработаны карточки и схемы состояний по каждому виду договоров с шаблонами рабочей документации и специализированными полями, изменены правила нумерации, разработан удобный реестр договоров, настроена соответствующая процессам согласования ролевая модель.

Система находится в промышленной эксплуатации: в ней зарегистрировано более 150 пользователей. В базе данных корпоративной СЭД хранится более 17 000 карточек документов. За время работы сотрудниками инициировано в системе более 2 000 согласований, создано почти 4 000 резолюций и более 50 000 заданий.

В ходе дальнейшего развития проекта были автоматизированы процессы согласования служебных записок.

Ирина Васильевна Медведева, ректор Тюменского ГМУ Минздрава РоссииИрина Васильевна Медведева, ректор Тюменского государственного медицинского университета, доктор медицинских наук, академик РАН, профессор, заслуженный деятель науки РФ:
«Использование СЭД на базе Docsvision помогло университету снизить издержки на внутренние процедуры, ускорить их и сделать более контролируемыми. Благодарим проектную команду за профессиональное управление внедрением СЭД, что позволило совместно выбрать правильную тактику внедрения, выстроить качественные коммуникации с пользователями, своевременно реагировать на изменения требований и, в конечном счете, выполнить их в оптимальные сроки с высоким качеством.»

Кирилл Валерьевич Ивашкевич, начальник отдела государственных закупок и договоров Тюменского государственного медицинского университета:  «До работы в системе Docsvision на согласование служебной записки на закупки у нас уходило до 2-3 недель. Сейчас основная часть таких записок согласовывается в течение суток. По согласованию договоров сроки тоже существенно сократились и в среднем составляют 4-5 дней, в зависимости от вида закупки (прямые или торги). Самое шикарное — что я могу спокойно зайти посмотреть, где находится служебная записка, на ком она зависла и напомнить о ней. Не нужно бегать и искать её по кабинетам: всегда видно, кто подписал, кто согласовал, даже в случае замещения сотрудника.  Процессы согласования договоров автоматизированы. Кстати, перед этим пришлось эти процессы формализовать, договориться со всеми подразделениями о единых правилах, создать соответствующие классификаторы. Проведена большая и очень полезная работа. Цель ускорения процессов согласования и быстрого поиска необходимых документов достигнута полностью.»

 

СЭД на базе Docsvision в ВУЗе продолжает развиваться: ведутся работы по повышению производительности системы и расширению её функциональности, по улучшению пользовательских интерфейсов для более производительной работы сотрудников.

Видео

На вебинаре из цикла «Истории успеха с Docsvision» Артём Антоненко, начальник управления ИТ ТюмГМУ, поделился опытом выбора и внедрения системы электронного документооборота, а также результатами проекта.

Партнёр
HIT-Service
IT-компания оказывает услуги по всем аспектам управления информацией на предприятии. Комплексное внедрение информационных технологий: исследование бизнес-процессов предприятия, создание IT-стратегии, поставка оборудования и ПО, установка и кастомизация корпоративных систем и интеграция с внешними сервисами.