ФГУНПГП «Иркутскгеофизика»
Иркутск
Геологические и геофизические исследования
Год начала проекта: 2012
Является одним из крупнейших специализированных предприятий по геофизическим и геологическим исследованиям в Восточной Сибири и Дальнем Востоке РФ. Выполняет широкий комплекс геофизических работ по поискам нефти и газа, твердых полезных ископаемых, гидрогеологические, прогнозно-поисковые работы, геодинамический, гидрогеологический и экологический мониторинг. С 2006 г. в состав предприятия включены подразделения, исследующие геологические проблемы, и ранее входившие в состав предприятий «Иркутскгеология» и ВостСибНИИГГиМС.
Необходимость внедрения системы СЭД в ФГУНПГП «Иркутскгеофизика» была обусловлена, в первую очередь, возрастанием объемов документооборота, необходимостью эффективного обмена данными с холдинговыми структурами («Росгеология»), в которые интегрировано предприятие. При выборе СЭД также рассматривадись решения Lotus, 1С. Первый вариант был отклонен из-за высокой стоимости продукта, второй — из-за недостатков функциональных возможностей, предъявлемым к системе. После проведенного анализа представленных на рынке систем, выбор был сделан в пользу Docsvision. Внедрение осуществлял системный интегратор RKIT® Group.
Основные задачи, которые было необходимо решить с помощтю СЭД — автоматизация и базового делопроизводства и контроль исполнительской дисциплины. Благодаря системе Docsvision автоматизированы следующие процедуры: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов компании, отслеживание хода исполнения поручений, формирование отчетности и поиск документов.
Функция поддержки библиотеки типовых документов позволяет оперативно получать доступ к официальным бланкам компании и создавать документы на их основе. Данная функция существенно упрощает работу канцелярии. Ресурс подразделения обеспечивает сотрудникам доступ к документам, относящимся к этому подразделению и быстрый поиск документов. Для топ-менеджеров компании на основе базовой конфигурации было организовано рабочее место руководителя, которое позволяет обрабатывать поступающие по системе документы и автоматически формировать отчеты на основе аналитических данных по работе с документами, резолюциями, поручениями.
Общий объем документов, проходящих через за месяц составляет около 1000 единиц. Регистрируются канцелярией, направляются руководителю, делегируются исполнителю — до 100 документов в сутки. Специалисты RKIT® Group разработали прикладное решение, провели консультации по администрированию, установке системы, подготовке технической базы, разработали и подготовили эксплуатационную документацию и серию обучащих видеороликов для пользователей. Было проведено обучение рядовых сотрудников в группах и индивидуальное обучение топ-менеджеров и линейных руководителей (всего 15 человек).
Вндерение было осуществлено в крайне сжатые сроки — в течение 7 дней. Немаловажным фактором удачного внедрения стала всесторонняя поддрежка и заинтересованность в успешном результате руководства компании.
Результаты внедрения Docsvision:
1. Ускорение обмена данными как внутри организации, и как, следствие, быстрая интеграция с холдинговыми структурами , оперативное реагирование на поступающие данные от территориально-удаленных подразделений, контрагентов, подрядчиков.
2. Быстрый доступ ко всем типам документов, исключение потерь документов, снижение влияния человеческого фактора.
3. Сокращение сроков согласования документов.
4. Защита информации за счет гибкого распределения прав доступа.
5. Увеличение производительности труда сотрудников за счет автоматического контроля исполнительской дисциплины. Перспективы: расширение функционала системы, автоматизация договорной деятельности.
Кроме внедрения проведено обучение пользователей: топ-менеджеров компании, сотрудников канцелярии, линейных руководителей.
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»