ГАУ «МФЦ ИО» (Иркутский областной Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг)

Скачать краткое описание проекта, pdf (640 Кб)

До внедрения системы электронного документооборота Центр ГАУ «МФЦ ИО» работал на бумаге вручную, отсутствовали регламентирующие документы по документообороту. 

В 2014 году в связи с активным развитием сети филиалов началась разработка и внедрение СЭД Docsvision. 
Были разработаны регламенты, процедуры управления документами стали прозрачными и эффективными, обеспечен удобный контроль для руководства. Количество подключенных к системе подразделений МФЦ выросло с 16 до 200. В системе работают директора и их заместители, сотрудники дирекции и начальники отделов по обслуживанию заявителей.

Проект в цифрах 

• более 4000 входящих/исходящих писем ежегодно
• свыше 10000 служебных писем и договоров в год
• более 160 пользователей в системе

О компании

Государственное автономное учреждение «Иркутский областной многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (ГАУ «МФЦ ИО») обеспечивает услуги гражданам по принципу «одного окна». Центр работает с физическими и юридическими лицами. 

Структура компании

ГАУ «МФЦ ИО» включает 200 подразделений по Иркутской области, в том числе в районах крайнего севера с коммуникацией по спутниковой связи. 

Предпосылки проекта

В 2014 году, когда ГАУ «МФЦ ИО» в Иркутской области начало активно развивать сеть филиалов, логистика при отправке бумажных документов оказалась неоправданно сложной, дорогой и затянутой по времени. Руководство изначально было нацелено на максимальную автоматизацию процессов, связанных с документооборотом, чтобы сделать все процедуры эффективными и легко контролируемыми. Требовалось прописать регламенты по делопроизводству «с нуля» и строго придерживаться их с помощью СЭД, обеспечить комплексную автоматизацию делопроизводства всего учреждения. 

Задачи проекта

• организовать электронный документооборот,
• создать технологические регламенты,
• автоматизировать подразделения.

Важным требованием к системе автоматизации была её масштабируемость для дальнейшего подключения новых территориально-распределенных подразделений. По итогам оценки предложений поставщиков СЭД было принято решение выбрать компанию RKIT –  ключевого партнёра-интегратора Docsvision в регионе.

Реализация проекта

• февраль 2014 - разработка и внедрение СЭД Docsvision в 16 филиалах. Развертывание центра обработки данных параллельно внедрению электронного документооборота. Заложены резервы для масштабирования системы, подключения удаленных филиалов.
• июль 2014 - завершение внедрения системы электронного документооборота.
• 2015 - масштабирование системы, обучение наставников и пользователей, обновление новых версий платформы Docsvision.

Сегодня к СЭД подключены 200 подразделений. Система переведена на новую версию платформы Docsvision 5.4 (планируется переход на версию 5.5).

Полностью автоматизированы следующие бизнес-процессы:
•    Работа с входящими, исходящими документами;
•    Работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, служебные записки);
•    Согласование проектов документов;
•    Поддержка библиотеки типовых документов;
•    Типовые рабочие места сотрудника и руководителя;
•    Работа с личными поручениями;
•    Контроль выполнения задач исполнителями.

Рис.1. Задания в работе, статус. 

Рис. 2. Мониторинг работы подчинённых. 

Эффект от внедрения

1.    Удобная обработка порядка 14 000 документов в год;
2.    Оперативная регистрация и согласование документов;
3.     Эффективное соблюдение регламентов;
4.    Электронный архив;
5.    Возможность прозрачного контроля задач;
6.    Оперативное информирование руководителей об исполнении выданных ими поручений;
7.    Удаленная работа 200 территориально разнесенных по области подразделений.

Специалисты МФЦ прошли обучение навыкам администрирования и программирования, подготовлены наставники из числа участников рабочей группы.

Сканеры Fujitsu ScanSnap используются для сканирования документов заявителей.

Автоматизация удаленных подразделений

В системе работают 200 подразделений ГАУ «МФЦ ИО» по Иркутской области (включая районы крайнего севера по спутниковой связи). 

Договорная деятельность централизована на уровне дирекции, благодаря чему удаленные подразделения могут работать с входящими/исходящими документами, приказами, распоряжениями, служебными записками, личными поручениями.

Система учитывает регламенты и организационную структуру МФЦ. Дополнительно реализовано параллельное согласование документов.

Партнёр

Эксперты в области электронного документооборота. Gold-партнёр Docsvision, обладающий статусами:
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»