Группа «Московская Биржа»
Москва
Банки и финансы
Год начала проекта: 2023
Группа «Московская Биржа» управляет единственной в России многофункциональной биржевой площадкой по торговле акциями, облигациями, производными инструментами, валютой, инструментами денежного рынка и товарами. В состав Группы входят центральный депозитарий и клиринговый центр, что позволяет предоставлять полный цикл торговых и посттрейдинговых услуг.
Группа «Московская Биржа» перевела все компании холдинга на использование Единой СЭД на платформе Docsvision. Новое решение, заменившее несколько разрозненных систем документооборота, реализовано на импортозамещённом стеке и использует технологии ИИ для ускорения процессов.
Единая СЭД позволяет Группе обрабатывать растущий документопоток без увеличения штата и снижать операционные издержки. По оценке заказчика, экономический эффект от внедрения составил 20 млн рублей за первый год эксплуатации.
О проекте в цифрах
Прямая речь
«Внедрение Единой СЭД на платформе Docsvision стало не просто технической заменой нескольких разрозненных систем. Мы совершили стратегический шаг к цифровой зрелости организации, росту эффективности отдельных команд и компаний – и Группы «Московская Биржа» в целом. Нам удалось создать мощный инструмент для повышения производительности, контроля и конкурентоспособности».
Анна Лагерева, руководитель управления документооборота ПАО «Московская Биржа»
Предпосылки внедрения Единой СЭД
К моменту начала проекта в компаниях Группы использовались четыре разные системы документооборота (СЭД). Системы не соответствовали актуальным требованиям (в частности, с точки зрения информационной безопасности и независимости от западного ПО), а процессы документооборота оказывались «разорваны» между ними. Качественное управление процессами и их стандартизация в масштабах всей Группы были невозможны. Кроме того, входящий документопоток холдинга ежегодно увеличивался на 20%.
Цели и задачи проекта
Проект был нацелен на создание единой для всех компаний Группы системы внутреннего и внешнего юридически значимого документооборота. Внедрение Единой СЭД на платформе Docsvision решало следующие задачи:
- стандартизация и повышение качества процессов документооборота во всех компаниях Группы;
- вывод управляемости и прозрачности процессов документооборота на новый уровень при помощи мониторинга на основе данных;
- интеллектуализация процессов документооборота с применением ИИ;
- ускорение процессов документооборота и снижение операционных издержек;
- переход к использованию российского ИТ-решения, соответствующего актуальным нормам законодательства и требованиям в области информационной безопасности.
Реализация проекта
Проект стартовал в сентябре 2023 года, а уже 30 декабря Единая СЭД была введена в промышленную эксплуатацию в трёх основных юридических лицах Группы. Таким образом, разработка решения на платформе Docsvision, его развёртывание, тестирование и настройка заняли всего 4 месяца.
В Единой СЭД Группы «Московская Биржа» реализованы следующие модули:
Модуль «Входящая и исходящая корреспонденция»
Модуль позволяет обрабатывать запросы, поступающие от клиентов, контрагентов, регуляторов и госорганов (количество таких документов составляет от 80 до 90 тысяч в год). Исходящие письма подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Обработка и маршрутизация входящих документов ведется с применением искусственного интеллекта. При поступлении документа система автоматически создает и заполняет его карточку, предлагает маршрут согласования и сроки исполнения. При помощи ИИ в карточки документов вносится около 80-90% данных, которые затем верифицирует оператор.
В системе реализован дашборд, на котором в режиме реального времени отображаются средний срок обработки запросов, количество просроченных запросов, распределение нагрузки по подразделениям и другие метрики. Таким образом, руководители функциональных подразделений получили удобный инструмент для контроля исполнительской дисциплины.
Модуль «Интернет-приемная» (442-ФЗ)
Модуль автоматизирует обработку обращений, поступающих через сайты входящих в Группу компаний, в соответствии с требованиями федерального закона от 4 августа 2023 г. № 442-ФЗ (регулирует взаимодействие граждан и юридических лиц с финансовыми организациями).
Заявитель заполняет форму на сайте и проходит идентификацию, после чего система на основе темы обращения автоматически определяет маршрут и исполнителя. После регистрации обращения заявитель получает уведомление на электронную почту. После того, как в системе подготовлен и подписан ответ на обращение, он также направляется по электронной почте.
Модуль «Организационно-распорядительные документы и реестр ВНД»
Модуль автоматизирует весь цикл работы с внутренними документами организации – от создания, согласования и подписания УКЭП до контроля актуализации. Функциональность модуля охватывает работу с приказами, распоряжениями и внутренними нормативными документами (ВНД).
В рамках модуля создан единый реестр ВНД с возможностью поиска по различным параметрам, что позволяет сотрудникам быстро находить необходимые документы. Кроме того, внедрен мониторинг пересмотра ВНД: этот сервис использует ИИ для отслеживания изменений в законодательстве и автоматически запускает процедуру актуализации документов.
Модуль «Доверенности»
В модуле автоматизированы процессы согласования, утверждения и отслеживания сроков действия машиночитаемых (МЧД) и бумажных доверенностей. Модуль интегрирован с распределённым реестром ФНС России, что позволяет производить размещение и отзыв МЧД непосредственно из интерфейса Единой СЭД.
Модуль «Служебные записки»
Модуль позволил перевести взаимодействие между подразделениями из электронной почты в Единую СЭД. Служебные записки регистрируются автоматически, предусмотрено создание дополнительных задач и связанных документов с возможностью автозаполнения полей.
Модуль «Договоры»
Модуль интегрирован с сервисом ЭДО Контур.Диадок, что позволяет передавать и получать от контрагентов договоры и первичные бухгалтерские документы в интерфейсе Единой СЭД. Реализован процесс подписания договоров и первичных учётных документов УКЭП.
Модуль «Электронный архив»
Модуль обеспечивает ведение справочника номенклатуры дел в разрезе юридических лиц Группы и архивное хранение электронных документов, а также автоматизирует отслеживание сроков их хранения и подготовку актов на уничтожение для документов с истёкшими сроками хранения.
Долговременное хранение электронных документов, подписанных электронной подписью, организовано в соответствии с приказом Росархива от 31.07.2023 г. №77.
Команда «Московской Биржи» рассказывает о проекте на вебинаре «Как перейти на Единую СЭД и выйти на новый уровень цифровой зрелости»
Технологические особенности
Внедрение стало одним из первых в стране проектов подобного масштаба, реализованных на полностью импортонезависимом технологическом стеке. Единая СЭД на платформе Docsvision развёрнута под управлением операционной системы Astra Linux и СУБД PostgreSQL.
Команда заказчика активно использует low-code инструменты Docsvision, чтобы самостоятельно развивать систему. Изменения в существующих процессах реализуются в течение 1-2 дней либо в более сжатые сроки.
Результаты проекта
Запуск решения на основе Docsvision позволил Группе «Московская Биржа» провести цифровизацию документооборота в масштабах всего холдинга и выйти на новый уровень цифровой зрелости. «Единая СЭД стала «функциональным сердцем» наших информационных систем: как внешних, так и внутренних. Мы получили возможность выстраивать сквозные процессы и теперь работаем не с документами или файлами, а с их данными», – отмечает Анна Лагерева, руководитель управления документооборота ПАО «Московская Биржа».
Основные результаты проекта:
- Ускорение процессов документооборота, в том числе за счёт применения технологий ИИ. Так, средний срок подписания внутренних документов сократился с трёх рабочих дней до одного, расходных договоров – с месяца до трёх дней.
- Снижение операционных издержек. Входящий документопоток Группы, который ежегодно растет на 20%, обрабатывается без увеличения штата соответствующего подразделения. Экономический эффект от внедрения оценивается в 20 млн рублей за первый год эксплуатации.
- Переход к управлению на основе данных. На базе Единой СЭД реализован data-driven мониторинг процессов документооборота. Подготовка всех отчётов по этим процессам полностью автоматизирована.
- Соответствие нормативным требованиям. Решение на платформе Docsvision отвечает необходимым требованиям в части импортозамещения ПО и информационной безопасности, позволяет исполнять требования законодательства в отношении работы с обращениями, архивного хранения электронных документов и других аспектов деятельности финансовой организации.
Результаты внедрения Единой СЭД были представлены в рамках референс-визита на площадку Московской Биржи
Перспективы проекта
Сегодня Единая СЭД охватывает 100% внутреннего документооборота Группы «Московская Биржа». Систему используют все сотрудники входящих в Группу компаний, включая высший менеджмент.
В ближайших планах развития Единой СЭД – цифровизация документооборота с клиентами и государственными органами, а также внедрение новых сценариев применения ИИ в процессах подготовки и обработки документов.
Техническую поддержку Единой СЭД обеспечивает вендор платформы Docsvision – компания «ДоксВижн». Команда вендора также оказывает консультационную и методологическую поддержку, нацеленную на дальнейшее развитие проекта.
