ГУП «Петербургский метрополитен»

Подразделения ГУП «Петербургский метрополитен» рассредоточены по Санкт-Петербургу, и несмотря на относительную географическую локальность, традиционный бумажный документооборот сопровождался финансовыми и временными затратами. С целью повышения скорости работы с документами и прозрачности процессов, ещё в 2006 г. в организации была внедрена платформа Docsvision. С момента ввода в эксплуатацию система остается высокопроизводительной и обслуживает всё больше пользователей, благодаря постоянному развитию.

Платформа Docsvision в Петербургском метрополитене решает следующие задачи

1. Автоматизация делопроизводства в организации и постепенный переход на безбумажный внутренний документооборот.
2. Прозрачный процесс согласования документов.
3. Организация единого электронного архива, интегрированного с комплексом взаимосвязанных ИТ-систем предприятия.

Решение

• Общее количество пользователей – около 2 000 сотрудников, из них 1300 – активные пользователи (используют системой ежедневно).
• Максимальное количество одновременных пользователей – 700, в среднем одновременно – 450. 
• Количество обрабатываемых документов в год – около 230 000, заданий – около 1 500 000.
• В электронном архиве хранится свыше 2 миллионов карточек, что эквивалентно 1 Тб дискового пространства. Прогнозируемый целевой объём хранения – 30 Тб.

2021: Единое информационное пространство для обмена данными

Для создания комплекса взаимосвязанных ИТ-систем Петербургского метрополитена специалисты RAMAX Group совместно с DATAREON и Docsvision реализовали полноценный интеграционный проект повышенной сложности. Он обеспечил целостность, актуальность и достоверность нормативно-справочной информации (НСИ), к которым регулярно обращаются сотрудники, и позволил выстроить однородные алгоритмы взаимодействия с различными информационными системами.

В интеграционный контур проекта вошли системы SAP, СЭД Docsvision, «1С:MDM» и «Босс-кадровик», которые были подключены к централизованной системе управления НСИ.

Возможности, открывшиеся после запуска комплексного программного решения, используются в системе управления жизненным циклом изделий (контроль эксплуатации и ТОИР эскалаторного оборудования), в процессах электронного документооборота, а также в работе медицинской информационной системы. В планах Петербургского метрополитена интегрировать все справочники, что позволит качественно улучшить управление мастер-данными и оптимизировать затраты на настройку и распространение данных во все существующие и будущие сервисы.

Единое информационное пространство для обмена данными позволило предприятию оптимизировать работу сразу нескольких подразделений, существенно сократив количество действий для получения необходимой информации, что в целом повысило скорость и эффективность работы.

2020: Проект по переходу на безбумажный документооборот

Проект внедрения СЭД на базе платформы Docsvision начался в 2006 году. Затем положительный опыт подразделений, которые первыми отказались от бумажных служебных записок и перевели процессы в электронный вид, начали тиражировать на всю организацию.

С развитием решения внутри организации все больше сотрудников получали доступ к системе электронного документооборота. Сегодня в ГУП «Петербургский метрополитен» полностью отказались от бумажных служебных записок, переведя их в СЭД.

Дополнительно СЭД организует работу с обращениями граждан, которые организация получает через сайт, информационно-справочный центр, книги жалоб и предложений. Каждое обращение отрабатывается в единой системе, что позволяет в дальнейшем формировать отчеты и оценивать работу с обращениями.

В 2020 году система охватывает следующие процессы:

• Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов;
• Создание заданий, формирование заданий по резолюции руководителя и дальнейшее исполнение с возможностью делегирования;
• Согласование документов по заданному или настраиваемому маршруту с возможностью подписания с использованием электронной подписи;
• Контроль исполнительской дисциплины.

Весьма ценным для Метрополитена является переход к полноценному использованию электронной подписи. Ранее электронный документооборот использовался только на отдельных этапах жизненного цикла документа:

• Для подготовки и предварительного согласования документа, который потом распечатывали и собирали собственноручные («чернильные») подписи для того, чтобы придать ему юридическую силу и привычный сотрудникам вид.
• Распечатанный документ с подписями и печатью сканировали и в электронном виде рассылали для ознакомления и исполнения.

Сегодня в СЭД Петербургского метрополитена настроена полноценная функциональность для работы с электронными подписями. В результате сотрудники избавлены от необходимости печати документов, проставления физических подписей, сканирования и финальной передачи документов на хранение. СЭД поддерживает весь цикл работы с документами, включая согласование, подписание и хранение.

В результате развития СЭД на платформе Docsvision «Петербургский метрополитен» движется к полному безбумажному документообороту внутри организации. Система поддерживает решение операционных задач и позволяет формировать отчеты по различным показателям деятельности.

Проект внедрения электронного архива

С 2019 г. использование платформы Docsvision не ограничивается только автоматизацией делопроизводства. За более чем 15 лет эксплуатации система стала неотъемлемой частью ИТ-инфраструктуры и привычным инструментом для сотрудников Метрополитена. В рамках стратегии развития информационных технологий в ГУП «Петербургский метрополитен» в 2019 году был реализован первый этап проекта по созданию электронного архива на платформе Docsvision.

На первом этапе в электронном архиве на платформе Docsvision было организовано хранение документов по объектам недвижимости и заявкам на инвестиционные мероприятия, реализовано хранение документов централизованных справочников системы НСИ. Теперь они доступны через web-клиент всем пользователям системы, с разрешенным доступом к этому виду документов.

Электронный архив был интегрирован с учётной системой предприятия на платформе SAP ERP. Сотрудники Метрополитена имеют бесшовный доступ к документам по инвестиционным проектам как из архива, так и из учетной системы. Все данные по проекту собираются в едином месте и дополняются информацией об оплате и финальными актами о завершении работ. Сейчас проект продолжается, охватывая другие виды документов.

Результат

Система Docsvision позволила автоматизировать делопроизводство в распределенных подразделениях ГУП «Петербургский метрополитен», а затем и централизованное хранение документов в электронном виде. В результате исключена потеря документов, организован прозрачный процесс согласования и исполнения.

«На основе долговременного положительного опыта использования платформы Docsvision и её стабильной работы при постоянном росте нагрузки мы приняли решение об использовании платформы как полноценной ECM-системы в рамках реализации ИТ-стратегии метрополитена. В нашей целевой ИТ-архитектуре мы используем Docsvision как единое хранилище документов – один из ключевых компонентов единого информационного пространства предприятия. И, конечно, используем платформу для решения задач, связанных с бизнес-процессами, ориентированными на работу с документами», — Стогов Кирилл Юрьевич, главный архитектор ИТ-решений ГУП «Петербургский метрополитен».

Видео

На конференции Docsvision Day Кирилл Стогов, главный архитектор ИТ-решений ГУП «Петербургский метрополитен», рассказал о ИТ-системах, которые обслуживают организацию, и почему в 2014 году было принято решение именно о комплексном развитии ИТ. Также он дал 5 советов, как внедрять ECM/BPM-систему у себя в компании.

Партнёр

Cоздатель и разработчик одноимённой платформы Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-процессами.