ИРЭ-Полюс
Москва
Здравоохранение и медицинская промышленность, Машиностроение, Наука и образование
НТО «ИРЭ-Полюс» – это отечественное предприятие с мировым именем и лидер по производству волоконных лазеров. Компания разрабатывает и выпускает лазерную и волоконную технику с 1991 года. Линейка продукции включает около 600 изделий. Каждый четвертый лазер в мире выпускается группой «IPG», а заказчики – более 300 фирм и лабораторий в России, Европе, Японии, США, Канаде и восточных странах.
В результате автоматизации внутреннего документооборота и перехода на безбумажные процессы компания «ИРЭ-полюс» ускорила передачу информации на предприятии, повысила культуру поручений и улучшила исполнительскую дисциплину. Систему для документационного обеспечения бизнеса реализовал опытный интегратор «Смарт-Докс» на базе гибкой платформы Docsvision.
Предпосылки внедрения платформы Docsvision
Ранее предприятие не имело ИТ-системы для документационного обеспечения бизнеса. ИТ-отделу было поручено сформировать критерии для выбора подходящего ИТ-решения, которое являлось бы полностью локальным (не облачным) и обеспечивало функциональность для массового подписания документов, а также возможность выстроить сквозные процессы работы с документами. Изучив рынок российских СЭД, компания выбрала платформу Docsvision для реализации поставленной бизнес-задачи.
Первый этап проекта – автоматизация внутреннего документооборота
На первом этапе внедрения платформы Docsvision команда проекта автоматизировала внутренний документооборот, а именно работу со служебными записками. Служебные записки широко используются на производстве, так как являются основанием для выпуска различных Приказов и позволяют запрашивать подтверждения у руководства компании посредством электронных подписанных документов. Например, о запуске тех или иных проектов, санкционировании приобретения товаров и услуг, а также контролировать исполнение поручений (резолюций) данных по служебным запискам.
Второй этап - протокол совещаний
Также система на базе платформы Docsvision автоматизировала процесс ведения протоколов совещаний. По результатам каждого совещания участники получают уведомления о новых заданиях и сроках их исполнения. Далее перед началом нового совещания в системе есть возможность создавать новый протокол или наследовать (переносить поручения) из предыдущего протокола, что значительно ускоряет обработку информации и обеспечивает систематизацию поручений по каждому протоколу.
Результатом автоматизации данной задачи является чёткая систематизация поставленных задач и их связь с конкретным протоколом совещания, а также контроль исполнения поручений в установленные сроки.
Результаты
- Сократилось время подписание и согласование документов. Работники больше не тратят своего времени на обход необходимых работников для подписания документов;
- Улучшилась исполнительская дисциплина и снизился объем «просроченных» задач, так как работа над поручениями стала более прозрачной в единой системе;
- Улучшился поиск «архивных» документов. Благодаря СЭД, можно быстро найти необходимый документ в электронном архиве.
Перспективы развития системы
В дальнейшем компания «ИРЭ-Полис» планирует развивать СЭД на базе платформы Docsvision переводя новые виды документов в электронный вид, а также реализовать кадровый электронный документооборот на платформе Docsvision.
