Иркутская нефтяная компания, ООО

Одной из первоочередных задач была автоматизация делопроизводства центрального аппарата, который ведет учет документов не только ИНК, но и 5 дочерних компаний. Несмотря на небольшое количество автоматизированных рабочих мест, уже на первом этапе была обеспечена полноценная поддержка документооборота предприятий. В системе были созданы шаблоны большинства видов документов — более 20, а также печатных форм и отчетов. Интегратор настроил маршруты прохождения документов. Благодаря этому руководители получили наглядное представление о том, у кого из сотрудников в данный момент находится документ, какие в него внесены корректировки. Прозрачное управление документами позволило руководителям контролировать исполнительскую дисциплину и оптимально распределять нагрузку между сотрудниками.

Договорная работа также автоматизирована с учетом холдинговой структуры: для быстрого поиска и учета договоров во всех подразделениях холдинга настроена поддержка двойной системы нумерации документов. Обеспечен контроль сроков согласования, передвижения документов, наличия экземпляров, подписей. Благодаря переносу договорной работы в электронный формат удалось сократить сроки согласования договоров. 

Одновременно в системе работает порядка 100 пользователей, общее количество сотрудников компании — более 2 000. 

В период с 2010 года в системе было зарегистрировано более 60 000 документов. 

На данный момент общий объем документов составляет: 

• внутренних — 33 000;

• зарегистрированных входящих — более 7 000;

• исходящих — более 25 000.  

Тесно взаимодействуя с интегратором, ИТ-специалисты ИНК получили достаточно знаний о системе, и дальнейшую разработку решений проводили самостоятельно. При этом заказчик существенно сократил  финансовые вложения в развитие электронного документооборота. Есть и более важный положительный эффект самостоятельного развития: ИТ-специалисты компании держат руку на пульсе бизнес-процессов предприятия — оперативно вносят изменения в систему, наделяют ее новыми функциями, реагируя на потребности руководителей и рядовых сотрудников.

• согласование всех договоров в системе Docsvision;

• формирование реестров для отправки и отслеживания почты;

• настройка удаленного согласования документов;

• управление доверенностями;

• создание информационной базы (оперативного архива);

• автоматизация согласования анкет соискателей со службой безопасности на этапе приема сотрудников;

• автоматизация процессов проведения тендеров;

• автоматизация движения служебных  записок;

• настройка обмена данными между Docsvision, 1С.Бухгалтерия, 1С. ЗУП, 1С. УПП. 

Цифровая трансформация совещаний 

Разработку подсистемы «Управление совещаниями» инициировало подразделение «Административный департамент» ИНК, ответственное за документооборот в компании, а также за организацию и проведение совещаний, подготовку протоколов и контроль исполнения поручений. Основная цель автоматизации совещаний — контроль исполнения поручений, выданных по итогам совещаний, и повышение исполнительской дисциплины сотрудников.

Решение «Управление совещаниями»

Система была разработана компанией RKIT Group в период с мая по июнь 2017 года. В результате автоматизированы:

• процедура формирования повестки,
• рассылка приглашений участникам совещаний,
• согласование проекта решений,
• рассылка протоколов,
• оптимизировано согласование формулировок поручений
• процесс подготовки отчета по контролю исполнения.

Компания–интегратор  подготовила инструкции для пользователей и провела обучение сотрудников в консультативном режиме. 

Как отмечает заместитель директора Административного департамента Светлана Кузнецова, на всех этапах внедрения «Управления совещаниями»  специалисты ООО «Решение» оказывали оперативную помощь при возникновении вопросов по эксплуатации системы, предлагали индивидуальные решения для учета требований конечных пользователей. 

Результат 

Подсистема «Управление совещаниями» введена в промышленную эксплуатацию, бесшовно интегрирована в единую информационную систему ЭДО на платформе Docsvision, ранее разработанную совместно со специалистами RKIT Group. Сотрудники ИНК оперативно получают повестки и протоколы совещаний. Административный департамент формирует отчёты по исполнению поручений. Руководство анализирует результаты совещаний за месяц, квартал, год, координирует работу по принятым решениям. Основной достигнутый эффект: своевременное выполнение сотрудниками поручений, выданных по результатам рабочих совещаний. 

О системе «RKIT: Управление совещаниями»

Система помогает организовать совещание: сформировать повестку, создать из нее протокол; выдать поручения по принятым решениям и направить их исполнителям. Система информирует руководителей, как сотрудники выполняют поручения, и напоминает исполнителям, какие задачи к какому сроку необходимо решить.
Система поставляется автономно и может быть интегрирована с СЭД, ERP и корпоративным порталом компании. 

Бизнес-эффекты от использования системы RKIT: Управление совещаниями:
•    В  4 раза быстрее подготовка совещания;  
•    организация времени сотрудников: интеграция с Outlook, напоминания, списки задач;
•    совещания короче  на 30%: сбор материалов, рассылка приглашений, согласование повестки помогают качественно подготовить совещание; 
•    оперативное исполнение поручений за счёт передачи протокола исполнителям за  1 день, напоминаний, удобных инструментов для работы с информацией;
•    результат рабочих встреч на 70% выше благодаря контролю  исполнения решений;
•    минимум организационных накладок: бронирование переговорных комнат, информирование участников об изменениях в повестке, переносе сроков;
•    анализ результативности совещаний: например, какие вопросы возникали в ходе проекта, какие принимались решения, как повлияли на проект;  
•    база знаний по принятым решениям для анализа лучших практик.

Комментарий заказчика

Алексей Дмитриченко, инженер-программист отдела программных проектов компании ИНК : 

«На первом этапе внедрения специалисты RKIT® Group продемонстрировали нам, насколько легко и гибко система может настраиваться под бизнес-процессы компании. Мы получили необходимые данные, чтобы самостоятельно модернизировать систему, максимально используя все ее возможности. Сейчас, хотя и ведем разработку автономно, интегратор остается для нас надежным партнером: мы участвуем в мероприятиях RKIT® Group совместно с другими заказчиками, делимся опытом внедрений, общаемся с представителями вендора, чтобы быть в курсе всех изменений платформы». 

Перспективы развития системы

В перспективе Иркутская нефтяная компания планирует автоматизировать большую часть бизнес-процессов. Перспективная задача — использование QR-кодов для подтверждения подлинности бумажных экземпляров документов, соответствие их электронным карточкам. Планируется дальнейшая интеграция с другими учетными системами предприятия.