Издательство «Титул»
Обнинск
Наука и образование
– единственное специализированное издательство в России, занимающееся выпуском учебников по английскому языку и учебной литературы в печатном и электронном виде для российских образовательных учреждений и огромного круга читателей.
Специалистами IT-департамента издательства «Титул» была разработана специализированная подсистема контроля и учёта рабочего времени сотрудников на базе уже установленной в издательстве с 2009 года СЭД Docsvision. Теперь в единой системе производится контроль и учёт рабочего времени, обрабатываются ~3500 служебных записок в год, анализируются внештатные ситуации, связанные с отсутствиями сотрудников.
Скачать описание проекта в pdf (1,5 Мб)
Реализовать ежедневный контроль позволила интеграция Docsvision с системой охраны «Орион». Инициатором проекта выступил генеральный директор издательства.
О компании
Издательство «Титул» - единственное специализированное издательство в России, занимающееся выпуском учебников по английскому языку и учебной литературы в печатном и электронном виде для российских образовательных учреждений и огромного круга читателей. Электронные учебные пособия и обучающие программы пользуются спросом в 30 странах мира. Издательство «Титул» имеет аккредитацию Министерства образования и науки РФ.
Электронные учебные пособия и обучающие программы пользуются спросом в 30 странах мира. Издательство «Титул» входит в перечень организаций, отобранных Министерством просвещения РФ и осуществляющих издание учебных пособий, которые допускаются к использованию в образовательном процессе в имеющих государственную аккредитацию и реализующих образовательные программы общего образования образовательных учреждениях.
Предпосылки проекта
На предприятии уже использовалась система электронного документооборота Docsvision для организации и управления бизнес-процессами компании. На базе платформы в издательстве были настроены решения, расширявшие базовую функциональность, например, для автоматизации и простого управления проектами, постановки задач и контроля их исполнения. В СЭД также был реализован электронный календарь сотрудников, поэтому в ходе разработки подсистемы для учёта и контроля рабочего времени было решено:
- синхронизировать данные и обеспечить их удобное хранение в одном месте;
- обеспечить автоматическую фиксацию трудозатрат в модуле учета рабочего времени;
- обеспечить прозрачный контроль временных и трудозатрат на предприятии.
Цели проекта - повышение дисциплины сотрудников, экономия времени персонала кадровой службы и бухгалтерии, эффективное использование рабочего времени сотрудников.
Реализация проекта
Настроенная подсистема обеспечивает:
- ежедневный контроль рабочего времени на основе данных о входе/выходе сотрудников с территории предприятия;
- рабочее расписание в виде электронного бизнес-календаря Docsvision;
- автоматизированное сведение ежемесячного баланса рабочего времени (на базе данных системы «Орион», с учетом имеющихся служебных записок) и формирование табеля учета рабочего времени;
- разработку служебной записки об отсутствии в виде внутреннего документа Docsvision.
Уникальные разработки
1. Интеграция системы охраны «Орион» и Docsvision позволяет учитывать рабочее время за счет проверки момента входа и выхода сотрудника через систему контроля допуска «Орион», установленную на проходной предприятия.
Если подсистема оперативного контроля фиксирует нештатную ситуацию (вход/выход не по расписанию, отсутствие на рабочем в течение периода времени, превышающего допустимый интервал), она проверяет наличие документа, разрешающего отсутствие. Если такого документа нет - подсистема запускает бизнес-процесс Docsvision для формирования задания сотруднику о необходимости объяснения причины ситуации. Результатом является создание служебной записки в Docsvision.
Рис. 1. Задание о необходимости анализа внештатной ситуации. В данном случае необходимо проверить данные видеонаблюдения.
2. Разработана карточка «Служебная записка на отсутствие»;
Рис.2. Создание служебной записки на отсутствие сотрудника.
3. Настроены бизнес-процессы обработки служебных записок в Docsvision - как написанных сотрудниками, так и вызываемых при нарушении расписания;
4. Настроен бизнес-процесс ежемесячного формирования табеля подразделений.
Рис. 3. Табель учета рабочего времени сотрудников.
Контроль учета рабочего времени сотрудников производится с учетом индивидуального рабочего расписания сотрудника, с учетом служебных записок на отсутствие (в т.ч. командировки, отгулы, отсутствия по болезни и отпуска).
Эффект от внедрения
О проекте в цифрах
- более 3500 служебных записок в год
- объем базы данных системы - более 240 Гб
