Ленгипронефтехим
Санкт-Петербург
Нефтегазовая и химическая пром-ть
Год начала проекта: 2020
Ленгипронефтехим – ведущий российский институт проектирования с 75-летним опытом работы. Основная деятельность связана с проектированием объектов нефтеперерабатывающей и нефтехимической промышленности. С момента основания, с 1945 года, институт спроектировал более 400 заводов в России и мире. С 2005 года он выступает дочерним предприятием ОАО «Сургутнефтегаз». В штате организации трудятся свыше 500 высококвалифицированных специалистов с многолетним опытом проектирования, участия в строительстве и внедрения технологических процессов нефтехимии и нефтепереработки.
Результаты
- Сокращение временных затрат на работу с документами.
- Создание единого сквозного процесса работы с документами: от регистрации до подписания с возможностью сохранения истории изменений.
- Удалённая работа с документами.
- Все документы, созданные и подписанные в системе, имеют юридическую значимость.
Предпосылки проекта
Ежедневно на предприятии «Ленгипронефтехим» поступает около 250 документов в электронном виде и более 200 бумажных документов. Столь объёмный документооборот обоснован проектированием нефтеперерабатывающих предприятий. Данный вид деятельности строго регламентируется контролирующими органами и требует постоянной официальной коммуникации с заказчиками, партнёрами и подрядчиками.
Вместо единого ИТ-решения, обслуживающего весь документооборот, в организации использовались несколько разрозненных ИТ-систем для автоматизации узких процессов. Возникали ситуации, когда одни и те же документы сначала регистрировались в общей канцелярии, а затем повторно проходили регистрацию в каждом департаменте. Отсутствие сквозного процесса делало работу с документами непрозрачной, влекло серьезные временные затраты.
Руководство «Ленгипронефтехим» приняло решение оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность работы сотрудников путем автоматизации процессов делопроизводства в рамках одного ИТ-решения. Также такая система должна была стать основой для создания архива технической и проектной документации. Но главное – избавить институт от критически большого количества бумажных документов.
Выбор решения
Предполагалась, что функциональность ИТ-системы для автоматизации делопроизводства будет наращиваться и развиваться в процессе эксплуатации. Проектная команда «Ленгипронефтехим» выбирала решение, предназначенное для работы с большим объёмом данных и с возможностью масштабирования в процессе эксплуатации. Требовался такой вариант, который ИТ-команда института сможет в дальнейшем развивать самостоятельно.
В результате сравнения BPM/ECM-систем, представленных российскими разработчиками, выбор был сделан в пользу платформы Docsvision, которая полностью удовлетворяла заявленным требованиям. С одной стороны, платформа уже содержит преднастроенные базовые типовые решения, готовые к работе, с другой - платформу легко можно настраивать и развивать с помощью множества визуальных (Low-Code) редакторов и с минимальными вложениями в программирование.
Решение
На первом этапе внедрения платформы Docsvision сотрудниками института был оцифрован внутренний документооборот. В планах перевести «в цифру» внутренние процессы, например, согласование договоров, архив технической и проектной документации. Уже после первого этапа внедрения проекта руководство и персонал «Ленгипронефтехим» отмечают существенное сокращение времени на работу с документами.
«По факту, мы выбирали платформу «на вырост». Вначале нам требовалось автоматизировать внутренний документооборот и структурировать процессы. Коллеги из «ДоксВижн» помогли настроить платформу в соответствии с нашими требованиями. Первые позитивные результаты – мы видим, как сократилось время на работу с документами. Понятны и последующие шаги – перевести в систему больше внутренних процессов, например, согласование договоров, совещания, а также организовать архив проектной и технической документации», - Дмитрий Павленко, начальник ОАП и ИТ «Ленгипронефтехим».
Проект по автоматизации делопроизводства
В результате оцифровки внутреннего документооборота все операции с входящими/исходящими, организационно-распорядительными документами и служебными записками были переведены в единое цифровое пространство. В результате существенно сократилось число операций с документами. Сотрудникам департаментов не нужно повторно регистрировать документы и маршрутизировать работу. Данные, полученные по электронной почте, автоматически регистрируются в системе Docsvision.
Все сотрудники «Ленгипронефтехим», включая руководство, ежедневно работают в системе Docsvision. Система поддерживает юридически значимый документооборот внутри организации. Документы подписываются специалистами внутри системы. В дальнейшем их можно переслать или распечатать с соответствующим штампом электронной подписи. Ежедневно в системе создается не менее 700 поручений.
Лина Лыскова, руководитель департамента внедрений «ДоксВижн»:
«Особенность этого проекта в том, что мы совместно решили применять методологию «от прототипа», то есть наши коллеги из «Ленгипронефтехим» сначала тестировали стандартное решение, а далее уже формировали требования к настройке процессов. Тестирование позволило ближе познакомится с платформой Docsvision, узнать её функциональность и возможности. В результате наше сотрудничество было максимально плодотворным. С одной стороны, мы смогли реализовать пожелания клиента, настроить требуемые процессы на базе платформы Docsvision. С другой стороны, мы получили важную обратную связь для развития платформы».
