Мэрия города Ярославля

Ежедневно мэрия города Ярославля и ее структурные подразделения обрабатывают сотни входящих/исходящих/внутренних документов и обращений граждан. В отсутствие централизованного хранения документации невозможно эффективно осуществлять поиск и обмен данными, поэтому была реализована комплексная автоматизация делопроизводства, которая позволила включить в единую систему 660 пользователей из самой мэрии города Ярославля и 22 структурных подразделений с правами юридического лица, стандартизировать основные делопроизводственные процессы.

Скачать краткое описание проекта, pdf (1,25 Мб)Обеспечен удобный доступ к документам и быстрая обработка обращений граждан, реализована возможность обмена документами с Правительством Ярославской области, в котором документооборот реализован на платформе DIRECTUM.

О заказчике

Мэрия города Ярославля призвана решать вопросы городского значения, имеет государственные полномочия, которыми пользуется в интересах жителей города. Мэрия города Ярославля имеет сложную организационную структуру. В состав мэрии входят 29 подразделений: 7 департаментов, 9 управлений, один комитет, 7 отделов, одна инспекция, 4 территориальные администрации. Часть подразделений обладают правами юридического лица и в этих подразделениях есть своя отдельная регистрация документов и фактически свой документооборот, среди них Департамент городского хозяйства, Комитет по управлению муниципальным имуществом, Департамент образования.

https://city-yaroslavl.ru/gov/

О проекте в цифрах

• Более 470 000 документов и около 940 000 заданий в системе
• 23 юридических лица в системе 
• 660 пользователей из разных отделов
• Размер базы данных 1,3 Тб

Предпосылки проекта

Система электронного документооборота начала внедряться в Мэрии города Ярославля еще в 2010 году – тогда для этого была выбрана платформа Docsvision (в одной из первых версий 4.1) с приложением «Административное делопроизводство». Мэрия и структурные подразделения производили закупку лицензий самостоятельно. На 2014 год в СЭД работали около 460 сотрудников мэрии и подразделений. Тогда же было принято решение автоматизировать работу с обращениями граждан: была внедрена подсистема «Обращение граждан» на Docsvision версии 5. 

В 2017-2018 году был осуществлен полный переход на Docsvision 5 и централизованное внедрение системы в мэрии города Ярославля и во всех структурных подразделениях.

Реализация проекта

• декабрь 2014 года – закупка лицензий Docsvision 5 и приложения «Обращение граждан»;
• 2015 год - подсистема запущена в эксплуатацию;
• 2017-2018 годы - переход мэрии и всех структурных подразделений на централизованную систему Docsvision 5. Несмотря на то, что фактически было выполнено новое внедрение, переход с версии 4.1 на 5 прошел плавно и без сбоев. Некоторое время в подразделениях функционировали обе системы.
• с сентября 2018 года - все подразделения работают в единой системе на базе Docsvision 5. Повышение отказоустойчивости системы обеспечивается кластером из 3-х серверов приложений и кластером Workflow из 4-х серверов. Технически СЭД функционирует на серверах мэрии.

Достижения и разработки в рамках проекта

• Автоматизированы основные делопроизводственные процессы для всех типов документов, в том числе и обработка сообщений с портала Губернатора Ярославской области «Делаем вместе». Проект был запущен в 2017 году: граждане обращаются на портал со своими проблемами и получают решение в течение 10 дней;

 Рис. 1. Карточка сообщения с портала «Делаем вместе».

• Автоматизирована работа с обращениями граждан, в том числе разработан процесс выгрузки результатов их рассмотрения на портал ССТУ.рф;

Рис. 2. Отображении информации о выгрузке результатов рассмотрения обращения гражданина на портал ССТУ.РФ.

• Внедрена подсистема обмена электронными документами между Правительством Ярославской области на базе платформы DIRECTUM и мэрией;
• Внедрена подсистема обмена электронными документами между всеми структурными подразделениями  мэрии, в том числе и с мэрией города Ярославля.

Рис. 3. Карточка исходящего, подготовленного для отправки по системе электронного обмена документами в другое структурное подразделение мэрии.

• Сложно настроенная ролевая модель, в том числе для процесса обработки обращений граждан, так как каждое подразделение должно видеть только «свои» документы.

Рис. 4. Дерево резолюций в карточке письменного обращения гражданина.

Рис. 5. Карточка входящего документа с установленным контролем.

Рис. 6. Печатная форма карточки документа с деревом резолюции.

Эффект от внедрения

• Повысилась эффективность управления и исполнительской дисциплины;
• Сократились временные затраты на обработку и поиск документов;
• Снизились затраты на расходные материалы и экспедицию документов;
• Сократились непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников.

Отзывы 

Горшкова Г.Н. (начальник отдела по работе с обращениями граждан управления делопроизводства мэрии города Ярославля)
«Существенно упрощен процесс работы с обращениями граждан: уменьшилось количество просроченных обращений, обеспечена конфиденциальность информации по обращениям за счет гибкого разграничения прав доступа. Упростился поиск заявителей, обращений по различным реквизитам. Обеспечена своевременная и оперативная подготовка отчетных форм»

Кудрявцева Т.А. (начальник общего отдела департамента образования мэрии города Ярославля)
«СЭД экономит «кучу» рабочего времени и бумаги. Теперь потерять документ или проект документа невозможно! Радует полный контроль за процессом подготовки и согласования приказов. При поиске документов можно найти карточки, созданные в канцелярии мэрии, а не в своем структурном подразделении, это очень облегчает работу. Есть возможность найти любой документ за весь период своей работы в системе, не обращаясь ни к кому: «Не надо звать, не надо ждать…»

Проект - номинант Премии Docsvision-2019. 

Партнёр проекта - компания Сервис-ТВ - инфо

Партнёр

Группа Компаний Сервис ТВ – универсальный интегратор с опытом реализации ИТ-проектов различной сложности. Cпециализируется на комплексных решениях в области информационных технологий для государственных учреждений и предприятий различных отраслей.

Основные направления деятельности – разработка и сопровождение информационных систем, реализация инфраструктурных проектов.