Демо-центр

Нефтегорский газоперерабатывающий завод

  • Нефтегорск
  • Нефтегазовая и химическая пром-ть
  • Год начала проекта: 2016
Дополнительно

АО «НГПЗ» входит в состав дочерних обществ компании «Роснефть» и относится к заводам топливного профиля с простым циклом переработки попутного нефтяного газа и технологической углеводородной смеси. 

Описание проекта

Предпосылки проекта автоматизации

Деятельность предприятия регламентируется локальными нормативными документами (ЛНД), в составе которых - нескольких тысяч различных стандартов, положений и инструкций. Разработка, согласование и приведение этих документов в соответствие требованиям вышестоящей Компании возлагается на специалистов группы по ЛНД: они организуют подготовку и согласование проектов документов, регистрируют и рассылают утвержденные ЛНД сотрудникам; контролируют процесс ознакомления с ними. 

Бизнес-процесс обработки ЛНД охватывает все структурные подразделения завода вплоть до последнего сотрудника. 

В связи с этим возникла потребность в создании единой системы автоматизации процессов управления локальными нормативными документами на предприятии с целью повышения эффективности работы, ускорения процессов формирования отчетов и поиска документов. 

Выбор решения

Первоначально, по примеру одной из родственных структур завода, в качестве такой системы был выбран программный продукт на базе Microsoft SharePoint. Однако его непродолжительное использование показало, что он не вполне отвечает задачам, которые ставит перед предприятием НК «Роснефть», не является достаточно гибким и масштабируемым.

Специалистами АО «НГПЗ» был проведен анализ решений, использующихся другими предприятиями Самарской площадки. По результатам анализа и проведения конкурса в 2012 году было выбрано решение на базе системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision, успешно внедренное компанией «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» на «Отрадненском ГПЗ».

Автоматизация процесса обработки ЛНД и базового документооборота

В ходе проекта специалистами «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» было создано решение по управлению ЛНД, осуществлен автоматический перенос в новую систему всех имеющихся локальных нормативных документов предприятия, обеспечен доступ сотрудников к документам в рамках их служебных обязанностей и полномочий. 

ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» одновременно успешно внедрила 2 решения на базе платформы Docsvision, поскольку для создания единой системы управления документами на предприятии, руководство завода приняло решение об автоматизации процессов общего делопроизводства. Таким образом, решение по управлению ЛНД гармонично сочетается с решением по общему делопроизводству, и обработка всей документации завода подчиняется единому порядку и правилам.

В 2015 году было принято решение о переводе решений на более современную и функциональную версию платформы Docsvision 5.4. Был разработан и применен программный модуль преобразования регистрационных карточек ЛНД из формата Docsvision 4.5. в формат Docsvision 5.4. 

Основные функциональные возможности Решения:

•    Автоматизация процессов регистрации, хранения и поиска ЛНД;

•    Согласование проектов ЛНД Общества и формирование листа согласования;

•    Согласование проектов ЛНД Компании и выгрузка информационного письма с результатами согласования проектов ЛНД Компании;

•    Формирование и выгрузка Реестров ЛНД Компании и Общества;

•    Формирование персонального обязательного реестра ЛНД;

•    Формирование реестра ЛНД, подлежащих включению в договор с подрядчиками;

•    Формирование и выгрузка акта приема-передачи ЛНД;

•    Формирование и выгрузка Планов-графиков разработки/актуализации ЛНД;

•    Автоматическая рассылка заданий на разработку/актуализацию ЛНД в соответствии с Планом-графиком;

•    Пакетная обработка ЛНД (ввод в действие, актуализация, отмена);

•    Заблаговременное оповещение исполнителей и контролёров о приближении сроков исполнения заданий; 

•    Автоматическое уведомление сотрудников о вводе/изменении/отмене ЛНД;

•    Автоматическое формирование колонтитулов (дата/время выгрузки ЛНД);

•    Автоматические установка и снятие «подложки» («Проект ЛНД» и «Утратил силу»);

•    Формирование статистики обращений сотрудников к ЛНД;

•    Автоматическое формирование истории работы с документом на протяжении его жизненного цикла;

•    Автоматическое формирование истории исполнения по каждому заданию на всём протяжении его выполнения.

 

Основные стадии жизненного цикла ЛНД

Результаты внедрения 

Внедрённое решение на базе Docsvision охватывает все подразделения предприятия. Существенно сократилось время на подготовку, согласование и поиск локальных нормативных документов, а также на формирование различных отчетов для предоставления в ПАО «НК «Роснефть». 

Сегодня решения АО «НГПЗ» продолжают развиваться, ведется сопровождение уже внедренных решений. В ближайших планах — внедрение web-клиента и организация работы сотрудников с использованием смартфонов и планшетов.

Результаты внедрения в цифрах и фактах  

  • В системе работают 80 сотрудников
  • В год регистрируется: 

5-6 тыс. входящих документов

4-5 тыс. исходящих документов

1,5-2 тыс. внутренних и ЛНД 

  • В 2-3 раза сократилось время поиска ЛНД, значительно сократились трудозатраты группы по ЛНД при ведении необходимых реестров и подготовке отчетности в Компанию.
  • Объем электронного архива ~150 Гб.

Партнер
Docsvision
Docsvision - Cоздатель и разработчик одноимённой платформы Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-процессами.