Полисан

В 2005 производство было переведено на стандарт GMP (Good Manufacturing Practice), в связи с чем к обработке документации системы менеджмента качества (СМК) были предъявлены определённые правила. Требовалось автоматизировать процесс работы с СМК документами, чтобы обеспечить скорость работы, прозрачность процессов. Проект оказался успешным, и платформа Docsvision развивается в компании с 2005 г. По мере выхода новых релизов платформа Docsvision обновляется, накапливает функциональность. Уже автоматизировано 15 процессов различной сложности.

Выбор системы

Выбор системы Docsvision был обусловлен возможностью наиболее эффективной и удобной для конечного пользователя реализации. Развитие системы продолжается несколько лет. За это время в контур автоматизации вошли ключевые внутренние процессы компании.

Реализация проекта. Этапы и процессы

Автоматизация документооборота СМК

2006 г. – реализовано управление документацией СМК на платформе Docsvision. Система маршрутизирует документы по настроенным процессам, хранит результаты. Сформирован реестр документов (с двумя уровнями группировки: по типу документа и по состоянию).

Процесс работы с СМК документами опирается на GMP-стандарт. Например, разработка документации (инструкции, стандарта, описания процесса) начинается с заявки, в которой автор указывает цели, процессы. Эта заявка требует утверждения, назначения лиц, которые в будущем согласуют запрашиваемый документ. И только теперь заявка попадает на проработку автору документа. При этом документ создаётся в шаблоне, в котором прописаны и уже не могут быть изменены вводные данные в колонтитулах.

Обеспечена маршрутизация документа между участниками процесса, версионность документов, построение механизмов оперативного мониторинга жизненного цикла документа.

В результате этого этапа получен инструмент, благодаря которому значительно повысилось качество и эффективность работы сотрудников с документацией СМК, средняя длительность согласования сократилась с 2 недель до 1-2 дней, исключена возможность потери документов, решена проблема удалённости структурных подразделений. После удачного внедрения в промышленную эксплуатацию блока управления документацией СМК автоматизация документооборота компании была продолжена.

Интервью о переходе на новую версию Docsvision

Интервью реализации функциональности по работе с СМК документами, миграции на новую версию платформу – читайте на TAdviser. О проекте рассказал ведущий системный аналитик фармацевтической компании «Полисан» Евгений Коноплев. 

Работа с корреспонденцией, договорами и организационно-распорядительной документацией

Сформирован реестр документации, реализованы регистрация и рассылка получателям входящей корреспонденции, регистрация и согласование исходящей корреспонденции, автоматическая нумерация документов.

Согласование договоров 

Для автоматизации процесса согласования договоров команда проекта максимально адаптировала платформу Docsvision под бизнес-требования «Полисан». Список согласующих лиц определяется автоматически. Но в процессе развития функции по согласованию документов и писем была добавлена возможность руками формировать этот список. Система позволяет отслеживать процесс, снимать отчёты по уровню исполнительской дисциплины. Также была настроена интеграция с ERP-системой для синхронизации справочников контрагентов. И настроена интеграция с операторами ЭДО для получения документов от контрагентов.

Реализованы отчёты. Первый показывает, какое количество циклов по каждому договору понадобилось инициатору на его согласование; второй - насколько согласующие лица укладываются в сроки согласования. В компании нормой согласования договора с момента поступления согласующему лицу задания является 2 дня.

Согласование приказов и распоряжений

Процесс работы с ЛНА:

• Согласование приказов и локальных нормативных документов.
• Рассылка исполнителям и заинтересованным лицам.
• Контроль за исполнением. Для каждого приказа формируются отчёты по исполнению и ознакомлению.

Счета на оплату

В карточку договора добавлена функция создания карточки счёта на оплату, прописаны маршруты согласования в зависимости от подразделения инициатора и статей бюджета. Реализован шлюз между Docsvision и ERP-системой. Реализация этого модуля значительно облегчила работу финансово-экономической службы:

• контроль финансовой дисциплины в части своевременности оплаты;
• сокращение затрат на проверку соблюдения организационно-регламентирующих мероприятий при согласовании счетов;
• облегчение контроля исполнительской дисциплины, исключение потери счетов;
• своевременное поступление информации об оплате инициатору.

Согласование внутренней документации

Универсальный инструмент согласования для любых внутренних документов, для которых нет отдельного модуля (служебные записки, модули отдела рекламы и др.). Возможен выбор типа согласования (последовательное/параллельное), создания приложений к документу и модификации действующего документа.

Другие процессы, автоматизированные на платформе Docsvision

• Заявки в отдел снабжения.
• Согласование должностных инструкций.
• Заявки на покупку авиа и ж/д билетов.
• Согласование нарядов (на проведение тематических лекций методологами и лекторами).
• Заявки на корректировку бюджетов подразделений.
• Рассылка документации по валютному контролю.
• Заявки в отдел кадров на подбор нового сотрудника.
• Архив научных публикаций.

Результаты проекта внедрения СЭД Docsvision: 

• Грамотная организация ведения документации по управлению качеством на платформе Docsvision позволяет ежегодно успешно проходить аудиты качества, что помогает заключать выгодные соглашения с крупными зарубежными компаниями;
• Повысилось качество работы сотрудников с документацией;
• Хранение документации компании в единой информационной базе и грамотное разграничение прав доступа к ней значительно уменьшили риск несанкционированного доступа и утечки информации;
• Экономия ресурсов (отпала необходимость в доставке документов курьерами между удаленными структурными подразделениями, экономия бумаги). 

Отзыв заказчика

Коноплев Евгений Андреевич, инженер по АСУП: 
«Системой электронного документооборота на базе Docsvision сотрудники компании «Полисан» пользуются уже много лет, и она стала для нас незаменимым инструментом для гладкого и успешного прохождения ряда ключевых внутренних коммуникаций, облегчения задач различных групп пользователей — это видно даже по количеству автоматизированных на сегодня процессов. Благодаря системе у нас не только полный порядок с документацией, мы стараемся использовать все её возможности на все 100% и довольны тем, насколько эффект оправдывает себя и в плане управления предприятием, контроля.
Ничто не стоит на месте, Docsvision развивается, появляется новый функционал, и мы планируем развивать проект дальше». 

Партнёр

Эксперты в области электронного документооборота. Gold-партнёр Docsvision, обладающий статусами:
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»