O1 Properties
Москва
Недвижимость
Год начала проекта: 2012
O1 Properties (www.o1properties.ru) - частная российская компания, одна из крупнейших владельцев офисной недвижимости класса A и B+/B в Москве. Основным направлением деятельности компании является приобретение в собственность и управление высококачественными активами офисной недвижимости в Москве. O1 Properties владеет и управляет бизнес-центрами общей арендуемой площадью 396 000 квадратных метров. O1 Properties занимает лидирующие позиции в секторе коммерческой недвижимости.
Docsvision для O1 Properties: решение для согласования договоров со сложной структурой внутренних регламентов.
O1 Properties — частная российская компания, одна из крупнейших владельцев офисной недвижимости класса A и B+/B в Москве. Основным направлением деятельности компании является приобретение в собственность и управление высококачественными активами офисной недвижимости в Москве.
Суммарный документооборот O1Properties составляет свыше 10 000 договоров в год. Каждый договор проходит согласование согласно регламенту, причем в компании существует большое количество регламентов для договоров с различными условиями, что усложняло процесс согласования и приводило к возникновению ошибок. В связи с интенсивным ростом компании и ростом потока данных было принято решение о внедрении СЭД, позволяющей автоматизировать процесс согласования договоров и обеспечить их систематизированное и надежное хранение.
Партнер «ДоксВижн», компания Док.Ру, за 4 месяца осуществил внедрение платформы Docsvision, на базе которой были развернуты решения для согласования договоров, автоматизации канцелярии.
- Создан электронный архив,
- Отлажен процесс контроля исполнительской дисциплины,
- Рабочие места пользователей настроены для 100 сотрудников O1Properties.
Автоматизация согласования договоров и других документов построена на базе типового решения для Docsvision «Согласование документов» и приложения «Управления процессами». Электронный архив настроен на базе типового решения «Делопроизводство» и дополнен карточками, разработанными специально под заказчика.
С момента ввода системы в промышленную эксплуатацию в компании O1Properties все документы проходят согласование только через Docsvision, что ускорило цикл согласования документов на 40%. Заказчик получил решение, позволяющее строго структурировать информацию, избежать потерь документов, снять с пользователей задачу по выбору правильного регламента согласования договора и полностью исключить возникновение ошибок при выборе нужного маршрута согласования. Также участники процесса согласования получили удобный инструмент совместной работы над договорами: внесения правок и комментариев в документы.
Перевод системы на версию Docsvision 4.5 предоставил компании O1Properties широкие возможности дальнейшего развития электронного документооборота и построения новых решений на основе СЭД Docsvision.
В результате внедрения решения «Согласование договоров» на базе типового решения Док.Ру Согласование документов, компании O1Properties удалось эффективно организовать работу по согласованию электронных документов, повысить прозрачность бизнес-процессов.
