ООО «Газпром добыча Иркутск»

Особенности проекта

Проект по автоматизации делопроизводства стартовал в ноябре 2013 года. Решение было передано в опытную эксплуатацию в апреле 2014 года. Благодаря возможностям системы осуществляется работа с корреспонденцией,  служебными записками, контроль исполнения поручений, выданных сотрудникам и  процесс управления совещаниями. Это позволило ускорить регистрацию документов, исключило потери. Каждый сотрудник видит свои задачи и может их контролировать, руководители оперативно получают информацию об исполнении своих поручений.

До момента внедрения в компании  использовалась самописная система электронного документооборота на базе платформы 1С, в которой велась лишь небольшая часть документов в ручном режиме. Существовавшая ранее система не позволяла полноценно вести учёт служебных записок, не поддерживала контроль исполнения, представляла собой некий электронный журнал.

В связи с этим возникла потребность в новой системе. 

Было принято решение  перейти на готовый коммерческий продукт: качественный и гибкий, с возможностью дальнейшего расширения функциональности. Выбор был сделан в пользу платформы Docsvision, позволяющей максимально адаптировать его под задачи предприятия.

Цели и задачи

На рабочих совещаниях были обозначены основные цели перехода на новую систему: комплексная автоматизация  делопроизводственной деятельности  компании. 

Ключевые задачи проекта обозначили как:               

1. регистрация входящих, исходящих и распорядительных документов, служебных записок

2. учёт проектов договоров учёт и минимальное согласование проектов договоров

3.  контроль за исполнением задач,

4. ведение протоколов совещаний

5. поиск документов

6. контроль исполнительской дисциплины.

Гибкое и прозрачное решение 

Для реализации поставленных целей была выбрано прикладное решение «Корпоративное делопроизводство на Docsvision 5» - собственная разработка компании RKIT Group. Реализованное прикладное решение позволяет постепенно наращивать функциональность. Благодаря такой возможности формируется  комплексная система, в которой все бизнес-процессы связаны между собой.

Прикладное решение обеспечивает управление следующими бизнес-процессами:

• Регистрация и контроль исполнения входящих; регистрация и визирование исходящих;  исполнение и ознакомление для распорядительных документов;
• Автоматизация полного жизненного цикла по служебным запискам
• Учёт и ознакомление с  нормативными актами;
• Учёт и последовательное согласование проектов договоров;
• Планирование совещаний: от повестки до протокола с фиксацией принятых решений и автоматического контроля их исполнения;
• Функция  перераспределения информации в случае отсутствия кого-либо из сотрудников
• В процессе работ требования к системе дополнились задачами, которые изначально не были запланированы: рабочее место помощника руководителя, учёт и последовательное согласование проектов договоров.

Результаты

Обучение работе с новой системой было произведено нашими сотрудниками по принципу наставничества. Наставники прошли обучение работе в системе «Корпоративное делопроизводство», а потом  обучение и консультирование  других сотрудников. Кроме этого, для всех сотрудников была проведена установочная лекция и разработаны упражнения для обучения работе с системой.    

Партнёр

Эксперты в области электронного документооборота. Gold-партнёр Docsvision, обладающий статусами:
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»