НИИПИ «ТОМС»

Научно-исследовательский и проектный институт «Технологии обогащения минерального сырья» (НИИПИ «ТОМС») оказывает полный комплекс услуг по освоению месторождений минеральных ресурсов на территории Российской Федерации и за рубежом.

До обращения в RKIT в НИИПИ «ТОМС» функционировала система «Базовое делопроизводство», однако не существовало системы, которая бы автоматизировала процесс работы с договорами. Куратору договора приходилось лично узнавать у сотрудника бухгалтерии информацию по выставленным счетам и поступлению оплат.

Необходима была система, в которой сразу была бы видна актуальная информация по выполнению этапов договора, по поступлению оплат от заказчиков, по наличию подписанных актов выполненных работ.

Результат

Система «Управление договорами» в НИИПИ «ТОМС» охватывает весь цикл работы с договорами: от регистрации документа в системе до его исполнения. Решение обеспечивает высокую скорость работы, прозрачность всех этапов договорного процесса и надёжную интеграцию с уже имеющимися системами.

Карточка договора

Для создания договора пользователю необходимо выбрать шаблон и заполнить данные в карточке, выбрать ответственных, согласующих, заполнить информацию по срокам.

Специалисты RKIT доработали карточку, добавив необходимые Заказчику поля, и доработали раздел «Связанные документы». Теперь в карточке договора отображаются все связанные документы с возможностью группировки: дополнительные соглашения, счета, накладные и другие сопутствующие документы.

 Согласование договора

В системе выстроено согласование с возможностью комментирования процесса каждым согласующим лицом. Ход согласования договора также отображается в карточке.

 Участники согласования получают уведомления по электронной почте и могут просмотреть договор, перепоручить, согласовать или не согласовать документ прямо в письме.  

История работы с карточкой договора

В отдельной вкладке можно посмотреть все действия пользователей, которые работали с карточкой. 

Расширенная форма поиска

Для более точного и быстрого поиска документов в системе сотрудники RKIT доработали форму поиска, включив в неё дополнительные параметры. Теперь можно искать договоры в системе по нескольким признакам одновременно. Это делает поиск информации быстрым и удобным.

 Интеграция с 1С

Система анализирует данные по актам и счетам в 1С и при внесении изменений в 1С привязывает документы или отдельные данные к уже существующей карточке договора в Docsvision. Данные сотрудников и контрагентов также загружаются автоматически из 1С. Синхронизация значительно сокращает рутинные операции, минимизирует вероятность ошибок и исключает потерю данных по актам и счетам.

Эффект от внедрения

Заказчик отмечает удобство доступа и пользу инструментов для своевременной актуализации информации. Аккумуляция данных по договорам на одной платформе Docsvision позволяет комплексно анализировать договорной процесс.

В планах развитие системы с выводом консолидированной информации в удобном для финансового анализа виде. В будущем планируется подключение ещё нескольких сотрудников и увеличение количества документов.

Партнёр

Эксперты в области электронного документооборота. Золотой партнёр Docsvision, обладающий статусами:
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»