ООО НИИПИ «ТОМС»
Иркутск
Нефтегазовая и химическая пром-ть
Общество с ограниченной ответственностью Научно-исследовательский и проектный институт «Технологии обогащения минерального сырья» (ООО НИИПИ «ТОМС») оказывает полный комплекс услуг по освоению месторождений минеральных ресурсов на территории Российской Федерации и за рубежом.
До обращения в RKIT в ООО НИИПИ «ТОМС» функционировала система «Базовое делопроизводство», однако не существовало системы, которая бы автоматизировала процесс работы с договорами. Куратору договора приходилось лично узнавать у сотрудника бухгалтерии информацию по выставленным счетам и поступлению оплат.
Необходима была система, в которой сразу была бы видна актуальная информация по выполнению этапов договора, по поступлению оплат от заказчиков, по наличию подписанных актов выполненных работ.
Результат
Система «Управление договорами» в ООО НИИПИ «ТОМС» охватывает весь цикл работы с договорами: от регистрации документа в системе до его исполнения. Решение обеспечивает высокую скорость работы, прозрачность всех этапов договорного процесса и надёжную интеграцию с уже имеющимися системами.
Карточка договора
Для создания договора пользователю необходимо выбрать шаблон и заполнить данные в карточке, выбрать ответственных, согласующих, заполнить информацию по срокам.
Специалисты RKIT доработали карточку, добавив необходимые Заказчику поля, и доработали раздел «Связанные документы». Теперь в карточке договора отображаются все связанные документы с возможностью группировки: дополнительные соглашения, счета, накладные и другие сопутствующие документы.
Согласование договора
В системе выстроено согласование с возможностью комментирования процесса каждым согласующим лицом. Ход согласования договора также отображается в карточке.
Участники согласования получают уведомления по электронной почте и могут просмотреть договор, перепоручить, согласовать или не согласовать документ прямо в письме.
История работы с карточкой договора
В отдельной вкладке можно посмотреть все действия пользователей, которые работали с карточкой.
Расширенная форма поиска
Для более точного и быстрого поиска документов в системе сотрудники RKIT доработали форму поиска, включив в неё дополнительные параметры. Теперь можно искать договоры в системе по нескольким признакам одновременно. Это делает поиск информации быстрым и удобным.
Интеграция с 1С
Система анализирует данные по актам и счетам в 1С и при внесении изменений в 1С привязывает документы или отдельные данные к уже существующей карточке договора в Docsvision. Данные сотрудников и контрагентов также загружаются автоматически из 1С. Синхронизация значительно сокращает рутинные операции, минимизирует вероятность ошибок и исключает потерю данных по актам и счетам.
Эффект от внедрения
Заказчик отмечает удобство доступа и пользу инструментов для своевременной актуализации информации. Аккумуляция данных по договорам на одной платформе Docsvision позволяет комплексно анализировать договорной процесс.
В планах развитие системы с выводом консолидированной информации в удобном для финансового анализа виде. В будущем планируется подключение ещё нескольких сотрудников и увеличение количества документов.
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»