ООО «Т-Системс РУС»
Санкт-Петербург
Телекоммуникации
Год начала проекта: 2015
T-Systems является стратегическим подразделением корпорации Deutsche Telekom, внедряет и управляет информационно-коммуникационными технологиями (ИКТ), используя свою глобальную инфраструктуру дата-центров и сетей. Компания T-Systems работает во всех отраслях: от автомобилестроения до телекоммуникаций, финансового сектора, розничной торговли, сферы услуг, СМИ, энергетики и машиностроения, включая государственные учреждения и здравоохранение. Более 52 000 сотрудников в 20 странах по всему миру используют свои знания и ИТ-инновации для предоставления услуг высокого качества. Выручка корпорации Deutsche Telekom в 2014 составила 62,7 млрд евро. В России компания T-Systems работает с 1995 года. Сегодня ее российское подразделение имеет головной офис в Москве, а также представительства в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге и Воронеже. T-Systems специализируется на разработке и поддержке программного обеспечения и предоставлении телекоммуникационных услуг.
Проект внедрения автоматизированной системы согласования договорной документации на базе платформы Docsvision в российском подразделении компании T-Systems. Результатом проекта стала прозрачность процесса договорного документооборота и его ускорение благодаря параллельной обработке документов.
Предпосылками для внедрения системы стало следующее:
- необходимо было учесть специфику российского договорного документооборота,
- необходимо было повысить прозрачность этого процесса и исполнительской дисциплины,
- требовалось применение общих подходов к работе с договорными документами в компании,
- возросли требования к контролю сроков их согласования,
- был необходим архив договорных документов.
По итогам прокта удалось добиться нужных результатов: снижения времени, затрачиваемого на обработку договорных документов, в среднем на 40% (за счёт введения параллельных этапов обработки). Обеспечено повышение степени контролируемости договорного процесса в организации и возможность быстрого поиска договорных документов.
Сегодня почти 100% договорных документов компании проходят через СЭД. В системе работают представители всех отделов, задействованных в согласовании документов, а руководство компании использует почтовый клиент Docsvision для удобства работы в СЭД.
Инициатором проекта выступил юридический отдел компании, предъявивший к системе автоматизированного согласования ряд ключевых требований, которые и были успешно реализованы на базе платформы Docsvision. Сегодня решение успешно применяется в договорном процессе всеми прошедшими обучение сотрудниками. Менее чем за полгода (с июля 2015) в системе было завершено более 3200 заданий.
В дополнение к корпоративным требованиям группы компаний Deutsche Telekom, приходится учитывать жёсткие требования российского законодательства к оформлению договоров (валютные, налоговые, по защите персональных данных и другие), в связи с которыми в процессе согласования должны участвовать различные подразделения компании T-Systems. Параллельная обработка документов позволила в полной мере учесть эту специфику российского документооборота.
Помимо основного блока работы с договорами, за время работы системы были настроены отчёты, которые показывают, как пользователи работают в СЭД: это отчёты по количеству заданий и по сроку согласования. Ежемесячно они рассылаются самим пользователям, являясь стимулом для повышения уровня исполнительской дисциплины. Кроме того, на случай задержек согласования сотрудником настроена удобная система уведомлений.
Топ-менеджмент компании, не используя систему ежедневно, вовлечён в работу с СЭД через Почтовый клиент Docsvision, который позволяет согласовывать документы через почту, не запуская Навигатор – основное рабочее место в системе. Задание из Docsvision приходит обычным письмом, и, когда требуется управленческое решение, есть возможность выбрать вариант «согласовано» или «не согласовано». При отправке ответа письмом, он будет учтён в системе и получен инициатором договора.
Система согласования на базе Docsvision стала удобным инструментом для работы с договорами компании и повышения исполнительской дисциплины в работе с документами. Решение используют сотрудники московского и петербургского подразделений T-Systems.
Проект по внедрению Docsvision 5.3 был реализован за 3 месяца.
Прокоментировал Антон Чистяков, руководитель проекта, T-Systems:
«Выбор системы Docsvision был обусловлен целым комплексом факторов. Одним из главных стало наличие готовых приложений, на базе которых стало возможным в короткие сроки создать решение, полностью отвечающее нашим потребностям. Немаловажными являются также возможности работы в системе с использованием почтового клиента. По итогам проекта мы повысили прозрачность нашей договорной деятельности и успешно внедрили электронные регламенты обработки договоров. Переход на полнофункциональную платформу электронного документооборота предоставляет возможность поэтапного развития и наращивания функциональности корпоративной системы документооборота»
Михаил Тихонов, руководитель проектов компании Docsvision, добавил:
«Концепция, реализованная в приложении «Договоры», а также в модуле «Конструктор согласований», полностью оправдалась в данном проекте. Нам удалось легко адаптировать систему в рамках бизнес-процесса T-Systems без каких-либо доработок в используемых продуктах».
