ООО ТЛЦ «Белый раст»
Москва
Строительство, Транспорт
ТЛЦ «Белый Раст» – дочернее общество ОАО «РЖД» – управляет транспортно-логистическим комплексом нового поколения на участке площадью 180 га вблизи села Белый Раст Дмитровского района Московской области. Современный железнодорожный терминал с таможенной инфраструктурой оказывает широкий спектр услуг хранения грузов различного назначения.
ООО «Терминально-логистический центр «Белый Раст» – дочернее предприятие ОАО «РЖД», которое обеспечивало строительство транспортно-логистического комплекса нового поколения вблизи села Белый Раст (Московская область) и теперь управляет его работой.
Предпосылки проекта
Реализация проекта строительства предполагает в т. ч. заключение и обслуживание договоров с подрядчиками, большой объем переписки с контрагентами, планирование, постановку и дальнейшее отслеживание исполнения различных задач по проекту. Работа с корреспонденцией, согласование и подписание договоров, подготовка протоколов заседаний и формирование поручений по ним с последующим отслеживанием исполнения проводились вручную – это не только требовало временных затрат сотрудников, но и не исключало влияния человеческого фактора. Поскольку эта деятельность косвенно влияет на соблюдение сроков выполнения строительных работ, было принято решение о повышении её эффективности.
Выбор решения
Проектной командой Заказчика рассматривались различные платформы и решения для автоматизации, выбор был сделан в пользу российской платформы Docsvision, на базе которой специалисты «Смарт-Докс» представили оптимальное решение и продемонстрировали возможности дальнейшего развития системы. Эксперты компании провели аудит существующих процессов обработки корреспонденции, договоров, а также планирования и отслеживания задач, поставленных в ходе совещания. В процессе интервью сотрудников Заказчика собраны и систематизированы основные требования к реализации перечисленных видов документов. После подготовки и согласования технического задания, были выполнены настройка решения в инфраструктуре заказчика и тестирование разработанного на базе Docsvision 5.4 функционала. Было проведено обучение сотрудников ООО ТЛЦ «Белый Раст» работе в системе.
Результаты проекта
После завершения проекта внедрения полностью ведутся в системе Docsvision:
- вся переписка ООО ТЛЦ «Белый Раст» как с внешними организациями, так и внутри подразделений,
- договорная работа,
- планирование и отслеживание работ по строительству транспортно-логистического комплекса.
- Автоматизировано выполнение таких делопроизводственных процессов, как учет и рассмотрение входящей корреспонденции, подготовка и согласование исходящих писем, подготовка, согласование, подписание и регистрация договоров. Отслеживание исполнения условий договоров, формирование протоколов заседания, постановка поручений и отслеживание их выполнения.
Бизнес-результаты внедрения СЭД в терминально-логистическом центре «Белый Раст»
- Решена проблема долгого поиска нужной документации, т.к. Docsvision хранит информацию по всем договорам и связанным с ними документам.
- Ускорилось согласование документов, больше не теряются промежуточные версии.
- Значительно сократились сроки вынесения резолюции и подготовки ответов на входящие запросы и официальные письма.
- Автоматически выполняется формирование и ознакомление сотрудников с задачами, поставленными в ходе совещаний.
- Статус выполнения текущих заданий можно отследить в системе документооборота, исполнительская дисциплина в компании стала лучше благодаря тому, что роль контролёра сроков берёт на себя Docsvision.
Благодаря участию в проекте внедрения экспертов «Смарт-Докс», удалось не только автоматизировать операции с документами, но и найти слабые стороны в имеющихся бизнес-процессах и оптимизировать их. ТЛЦ «Белый Раст» удалось сократить финансовые издержки на ведение и хранение документов, что и было одним из главных ожиданий от внедрения системы электронного документооборота на платформе Docsvision.
