ДЕМОЦЕНТР

ООО ТЛЦ «Белый раст»

  • Москва
  • Строительство, Транспорт
Описание проекта

ООО ТЛЦ «Белый Раст» - дочернее общество ОАО «РЖД», целью которого является строительство транспортно-логистического комплекса нового поколения на земельном участке площадью 180 га вблизи села Белый Раст Дмитровского района Московской области.

Предпосылки проекта

Реализация проекта строительства предполагает в т. ч. заключение и обслуживание договоров с подрядчиками, большой объем переписки с контрагентами, планирование, постановку и дальнейшее отслеживание исполнения различных задач по проекту. Работа с корреспонденцией, согласование и подписание договоров, подготовка протоколов заседаний и формирование поручений по ним с последующим отслеживанием исполнения проводились вручную – это не только требовало временных затрат сотрудников, но и не исключало влияния человеческого фактора. Поскольку эта деятельность косвенно влияет на соблюдение сроков выполнения строительных работ, было принято решение о повышении её эффективности. 

Выбор решения

Проектной командой Заказчика рассматривались различные платформы и решения для автоматизации, выбор был сделан в пользу российской платформы Docsvision, на базе которой специалисты «Смарт-Докс» представили оптимальное решение и продемонстрировали возможности дальнейшего развития системы. Эксперты компании провели аудит существующих процессов обработки корреспонденции, договоров, а также планирования и отслеживания задач, поставленных в ходе совещания. В процессе интервью сотрудников Заказчика собраны и систематизированы основные требования к реализации перечисленных видов документов. После подготовки и согласования технического задания, были выполнены настройка решения в инфраструктуре заказчика и тестирование разработанного на базе Docsvision 5.4 функционала. Было проведено обучение сотрудников ООО ТЛЦ «Белый Раст» работе в системе.

Результаты проекта

После завершения проекта внедрения полностью ведутся в системе Docsvision:

  • вся переписка ООО ТЛЦ «Белый Раст» как с внешними организациями, так и внутри подразделений,
  • договорная работа,
  • планирование и отслеживание работ по строительству транспортно-логистического комплекса. 
  • Автоматизировано выполнение таких делопроизводственных процессов, как учет и рассмотрение входящей корреспонденции, подготовка и согласование исходящих писем, подготовка, согласование, подписание и регистрация договоров. Отслеживание исполнения условий договоров, формирование протоколов заседания, постановка поручений и отслеживание их выполнения.

Результаты внедрения СЭД в «ТЛЦ «Белый Раст» подтверждаются следующими изменениями:

  • проблема поиска документов ушла в прошлое, т.к. Docsvision содержит информацию по всем договорам и связанным с ними документам, 
  • сократились сроки согласования документов, промежуточные версии перестали теряться,
  • значительно сократились сроки вынесения резолюции и подготовки ответов на поступающие в компанию письма,
  • автоматически выполняется формирование и ознакомление сотрудников с задачами, обозначенными в ходе совещаний.
  • Статус выполнения поставленных заданий можно отследить в системе документооборота, а исполнительская дисциплина в компании стала лучше благодаря тому, что роль контролера в срок берет на себя система Docsvision. 

Благодаря участию в проекте внедрения экспертов «Смарт-Докс», удалось не только автоматизировать операции с документами, но и найти слабые стороны в имеющихся бизнес-процессах и оптимизировать их. ТЛЦ «Белый Раст» удалось сократить финансовые издержки по этим направлениям, что являлось одним из главных ожиданий от внедрения системы электронного документооборота на платформе Docsvision.

Партнер
Smart-Docs
Smart-Docs - Факты о Smart-Docs: - Разработчик готового решения электронного документооборота на платформе Docsvision, охватывающего 80% документов компаний - Команда профессионалов с опытом разработки и внедрения решений на платформе Docsvision более 12 лет - Постоянно анализирует потребности рынка и развивает свой продукт, усовершенствуя его возможности для клиентов Что выполняет компания Smart-Docs: Внедрение готового решения электронного документооборота, автоматизирующего работу с полным перечнем документов компании: • Входящая и исходящая корреспонденция, ОРД (приказы, распоряжения, служебные записки) • Работа с контрагентами • Протоколы заседаний органов управления • Нормативно-справочная информация (инструкции, регламенты, положения) • Управление командировками • Контроль исполнительской дисциплины Реализация проектов любой сложности по автоматизации бизнес-процессов в компаниях различных отраслей: тендерно-закупочная деятельность, управление процессом производства с момента поступления заявки на поставку до отгрузки продукта заказчику, организация проектного управления на предприятиях любой отрасли, автоматизация полного цикла управления командировками и авансовыми отчетами, автоматическая обработка внутренних заявок сотрудников (на компенсацию ГСМ, организацию представительских мероприятий, прочие выплаты и т. д), управление изменениями различных нормативно-технических документов компании, бюджетирование и подготовка фин.отчетности, организация обмена юридически значимыми электронными документами с внешними контрагентами с использованием системы Диадок, выполнение задач по интеграции Docsvision c другими приложениями (1С:Предприятие, Microsoft Office SharePoint, Microsoft Office Project, SAP, ABBYY Scan Station и т. д.) Предоставление услуг сопровождения платформы Docsvision любого уровня: • Предоставление консультаций и разрешение возникающих инцидентов в соответствии с утвержденным SLA • Выполнение произвольных работ по модификации системы Сервис «Docsvision по подписке» - это возможность для компаний быстро развиваться и соответствовать постоянно растущим ожиданиям клиентов! • Подходит для компаний, желающих перевести работу с документами в электронный вид без больших единовременных затрат на внедрение и техническую составляющую (дополнительное оборудование, сотрудники ИТ-подразделения и т.п.) • Возможность начать работать в СЭД Docsvision в кратчайшие сроки – в системе уже выполнены настройки, охватывающие 80% документов компаний • В рамках ежемесячного платежа компания получает стабильно работающую СЭД и возможность обращения за консультациями и решением инцидентов к специалистам Smart-Docs